6
marca
2019
ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI W JEDNOSTKACH SAMORZĄDOWYCH
koordynator: Iwona Brokowska Duda
Cel szkolenia:
- Zapoznanie się z przepisami regulującymi przekazywanie i archiwizowanie akt
- Nabycie umiejętności prawidłowej archiwizacji dokumentacji
- Zdobycie wiedzy jak postępować z niewłaściwie uporządkowaną dokumentacją przekazywaną przez komórki
- Zdobycie wiedzy z zakresu prawidłowego przekazywania akt do archiwum oraz brakowania akt
- Praktyczne zastosowanie wiedzy zdobytej w czasie szkolenia poprzez zastosowanie zajęć praktycznych
Na szkoleniu mile widziani: Archiwiści, pracownicy składnic akt, kierownicy archiwów zakładowych/ składnic akt oraz osoby przygotowujące się do przejęcia funkcji związanych z archiwizacją dokumentacji
Szkolenie prowadzi: Adam Parysz, Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji w PNBU „BT” Teresa Buzińska oraz Inspektor Ochrony Danych w Gminie Lądek.
Czas trwania szkolenia: od godz. 10.00 do ok. 16
Program szkolenia:
- Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie:
- Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego, kadr, ochrony danych osobowych .
- Podstawowe konstrukcje prawa w zakresie archiwizacji, kadr, ochrony danych osobowych.
- Przekazywanie akt powstałych w podmiocie
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
- Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji (kat. A, B, BE, BC)
- Postępowanie z dokumentacją elektroniczną
- Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
- Porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych
- Opisywanie teczek
- Sporządzanie ewidencji.
- Instrukcja archiwalna:
- Organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
- Lokal archiwum zakładowego/składnicy akt
- Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji (spis zdawczoodbiorczy, wykaz spisów)
- Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
- Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
- Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt
- Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
- Zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
- Sprawozdawczość archiwum zakładowego
- Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki.
- Zmiany w procedurze brakowania dokumentacji:
- Analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur
- Niszczenie akt a brakowanie dokumentacji
- Jak długo należy przechowywać akta w podmiocie (aspekt służbowy, kontrolny, socjalny i historyczny)?
- Kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać?
- Zniesienie wzorów formularzy dot. brakowania i co z tego wynika?
- Typowanie dokumentacji do zniszczenia
- Sporządzanie wniosku na brakowanie.
- Porządkowanie dokumentacji wytwarzanej w Podmiocie:
- Zakres i formy dokumentacji księgowej
- kwalifikacja dokumentacji księgowej
- Przechowywanie dokumentacji księgowej
- Brakowanie dokumentacji księgowej
- Postępowanie z dokumentacją kadrowo- płacową
- Kwalifikowanie, przechowywanie i brakowanie dokumentacji kadrowo- płacowej
- Dokumentacja elektroniczna- postępowanie, przechowywanie i brakowanie.
- Zajęcia praktyczne: Wypełnianie formularzy- ewidencji Archiwum Zakładowego/ Składnicy Akt
- Spisy zdawczo- odbiorcze akt
- Kat. A
- Kat. B50-B10
- Kat. B10 i niższej
- Kat. BE
- Kat. Bc
- Wykazy spisów zdawczo- odbiorczych
- Karty Udostępnienia/ Wypożyczenia akt
- Spisy dokumentacji przeznaczonej na makulaturę bądź zniszczenie
- Spisy dokumentacji kat. BE podlegającej ekspertyzie archiwalnej
- Wnioski do AP na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
Adam Parysz
Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji w PNBU „BT” Teresa Buzińska oraz Inspektor Ochrony Danych w Gminie Lądek. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (3 645h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 4046 przeszkolonych uczestników) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie ponad 230 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji,, Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno –Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W zakresie ochrony danych osobowych szkolił m. in. ING Bank Śląski, Powiatowy Urząd Pracy w Piotrkowie Trybunalskim, Fenice Poland, Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie i Podlaski Urząd Wojewódzki. Współpracuje m. in. z Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze, Ośrodek Kształcenia Samorządu Terytorialnego im. Waleriana Pańki FRDL, ADEPTS.C., Fundacja Rozwoju i Ochrony Komunikacji Elektronicznej FORCE, SUKCES C.R. Edyta Szczerkowska, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Szkoleniowe w Łodzi.