forum

9
marca
2021

XVI FORUM KOORDYNATORÓW CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

koordynator: Iwona Brokowska Duda

NOWA FORMA SZKOLEŃ W CPI
Szkolenia zdalne to nowe rozwiązanie, które idealnie sprawdzi się w obecnej sytuacji epidemicznej. Bez wychodzenia z domu możesz skorzystać ze specjalistycznej wiedzy naszych prelegentów.
Nie ma potrzeby podróżowania i gromadzenia się w większych grupach. Szkolenia zdalne posiadają wszystkie atuty szkoleń stacjonarnych, bez konieczności dojazdu do naszych sal szkoleniowych.
Więcej ...

PARP dofinansowuje szkolenia CPI

W styczniu 2021 roku minęło 10 lat obowiązywania instrukcji kancelaryjnej dla samorządu terytorialnego i administracji rządowej w województwie, czyli instrukcji, w której po raz pierwszy pojawiły się rozwiązania dotyczące elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiocie publicznym. Zebrane przez 10 lat doświadczenia, czas pandemii, masowo wdrażane rozwiązania informatyczne oraz pojawiające się nowe projekty instrukcji kancelaryjnych (np. dla urzędów obsługujących naczelne organy administracji rządowej, czy dla innych podmiotów) stanowią dobry punkt wyjścia do dyskusji na temat stanu obecnego, oceny dotychczasowych rozwiązań oraz propozycji zmian.

Zapraszamy więc do zapoznania się z programem Forum oraz do udziału w jego szesnastej edycji!

Temat wiodący – „Instrukcja kancelaryjna 10 lat później – stan obecny, ocena, postulaty zmian.”

Czas trwania Forum od godz. 9.00 do 15.00
9:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
9:10 Instrukcja kancelaryjna 10 lat później – przegląd stanu obecnego i propozycje zmian
  • Czy instrukcja kancelaryjna jest potrzebna?
  • Zakres przedmiotowy i podmiotowy instrukcji kancelaryjnej
  • Czego brakuje w instrukcji kancelaryjnej z 2011 r.?
  • Postulaty w zakresie modyfikacji instrukcji kancelaryjnych
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
10:00 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
10:10 Instrukcja kancelaryjna z 2011 roku po 10 latach – spojrzenie archiwisty zakładowego
  • System podstawowy a wyjątki od tego systemu, czyli dysonans między celem a rzeczywistością
  • Granice i współpraca między systemem EZD a innymi systemami
  • Składy chronologiczne i zbiory informatycznych nośników - narzędzia niedokończone?
  • Słów kilka o drobnych zmianach, które mogą uprościć pracę lub ułatwić stosowanie instrukcji.
Paweł Wlezień
(od blisko 20 lat archiwista zakładowy, prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki)
11:00 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
11:10 Przerwa
11:30 Metadana tytuł, czyli czego jeszcze szukamy w instrukcji kancelaryjnej?
  • Metadane w świetle instrukcji kancelaryjnej
  • Tytuł jako metadana kluczowa w systemach klasy EZD
  • Ogólne zasady formułowania tytułów
  • Tytułowanie spraw
  • Tytułowanie przesyłek wpływających i wychodzących
  • Tytułowanie przesyłek, będący naturalnymi dokumentami elektronicznymi
  • Tytułowanie pism przygotowanych w oparciu o szablony
  • Tytułowanie innych elementów akt sprawy
dr Elżbieta Wróblewska
(koordynator czynności kancelaryjnych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego, administrator aplikacji EZD PUW i Kierownik Projektu „Utrzymanie i rozwój Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w MKiDN”.)
12:20 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
12:30 Instrukcja kancelaryjna w czasach wymuszonych przemian administracji.
  • Istnieje konieczność stworzenia neutralnych technologicznie prawnych definicji pojęć dokumentu i podpisu.
  • Prawidłowo prowadzona informatyzacja administracji nie jest dyskryminująca dla nikogo.
W swoim wystąpieniu będę próbował wykazać, że prawidłowa informatyzacja administracji publicznej musi używać narzędzia elastycznego, dostosowującego się do wymogów czasu, narzędzia neutralnego technologicznie, ale uwzględniającego fakt istnienia postępu technicznego. Dobra instrukcja kancelaryjna powinna dać się "zaszyć" w stosowanych narzędziach tak, by z jednej strony zapewnić rozliczalność działań (czynności wykonywanych przez pracowników kancelarii i sekretariatów), a z drugiej strony zapewnić elastyczność umożliwiającą obsługę wszelkich możliwych przypadków kontaktu osoba fizyczna <-> podmiot
dr inż. Kajetan Wojsyk
(ekspert ds. jakości danych, pełnomocnik Ministra Zdrowia ds. otwartości danych publicznych)
13:20 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
13:30 Przerwa
13:45 Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego (przegląd rozwiązań w instrukcjach kancelaryjnych w kontekście innych aktów prawnych).
  • rozróżnienie sposobu postępowania dla dokumentacji niearchiwalnej i materiałów archiwalnych;
  • opis teczek aktowych (data założenia teczki, daty skrajne, dodatkowe informacje o rodzaju dokumentacji i jej zawartości)
  • układ dokumentacji wewnątrz teczki
  • kompletność dokumentacji (spisy spraw, wydruki z poczty elektronicznej, koperty, zwrotki, notatki służbowe)
  • datacja dokumentacji
  • paginacja (czy i kiedy można zrezygnować z paginacji dokumentacji?)
  • techniczne zabezpieczenie dokumentacji
Iwona Fischer
(Archiwum Narodowe w Krakowie)
14:45 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
15:00 Zakończenie XVI Forum KCK

