szkolenie

6
marca
2019

ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI W JEDNOSTKACH SAMORZĄDOWYCH

koordynator: Iwona Brokowska Duda

Cel szkolenia:

  • Zapoznanie się z przepisami regulującymi przekazywanie i archiwizowanie akt
  • Nabycie umiejętności prawidłowej archiwizacji dokumentacji
  • Zdobycie wiedzy jak postępować z niewłaściwie uporządkowaną dokumentacją przekazywaną przez komórki
  • Zdobycie wiedzy z zakresu prawidłowego przekazywania akt do archiwum oraz brakowania akt
  • Praktyczne zastosowanie wiedzy zdobytej w czasie szkolenia poprzez zastosowanie zajęć praktycznych

Na szkoleniu mile widziani: Archiwiści, pracownicy składnic akt, kierownicy archiwów zakładowych/ składnic akt oraz osoby przygotowujące się do przejęcia funkcji związanych z archiwizacją dokumentacji

Szkolenie prowadzi: Adam Parysz, Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji w PNBU „BT” Teresa Buzińska oraz Inspektor Ochrony Danych w Gminie Lądek.

Czas trwania szkolenia: od godz. 10.00 do ok. 16

Program szkolenia:

  1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie:
    • Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego, kadr, ochrony danych osobowych .
    • Podstawowe konstrukcje prawa w zakresie archiwizacji, kadr, ochrony danych osobowych.
  2. Przekazywanie akt powstałych w podmiocie
    • Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
    • Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji (kat. A, B, BE, BC)
    • Postępowanie z dokumentacją elektroniczną
    • Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
    • Porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych
    • Opisywanie teczek
    • Sporządzanie ewidencji.
  3. Instrukcja archiwalna:
    • Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
    • Lokal archiwum zakładowego/składnicy akt
    • Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji (spis zdawczoodbiorczy, wykaz spisów)
    • Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
    • Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
    • Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt
    • Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
    • Zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
    • Sprawozdawczość archiwum zakładowego
    • Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki.
  4. Zmiany w procedurze brakowania dokumentacji:
    • Analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur
    • Niszczenie akt a brakowanie dokumentacji
    • Jak długo należy przechowywać akta w podmiocie (aspekt służbowy, kontrolny, socjalny i historyczny)?
    • Kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać?
    • Zniesienie wzorów formularzy dot. brakowania i co z tego wynika?
    • Typowanie dokumentacji do zniszczenia
    • Sporządzanie wniosku na brakowanie.
  5. Porządkowanie dokumentacji wytwarzanej w Podmiocie:
    • Zakres i formy dokumentacji księgowej
    • kwalifikacja dokumentacji księgowej
    • Przechowywanie dokumentacji księgowej
    • Brakowanie dokumentacji księgowej
    • Postępowanie z dokumentacją kadrowo- płacową
    • Kwalifikowanie, przechowywanie i brakowanie dokumentacji kadrowo- płacowej
    • Dokumentacja elektroniczna- postępowanie, przechowywanie i brakowanie.
  6. Zajęcia praktyczne: Wypełnianie formularzy- ewidencji Archiwum Zakładowego/ Składnicy Akt
    • Spisy zdawczo- odbiorcze akt
      1. Kat. A
      2. Kat. B50-B10
      3. Kat. B10 i niższej
      4. Kat. BE
      5. Kat. Bc
    • Wykazy spisów zdawczo- odbiorczych
    • Karty Udostępnienia/ Wypożyczenia akt
    • Spisy dokumentacji przeznaczonej na makulaturę bądź zniszczenie
    • Spisy dokumentacji kat. BE podlegającej ekspertyzie archiwalnej
    • Wnioski do AP na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Adam Parysz

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji w PNBU „BT” Teresa Buzińska oraz Inspektor Ochrony Danych w Gminie Lądek. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (3 645h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 4046 przeszkolonych uczestników) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie ponad 230 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji,, Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno –Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W zakresie ochrony danych osobowych szkolił m. in. ING Bank Śląski, Powiatowy Urząd Pracy w Piotrkowie Trybunalskim, Fenice Poland, Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie i Podlaski Urząd Wojewódzki. Współpracuje m. in. z Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze, Ośrodek Kształcenia Samorządu Terytorialnego im. Waleriana Pańki FRDL, ADEPTS.C., Fundacja Rozwoju i Ochrony Komunikacji Elektronicznej FORCE, SUKCES C.R. Edyta Szczerkowska, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Szkoleniowe w Łodzi.