forum
SZKOLIMY JUŻ 32 LATA, ZAUFAŁO NAM PONAD 100 000 OSÓB

15
października
2024

XXIII FORUM KOORDYNATORÓW CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

koordynator: Iwona Nowosielska

Zapraszamy do udziału w XXIII Forum Koordynatorów Czynności Kancelaryjnych.

Ze względu na to, że wdrożenie doręczeń elektronicznych przesunęło się w czasie, tematem wiodącym nadal będą e-Doręczenia oraz różne zagadnienia związane z ich funkcjonowaniem: prawne, faktyczne, organizacyjne i techniczne.
W międzyczasie wprowadzana jest w życie ustawa o sygnalistach. Dla koordynatorów czynności kancelaryjnych może więc być ważne omówienie sposobu jej wdrożenia w obszarze dokumentacji, zarządzania nią oraz archiwizacji.
Po każdym prezentowanym temacie przewidziany jest czas na zadawanie pytań i na dyskusję!
Liczymy na to, że niezwykle cenieni prelegenci będą gwarancją wysokiego poziomu naszego forum.

Serdecznie zapraszamy!

15 października 2024 r.
9:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek:
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
9:10 Doręczenia elektroniczne – czym są w istocie i co je różni od doręczeń w ePUAP i od poczty elektronicznej?
  • Stan aktualny – praktyka doręczeń dokumentów podmiotom realizującym zadania publiczne i podmiotom innym (niepublicznym, osobom fizycznym)
  • Porównanie systemów doręczeń aktualnie stosowanych i systemu wprowadzanego ustawą o doręczeniach elektronicznych
  • Nowe pojęcia i byty wprowadzane ustawą o doręczeniach elektronicznych
  • Struktura systemu e-doręczeń i elementy tej struktury
  • Operatorzy realizujący usługi e-doręczeń (usługa kwalifikowana, publiczna, hybrydowa)
  • Pracownicy podmiotów odpowiedzialni za funkcjonowanie skrzynek e-doręczeń
  • Praktyczne (rzeczywiste) przykłady realizacji e-doręczeń
dr inż. Kajetan Wojsyk
(nauczyciel akademicki z 45-letnim doświadczeniem, współautor wielu podręczników akademickich, komentarza do ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne a także komentarza do ustawy o doręczeniach elektronicznych)
10:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
10:30 Przerwa
10:50 Modele wdrożenia doręczeń elektronicznych
  • Organizacyjne wyzwania w komunikacji elektronicznej z urzędem
    1. Dojrzałość cyfrowa organizacji
    2. Kanały komunikacyjne
    3. Ustalanie priorytetów i harmonogramu prac
  • Rola EZD w elektronicznym doręczaniu przesyłek
    1. Elektroniczne wykonywanie czynności kancelaryjnych
    2. Elektroniczne dokumentowanie spraw
    3. Elektroniczne dowody doręczenia przesyłek
  • Możliwości wykorzystania narzędzi elektronicznych w obsłudze kancelaryjnej
    1. Integracja systemów
    2. Automatyzacja procesów
dr Elżbieta Wróblewska
(główny specjalista kierujący pracami Wydziału Zarządzania Obiegiem Dokumentów i Archiwum, administrator biznesowy EZD w Ministerstwie Finansów)
11:50 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
12:00 Wdrażanie e-Doręczeń w urzędach JST oraz w „papierowych” samorządowych jednostkach organizacyjnych
W przypadku e-Doręczeń trudno pominąć urzędy JST, ale tak naprawdę to prawdziwym problemem (i wyzwaniem) jest zaistnienie e-Doręczeń w małych samorządowych jednostkach organizacyjnych (szkoły, przedszkola, biblioteki, etc.). W małych jednostkach nie ma bowiem praktycznie ani serwerów ani informatyków a wszystko jest dokumentowane papierowo. Nawet, jeżeli ktoś udostępniłby tym jednostkom jakiś system, to w takiej jednostce nie ma de facto komu takim system administrować. W związku z tym pojawia się kilka dość zasadniczych pytań:
