Moduł III - szkolenie KANCELARYJNO-ARCHIWALNE – stopień zaawansowany

Czas trwania szkolenia: od 08:00 do 16:00

Dzień I

1. Organizacja pracy kancelaryjnej:
   • Informacja jako podstawowy produkt kancelarii i formy jej dokumentowania.
   • Organizacja pracy kancelaryjnej – charakterystyka systemów kancelaryjnych.
   • Podstawy prawne funkcjonowania kancelarii – instrukcja kancelaryjna i wykaz akt.
   • Zasady obiegu pism w jednostkach organizacyjnych – kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego.
   • Specyfika i zakres kompetencji twórców dokumentacji.
   • Miejsce archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej jednostki.
   • Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego.
   • Dokumentacja tajna, poufna, ochrona danych osobowych.
2. Zasady ogólne kwalifikacji akt – podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną:
   • Ogólne zasady kwalifikacji dokumentów.
   • Przepisy archiwalne oraz resortowe określające okresy przechowywania akt.
   • Podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.
   • Rodzaje akt zakwalifikowanych do materiałów archiwalnych.
3. Standardy postępowania z materiałami archiwalnymi:
   • Standard porządkowania materiałów archiwalnych.
   • Standard ewidencjonowania materiałów archiwalnych.
   • Standard technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych.
4. Porządkowanie akt w archiwum zakładowym:
   • Podstawowe terminy i etapy prac porządkowych w archiwum zakładowym.
   • Rozpoznawanie przynależności zespołowej akt znajdujących się w archiwum zakładowym.
   • Etapy porządkowania dokumentacji.
   • Wydzielanie materiałów kategorii B.
   • Segregacja i systematyzacja akt zaliczanych do kategorii B.
   • Segregacja i systematyzacja akt kategorii A.
   • Znakowanie akt – nadawanie sygnatury archiwalnej.
5. Organizacja i zasady działania archiwum i składnicy akt:
   • Cele i zadania archiwów zakładowych i składnic akt.
   • Planowanie i sprawozdawczość archiwum zakładowego.
   • Personel archiwum zakładowego i składnicy akt.
   • Lokal archiwum zakładowego i składnicy akt.
   • Wyposażenie archiwum zakładowego.
   • Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych.
   • Gromadzenie i układ akt w archiwum zakładowym i składnicy akt.
   • Środki ewidencyjne archiwum zakładowego.
   • Udostępnianie dokumentacji.
   • Konserwacja akt.
6. Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego:
   • Przepisy prawne dotyczące przekazywania dokumentacji.
   • Sporządzanie spisów dokumentacji przekazywanej do archiwum państwowego.
   • Organizacja przekazywania.
   • Stan fizyczny przekazywanej dokumentacji.
   • Dodatkowa ewidencja przekazywanej dokumentacji.
   • Opracowanie notatki wstępnej.
7. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej:
   • Przepisy dotyczące brakowania dokumentacji.
   • Metody brakowania dokumentacji.
   • Brakowanie w zasobie uporządkowanym.
   • Brakowanie w zasobie nieuporządkowanym.
   • Zastępcze funkcje dokumentacji niearchiwalnej.
   • Komisje kwalifikujące dokumentację do brakowania.
   • Sporządzanie spisów i wniosków o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
   • Tryb uzyskiwania zezwoleń na brakowanie dokumentacji.
   • Ekspertyzy archiwalne.
   • Likwidacja dokumentacji.
8. Porządkowanie zasoby archiwum zakładowego:
   • Rozgraniczanie zespołów archiwalnych i ich rodzaje.
   • Ustalenie przynależności zespołowej.
   • Archiwizowanie materiałów archiwalnych.
   • Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej.
   • Archiwizowanie innych rodzajów dokumentacji.
   • Systemy ewidencji zasobu archiwalnego.

Dzień II

1. Zajęcia praktyczne, m. in.:
   • Rozpoznanie przynależności zespołowej.
   • Segregacja dokumentacji.
   • Weryfikacja kategorii archiwalnych.
   • Porządkowanie materiałów archiwalnych.
   • Porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej.
   • Opisywanie teczek.
   • Sygnowanie dokumentacji.
   • Opracowane rysu historycznego twórcy zespołu archiwalnego.