szkolenie

15
kwietnia
2020

ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ I JEJ ARCHIWIZACJA W INSTYTUCJI KULTURY

5 dni do rozpoczęciakoordynator: Iwona Brokowska Duda

Specyficzny status prawny instytucji kultury oraz ich zadań powodują, że szczególnie ważne jest odpowiednie postępowanie z dokumentacją w tych podmiotach.
Celem seminarium jest przybliżenie uczestnikom od strony praktycznej zasad bieżącej obsługi dokumentacji w instytucji kultury w oparciu o instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt. Szczegółowe omówienie sposobu porządkowania różnych rodzajów dokumentacji spraw zakończonych na stanowiskach pracy i w archiwum instytucji kultury oraz procedury archiwizacji.
Uczestnicy w trakcie warsztatów zdobędą umiejętności w zakresie rozpoznawania rodzajów dokumentacji oraz określania jej kwalifikacji archiwalnej. Pozyskają informację o zasadach rejestracji spraw i obsługi akt spraw w instytucji kultury. Nabędą także wiedzę o etapach i sposobie porządkowania dokumentacji, opisywania teczek aktowych oraz sporządzania ich ewidencji.

Wśród uczestników seminarium zostaną rozlosowane książki z Wydawnictwa C.H. BECK „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019)

Do udziału zapraszamy:

  • pracowników instytucji kultury – państwowych, samorządowych i prywatnych
  • koordynatorów czynności kancelaryjnych;
  • archiwistów i zarządców dokumentacji;
  • kadrę kierowniczą.

Prowadzące seminarium:
dr Ewa Perłakowska – doktor nauk humanistycznych, historyk-archiwista, ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, systemów workflow, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019).
Iwona Fischer – historyk-archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie; specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji; trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.); wykładowca akademicki; współautorka książki „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019)

Czas trwania od godz. 10.00 do ok. 16

Program:

  1. Obowiązujący stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją w podmiotach publicznych oraz jej archiwizacji.
    • status prawny instytucji kultury;
    • obowiązki prawne instytucji kultury względem wytwarzanej i gromadzonej dokumentacji;
    • normatywy kancelaryjne i archiwalne (instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna) – zakres podmiotowy i przedmiotowy oraz procedury opracowania i wdrażania.
  2. Sytuacja kancelaryjna w instytucji kultury.
    • systemy kancelaryjne;
    • systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system tradycyjny, EZD)
    • podstawowe pojęcia kancelaryjne i archiwalne.
  3. Współczesna dokumentacja, jej rodzaje, kwalifikacja archiwalna.
    • rodzaje i typy dokumentacji w instytucji kultury;
    • kwalifikacja archiwalna dokumentacji
  4. Obsługa dokumentacji w świetle instrukcji kancelaryjnej.
    • przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji w różnej postaci;
    • zasady dekretacji;
    • obsługa sprawy na stanowisku pracy;
    • tworzenie pism wewnętrznych oraz wychodzących i ich akceptacja;
    • wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier);
  5. Rejestracja i grupowanie dokumentacji w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt
    • rejestracja sprawy;
    • znakowanie sprawy i pism w sprawie;
    • gromadzenie i przechowywanie dokumentacji w teczkach aktowych.
  6. Archiwizacja dokumentacji w instytucji kultury
    • ocena stanu dokumentacji i ustalanie zasad porządkowania;
    • zasady przekazywania dokumentacji do archiwum instytucji kultury;
    • archiwizacja dokumentacji aktowej (porządkowanie, opis teczek, sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych).
    • archiwizacja innych rodzajów dokumentacji (fotograficzna, nagrania, afisze, plakaty i filmy).
  7. Pytania, dyskusja.

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Termin i Miejsce

Termin:
15 kwietnia 2020
Miejsce:
Warszawa Warszawa

Koszt

Koszt udziału jednej osoby wynosi:
  • 790 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach przesłanych do dnia 3 kwietnia
  • 890 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach przesłanych od dnia 4 kwietnia

Informacje dodatkowe

Powyższy koszt obejmuje: udział, materiały konferencyjne, lunch, przekąski i napoje w przerwach.

Warunkiem udziału jest przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego (zakładka "Zgłoszenie"), faksem lub elektronicznie i otrzymanie drogą elektroniczną potwierdzenia udziału ze strony CPI. O przyjęciu zgłoszenia decyduje kolejność zgłoszeń. Ilość miejsc ograniczona.

Zapłata i Rezygnacja

Koszt udziału jest płatny na konto CPI, na podstawie potwierdzenia udziału. Faktury będą do odbioru podczas spotkania (przy szkoleniach on-line - elektronicznie).

Rezygnacja z udziału po 8 kwietnia 2020 r. lub nieobecność na spotkaniu powoduje powstanie zobowiązania pokrycia pełnych kosztów udziału na podstawie faktury Centrum Promocji Informatyki. Rezygnacja możliwa jest tylko i wyłącznie w formie pisemnej.

Biuro Organizacyjne

Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o.
02-757 Warszawa, ul. Pory 78, I piętro
tel. 22 355 86 80, fax 22 355 86 79
e-mail:cpi@cpi.com.pl
Dane uczestnika
Dane płatnika

Zobowiązujemy się uregulować koszt udziału jednej osoby w spotkaniu:

Uczestnicy, których udział w spotkaniu jest finansowany ze środków publicznych w co najmniej 70%, zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) mogą uzyskać zwolnienie z VAT-u, na podstawie wypełnionego i przesłanego do CPI sp. z o.o. oświadczenia.

Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji umowy o udział w szkoleniu oraz w celach reklamowych, promocyjnych i marketingowych związanych z działalnością prowadzoną przez Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o. (art. 23 ust. 1 pkt 3 i 5 u.o.d.o.”, a po 25 maja 2018 r. – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Dane osobowe będą przetwarzane aż do ewentualnego zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą, a po tym okresie dla celów i przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. Dane osobowe udostępniane będą patronom i sponsorom. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w szkoleniu.

Skąd dowiedzieli się Państwo o spotkaniu: