forum

12
marca
2019

XIII FORUM KOORDYNATORÓW CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

koordynator: Iwona Brokowska Duda

12 marca 2019 r.
10:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
10:10 Od papierowej do cyfrowej dokumentacji – podpisy i pieczęci elektroniczne w EZD
  • Administracja publiczna nie musi być oparta na przetwarzaniu dokumentów papierowych, wszystkie procesy administracyjne z powodzeniem mogą być realizowane elektronicznie - są do tego wystarczające przepisy prawne i dostępne rozwiązania teleinformatyczne
  • Zmiana dokumentacji z papierowej do cyfrowej nie może ograniczać się jedynie do samych dokumentów, a powinna zauważać szersze aspekty całego procesu związanego z prowadzoną sprawą
  • Podpis elektroniczny z powodzeniem zastępuje podpisy własnoręczne w dokumentacji, natomiast kluczem do sukcesu jest z jedne strony udostępnienie tego narzędzia obywatelom a z drugiej zapewnienie odpowiedniej akceptacji podpisów
  • Pieczęć elektroniczna to mechanizm, który powinien być obecny w każdym podmiocie publicznym, w znaczący sposób ułatwia on rozpoznawanie dokumentów pochodzących z administracji publicznej
  • Usługi zaufania umożliwiają w sposób bezpieczny na korzystanie z podpisów i pieczęci, oraz wspierają procesy inne procesy przetwarzania dokumentów
Michał Tabor
(Expert Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji)
11:00 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
11:15 Doręczenia elektroniczne w różnych procedurach – wątpliwości i potencjalne problemy
  • dokumentowanie wpływu przesyłki i doręczenia dokumentu (jako istotny element dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,
  • kiedy wpływ przesyłki można uznać za nieskuteczny lub nieprawidłowy (na przykładzie procedur administracyjnych/podatkowych i Prawa zamówień publicznych – „elektronizacja zamówień publicznych": oferty skanowane czy naturalne dokumenty elektroniczne – pułapki dla Wykonawców,
  • projektowana platforma eFakturowania – różne rodzaje faktur (papierowa, elektroniczna, elektroniczna strukturalna) i postępowanie z fakturą wewnątrz urzędu z punktu widzenia Koordynatora Czynności Kancelaryjnych
Artur Prasal
(Urząd Miasta Łodzi)
12:00 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
12:15 Przerwa na lunch
12:45 Elektronizacja dokumentacji pracowniczej – aspekty prawne i praktyczne
  • Przewidziana w ustawie zamienność dokumentacji w postaci papierowej i elektronicznej i jej wpływ na dokładność metadanych;
  • Dlaczego metadane a nie gotowe „e-teczki” z aktami,
  • Uporządkowanie metadanych przy przekazywaniu e-dokumentacji, a uporządkowanie danych w systemie teleinformatycznym,
  • Zarysowująca się praktyka w świetle pytań dotyczących elektronizacji:
    1. format wykonywanych odwzorowań cyfrowych,
    2. co to znaczy z należytą starannością i jakością techniczną?,
    3. format dokumentów, które nie są odwzorowaniem cyfrowym z papieru,
    4. „dokument” który nie jest plikiem w określonym formacie tylko tekstem wpisanym do bazy danych,
    5. czy baza danych może być w arkuszu kalkulacyjnym?
    6. czy arkusz kalkulacyjny to system teleinformatyczny?
  • Elementy metadanych stwarzające wątpliwości:
    1. identyfikator dokumentacji – jaki ma być i czy może być zmienny w czasie dla jednego pracownika?,
    2. dlaczego nie przewidziano możliwości dopisania dokładniejszej informacji pozwalającej na wskazanie co dokładnie znajduje się w wyodrębnionych częściach B1 i B2 itd.?
    3. czemu nie nałożono ograniczeń na rodzaj i numer dokumentu tożsamości?
    4. czym różni się specyfikacja techniczna dla metadanych ogłoszona w grudniu 2018 od ogłoszonej w lutym 2019?
  • Niektóre wyjaśnienia MRPiPS dotyczące dokumentacji pracowniczej po zmianach wprowadzonych od 1 stycznia 2019 r
Kazimierz Schmidt
(Ministerstwo Cyfryzacji oraz przedstawiciel Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej)
13:45 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
14:00 Przerwa na kawę
14:15 Zmiany w JRWA oraz w instrukcjach archiwalnych w związku z RODO oraz nowymi zasadami postępowania z dokumentacją pracowniczą.
  • Jednolity rzeczowy wykaz akt – kilka słów przypomnienia o jego znaczeniu, podstawach prawnych i sposobie budowy.
  • Instrukcja archiwalna – zakres i przedmiot regulacji.
  • Procedury uzgadniania JRWA i instrukcji archiwalnych oraz zmian do nich
  • Czy możliwa jest zmiana JRWA oraz instrukcji archiwalnej, które zostały uzgodnione z archiwami państwowymi przed 1 listopada 2015 r.?
  • Nowe rodzaje dokumentacji w podmiotach w związku z RODO oraz sposób jej klasyfikowania i kwalifikowania w JRWA.
  • Dokumentacja pracownicza po 1 stycznia 2019 r. i sposób jej ujęcia w JRWA pod kątem rejestracji spraw, gromadzenia dokumentacji oraz ustalenia kwalifikacji archiwalnej.
  • Czego brakuje w instrukcjach archiwalnych w związku z nowymi procedurami obsługi dokumentacji pracowniczej?
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
15:00 Jak uporządkować, opisać i zewidencjonować dokumentację pracowniczą w związku z jej przekazaniem do archiwum zakładowego (składnicy akt)?
  • Ogólne zasady porządkowania dokumentacji przed przekazaniem do archiwum zakładowego (krótki wstęp);
  • Pojęcie dokumentacji pracowniczej - problemy i zmiany po 1 stycznia 2019 r.;
  • Ustalanie okresów przechowywania dokumentacji w sytuacji prawnej po 1 stycznia 2019 r.;
  • Porządkowanie i ewidencjonowanie akt osobowych pracownika;
  • Porządkowanie i ewidencjonowanie innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy;
  • Przykładowe opisy teczek.
Iwona Fischer
(Archiwum Narodowe w Krakowie)
15:50 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
16:00 Zakończenie XII Forum KCK, wręczenie Certyfikatów