  • Pytanie 1: Co można zrobić i w jaki sposób, aby pomimo tych wszystkich problemów, e-Doręczenia mogły zafunkcjonować również w tego typu podmiotach (w praktycznym działaniu)?
  • Pytanie 2: Dotyczy przesyłek elektronicznych - wpływających: W jaki sposób przekształcać otrzymywane za pośrednictwem e-Doręczeń przesyłki elektroniczne na postać papierową, tak aby wydruk można było uznać za równoważny „oryginałowi elektronicznemu"? Chodzi zatem o dodatkowe wymogi informacyjne, które tego rodzaju wydruk winien spełniać?
  • Pytanie 3: Dotyczy przesyłek elektronicznych - wychodzących: W jaki sposób przygotować elektroniczną przesyłkę wychodzącą, w sytuacji, gdy dokument przeznaczony w wysyłki jest postaci papierowej i jest opatrzony podpisem własnoręcznym przez osobę do tego upoważnioną (np. decyzja administracyjna podpisana przez wójta, lub inne dowolne pismo, podpisane przez kierownika instytucji)?
  • Pytanie 4: Dotyczy PUH – W jaki sposób należy przygotować plik PDF dla celów realizacji PUH, w sytuacji gdy dokument jest przeznaczony do wysyłki w postaci papierowej i jest opatrzony podpisem własnoręcznym przez osobę do tego upoważnioną? W jaki sposób przygotować dokument przeznaczony do wysyłki, jeżeli jest w postaci elektronicznej i podpisany elektronicznie, ale jest sporządzony w innym formacie niż PDF?
  • Pytanie 5: W jaki sposób można/należy przekazywać dokumenty elektroniczne, w szczególności gdy są to kolekcje dokumentów (np. akta spraw, przesyłki z dużą liczbą załączników, itp.) – dobre praktyki z uwzględnieniem wymogów wynikających z rozporządzeń wykonawczych do ustawy o archiwach, w szczególności rozporządzenia w sprawie NES. Czy do tych celów można wykorzystać „paczkę eADM"?
Adam Grytner
(prezes ABC PRO Sp. z o. o. w Warszawie; redaktor merytoryczny Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego dla Wydawnictwa C.H.Beck (wydanie 1 i 2). Od roku 2002 zajmuje się tworzeniem systemów informatycznych z zakresu elektronizacji prawa. Autor szeregu publikacji i rozwiązań z zakresu informatyzacji administracji publicznej.)
13:00 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
13:20 Przerwa
13:40 Weryfikacja podpisów wraz z upływem czasu i zmianami oprogramowania
  • Centra certyfikacji i oprogramowanie służące do podpisu
  • Weryfikacja podpisu a eIDAS
  • Znaczniki czasu w ujęciu procesowym i technicznym
  • PDF i dokumenty „Word” – weryfikacja
  • Raporty weryfikacji w kontekście zmiany oprogramowania weryfikującego.
Grzegorz Magdoń
(kierownik Zespołu do spraw utrzymania i rozwoju systemów informatyzujących postępowanie sądowo-administracyjne w Naczelnym Sądzie Administracyjnym)
14:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
14:50 Wdrażanie ustawy o sygnalistach z perspektywy koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty.
  • Kilka uwag na temat ustawy o sygnalistach.
  • Dokumentowanie zgłoszeń – tradycyjne czy elektroniczne?
  • Procedura niszczenia dokumentacji w związku z wyłączeniem ustawy archiwalnej.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
15:50 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
16:00 Zakończenie XXIII Forum KCK.