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Paweł Wlezień

Z wykształcenia historyk, archiwista zakładowy. Kilkanaście lat pracy w archiwum zakładowym zaowocowało bogatym doświadczeniem, związanym nie tylko z pracą w archiwum, ale również z organizacją pracy kancelaryjnej we współczesnej administracji. Od kilku lat aktywnie uczestniczy i poznaje zagadnienia związane z elektronicznymi systemami zarządzania. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników czy współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Od wielu lat prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki. Autor blogu: www.o-archiwum.pl

Kajetan Wojsyk

Pionier i popularyzator informatyki w administracji; wdraża idee społeczeństwa informacyjnego na poziomie lokalnym i krajowym, kierując złożonymi projektami pilotażowymi. Wykładowca Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego, Wyższej Szkoły Informatyki Stosowanej i Zarządzania oraz ekspert Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia. Pracował m.in. na Politechnice Częstochowskiej, w Akademii Jana Długosza w Częstochowie (obecnie Uniwersytet Humanistyczno-Przyrodniczy im. Jana Długosza), Centrum Projektów Informatycznych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, współpracował z Fundacją Wspierania Wsi oraz Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej, współpracuje z Centrum Promocji Informatyki. Dokonania kierowanego przez niego zespołu w zakresie informatyzacji Urzędu Miasta Częstochowy były wielokrotnie nagradzane (np. Złoty Laur Teleinfo dla najlepiej zinformatyzowanej jednostki administracji publicznej i instytucji użyteczności publicznej, Lider Informatyki Computerworld, Złota @, międzynarodowa nagroda EuroCrest Award). Był doradcą Ministra Cyfryzacji, aktualnie jest pełnomocnikiem Ministra Zdrowia ds. otwartości danych publicznych.
Zainteresowania:
• Bezpieczeństwo osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
• Tworzenie e-usług w ramach przyjaznej elektronicznej administracji,
• Systemy automatycznej aktualizacji danych rejestrowych w oparciu o dane źródłowe,
• Optymalizacja procedur administracyjnych,
Publikacje:
Za najważniejszą publikację uznaje się dotyczący e-usług ePodręcznik dla administracji, połączony z sejmowym Internetowym Systemem Aktów Prawnych, Wikipedią i wieloma innymi zasobami sieciowymi (np. walidatorami podpisów elektronicznych), która – dzięki swojej konstrukcji jest systematycznie od 2015 r. aktualizowana, stanowiąc realną pomoc w sytuacjach wątpliwości interpretacyjnych dzięki obszernym komentarzom konkretnych pojęć takich jak „dokument” czy „podpis” (https://epodrecznik.mc.gov.pl). Ponadto jest autorem lub współautorem nw. wybranych publikacji oraz drukowanych wystąpień konferencyjnych

Elżbieta Wróblewska

doktor nauk humanistycznych w zakresie historii najnowszej i archiwistyki, absolwentka Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, administrator biznesowy EZD w Ministerstwie Finansów, wieloletni koordynator czynności kancelaryjnych w jednostkach administracji rządowej (Kuratorium Oświaty w Warszawie, Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu), w latach 2019-2021 członek Rady Użytkowników EZD RP, członek zespołu do opracowania wzoru instrukcji kancelaryjnej dla urzędów obsługujących naczelne organy administracji rządowej przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, założycielka i pierwszy administrator grupy „Praca dla archiwisty” na portalu społecznościowym Facebook.