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Artur Prasal

Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie Kierownik Oddziału ds. Elektronicznego Urzędu w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi i analityk w e-Instytucja.pl. Realizuje zadania związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu do zarządzania dokumentacją, w tym koordynacji czynności kancelaryjnych, podpisu elektronicznego, zarządzania usługami elektronicznymi.
W latach 2009 - 2011 członek grupy roboczej powołanej przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, odpowiedzialnej za opracowanie założeń nowej Instrukcji kancelaryjnej. W latach 2013 - 2015 współprzewodniczący grupy ds. elektronizacji usług administracji, powołanej przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w ramach inicjatywy Linia Współpracy. Głównym przedmiotem zainteresowania zawodowego są procedury administracyjne dotyczące realizacji usług publicznych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Szkoleniowiec, autor i współautor ponad 100 publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.

Kazimierz Schmidt

Obecnie pracownik Ministerstwa Cyfryzacji, poprzednio główny specjalista w Departamencie Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. W latach 2010 - 2011 był Głównym specjalistą w Departamencie Społeczeństwa Informacyjnego MSWiA, poprzednio główny specjalista w Departamencie Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Absolwent Wydziału Geografii i Studiów Regionalnych Uniwersytetu Warszawskiego (1989) i Podyplomowego Studium Bibliotek Naukowych przy Wydziale Historii UW (1993). Interesuje się szeroko pojętą problematyką zarządzania informacją i dokumentacją, z czym związany jest od początku pracy zawodowej (kolejno: biblioteka naukowa, Archiwum Telewizyjnej Agencji Informacyjnej, Ośrodek Dokumentacji i Zbiorów Programowych Telewizji Polskiej, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, a od 2010 MSWiA). Autor artykułów, a także aktywny uczestnik forów internetowych, związanych z archiwizacją dokumentów elektronicznych oraz zastosowaniem dokumentu elektronicznego w praktyce administracyjnej.

Michał Tabor

Partner Obserwatorium.biz - firmy doradczej, specjalizującej się w tworzeniu i wdrażaniu strategii cyfrowych w przedsiębiorstwach głównie z sektora finansowego oraz administracji publicznej.
Kierownik badań i rozwoju Autenti – platformy do wysyłania i podpisywania dokumentów online.
Członek komitetu technicznego ESI Europejskiego Instytutu Norm Telekomunikacyjnych (ETSI) - realizującego normalizację podpisu elektronicznego w Europie. Edytor standardu dla certyfikatów wspierających PSD2.
Ekspert Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji w zakresie identyfikacji, uwierzytelnienia i podpisu elektronicznego, rzeczoznawca Polskiego Towarzystwa Informatycznego, ekspert Związku Banków Polskich.
Absolwent Wydziału Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego. Ekspert w zakresie podpisu elektronicznego, systemów PKI, elektronicznej administracji oraz bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, posiada certyfikat CISSP. Autor wielu rozwiązań z zakresu uwierzytelniania, podpisu elektronicznego i dokumentu elektronicznego funkcjonujących w Polsce, w szczególności autor szeroko stosowanego mechanizmu składania deklaracji podatkowych i Profilu Zaufanego ePUAP.