Ryszard Adam Grytner

Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. W latach 1979-2002 praca w administracji publicznej - m.in. pełnił funkcje Sekretarza Miasta Siedlce oraz Dyrektora Generalnego Urzędu Wojewódzkiego w Siedlcach. Od roku 2002 zajmuje się tworzeniem systemów informatycznych z zakresu elektronizacji prawa. Autor szeregu publikacji i rozwiązań z zakresu informatyzacji administracji publicznej. Redaktor merytoryczny Vademecum Sekretarza C.H. BECK (wydanie 1 i 2). Obecnie Prezes Zarządu ABC PRO Sp. z o.o. w Warszawie.

Grzegorz Magdoń

Od 22 lat związany z Naczelnym Sądem Administracyjnym początkowo jako asystent sędziego, a następnie kierownik Informacji o Sprawach, kierownik Sekretariatu Izby Gospodarczej, główny specjalista w Kancelarii Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego odpowiedzialny za część analityczno-projektową rozwiązań informatyzujących postępowanie sądowo-administracyjne oraz ich wdrożenie w sądownictwie administracyjnym. Obecnie Kierownik Zespołu do spraw utrzymania i rozwoju systemów informatyzujących postępowanie sądowo-administracyjne.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Kajetan Wojsyk

Ekspert ds. jakości danych w e-administracji
Absolwent Wydziału Budowy Maszyn Politechniki Częstochowskiej. W czasie 45 lat był kolejno pracownikiem naukowo-dydaktycznym Politechniki Częstochowskiej, Wyższej Szkoły Pedagogicznej (obecnie Uniwersytetu Jana Długosza) w Częstochowie, Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego oraz Wyższej Szkoły Informatyki Stosowanej i Zarządzania pod auspicjami PAN w Warszawie (obecnie Akademia WIT). Równolegle – od 1994 r. – pracownik administracji publicznej. Wieloletni wicedyrektor Centrum e-Zdrowia (dawniej Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia) w Warszawie i ekspert ds. jakości danych w tymże Centrum. Pracował między innymi w Centrum Projektów Informatycznych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, współpracował z Fundacją Wspierania Wsi, Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej, Centrum Edukacji Samorządowej oraz z Centrum Promocji Informatyki. Był doradcą Ministra Cyfryzacji oraz pełnomocnikiem Ministra Zdrowia ds. otwartości danych publicznych. Aktualnie jest doradcą Prezesa Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Członek zarządów Naukowego Centrum Prawno-Informatycznego, Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego, członek Stowarzyszeń „Geodeci dla RP”, Archiwizjoner, „Miasta w Internecie”, SilGIS, Rady Naukowej SIP Lex oraz Rady Forum Teleinformatyki. Autor 39 haseł Wielkiej Encyklopedii Prawa (TOM XXII – Prawo informatyczne), ok. 100 artykułów, współautor komentarzy do ustaw, prelegent na prestiżowych konferencjach dotyczących prawa informatycznego, ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych, interoperacyjności systemów teleinformatycznych, dostępu do informacji publicznej, jakości danych w systemach teleinformatycznych. Autor e-Podręcznika dla pracowników administracji. Od 2017 roku tworzy i rozwija unikatowe techniki pomiaru i kształtowania jakości danych przetwarzanych elektronicznie w celu wykorzystania możliwości interoperacyjności systemów teleinformatycznych, bogactwa otwartych danych w rejestrach centralnych i dziedzinowych prowadzące do znacznego obniżenia kosztów działalności podmiotów, kosztów przetwarzania danych i zwiększenia ich bezpieczeństwa, a przede wszystkim zwiększenia bezpieczeństwa osób fizycznych.

Elżbieta Wróblewska

Absolwentka Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, kieruje pracami Wydziału Zarządzania Obiegiem Dokumentów i Archiwum w Ministerstwie Finansów, administrator biznesowy EZD, wieloletni koordynator czynności kancelaryjnych w jednostkach administracji rządowej, członek Rady Użytkowników EZD RP, członek zespołu do opracowania wzoru instrukcji kancelaryjnej dla urzędów obsługujących naczelne organy administracji rządowej przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, założycielka i pierwszy administrator grupy „Praca dla archiwisty” na portalu społecznościowym Facebook.