Organizacja pracy współczesnej kancelarii jest dziś ściśle związana z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, narzędzi informatycznych, ze szczególnym wskazaniem na systemy teleinformatyczne, w których można wytwarzać, gromadzić i zarządzać w sposób elektroniczny dokumentacją elektroniczną. Aktualnie administracja, choć w znakomitej części posługująca się już dokumentem elektronicznym, nadal zarządza dokumentacją w postaci papierowej z uwagi na papierowy w znakomitej większości zasób archiwów zakładowych oraz pozostawienie obywatelom i podmiotom niepublicznym możliwości komunikowania się tradycyjnymi kanałami doręczania korespondencji, tj. osobiście na biuro podawcze i za pośrednictwem operatorów realizujących usługi pocztowe i kurierskie, a więc tych, które skutkują pojawieniem się w organizacji papierowego pisma/dokumentu lub fizycznego nośnika danych cyfrowych. Zbiorem szczególnym z punktu widzenia organizacji pracy kancelaryjnej współczesnego urzędu jest skład chronologiczny i skład informatycznych nośników danych. Pomimo wydania w 2011 r. pierwszych przepisów mówiących o sposobie organizacji i podstawowych zasadach funkcjonowania obu ww. zbiorów nadal pojawiają się problemy wynikające ze specyfiki pracy danej organizacji, utrwalonego sposobu postępowania w danym typie spraw oraz niedostatecznego opisania w przepisach prawa, instrukcjach kancelaryjnych zasad postępowania z dokumentacją zgromadzoną w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych. Tematyka ta nie jest także omawiana w branżowej literaturze. Kształtuje się więc pewna nieopisana i nieuregulowana nigdzie praktyka, nie zawsze zgodą z samą ideą funkcjonowania składów. Warto zatem przyjrzęć się tym zbiorom dokumentacji w kontekście rosnącego zainteresowania nowoczesnymi rozwiązaniami w pracy biurowej oraz zapowiadanym obowiązkiem korzystania przez podmioty publiczne z systemów klasy EZD.

Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z podstawowymi zasadami jakie powinny przyświecać organizacji składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych. Przyjrzymy się także poszczególnym rodzajom składów, układowi dokumentacji, a przede wszystkim praktycznym przypadkom, które pozwolą zrozumieć jak poradzić sobie z nietypowymi sytuacjami w sposób zgodny z istotą elektronicznego zarządzania dokumentacją w organizacji przy wykorzystaniu możliwości jakie dają składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych.

Szkolenie skierowane jest do osób odpowiadających za organizację pracy kancelarii urzędu w podmiotach stosujących elektroniczne zarządzanie dokumentacją, pracowników kancelarii, składów chronologicznych, dla członków zespołów wdrażających systemy klasy EZD, koordynatorów czynności kancelaryjnych, archiwistów, osoby opracowujące przepisy kancelaryjno-archiwalne i ich szefów. Do udziału zapraszamy także teoretyków i osoby zajmujące się naukowo tematyką zarządzania dokumentacją z uwagi na prezentowane przykłady praktyczne.

Szkolenie prowadzi: Elżbieta Wróblewska, zastępca dyrektora Biura Zamówień Publicznych i Obiegu Dokumentów w Ministerstwie Finansów, gdzie nadzoruje zadania związane z organizacją pracy kancelarii głównej, składu chronologicznego, archiwum zakładowego i zapewnieniem elektronicznego zarządzania dokumentacją przy wykorzystaniu narzędzi elektronicznych. Absolwentka Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii najnowszej i archiwistyki, wieloletni koordynator czynności kancelaryjnych w instytucjach administracji publicznej szczebla rządowego, administrator biznesowy EZD, administrator ePUAP i skrzynki e-Doręczeń. Przewodniczyła pracom kilku zespołów wdrażających systemy klasy EZD, w latach 2018-2021 uczestniczyła w posiedzeniach Rady Użytkowników EZD RP. Członek zespołu przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, którego zadaniem było przygotowanie instrukcji kancelaryjnej dla ministerstw. W ramach tych prac zaproponowała zasady postępowania z dokumentacją w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych. Członek Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji obecnej kadencji. Zawodowo interesuje się organizacją pracy kancelarii współczesnej ze szczególnym uwzględnieniem wykorzystania nowoczesnych technologii w zarządzaniu dokumentacją i danymi elektronicznymi, wytwarzanymi i gromadzonymi w systemach teleinformatycznych i poza nimi. Założycielka i pierwszy administrator grupy „Praca dla archiwisty” na portalu społecznościowym Facebook.