8
października
2024
TECHNIKA PRACY BIUROWEJ: PROWADZENIE DOKUMENTACJI, REDAGOWANIE, OBIEG I ARCHIWIZACJA
koordynator: Iwona Nowosielska
Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z zasadami wykonywania pracy biurowej – redagowania korespondencji, prowadzenia dokumentacji spraw bieżących oraz przygotowania dokumentacji spraw zakończonych do archiwizacji.
Szkolenie skierowane jest do: pracowników biurowych (przede wszystkim jednostek administracji publicznej), do obowiązków których należy prowadzenie dokumentacji bieżącej oraz sporządzanie korespondencji.
Szkolenie prowadzi:
Roman Stempel
Czas trwania szkolenia: od godz. 9.30 do ok. 15.00
I. Zasady organizacji i planowania pracy:
- Podstawowe przepisy prawa administracyjnego.
- Organizacja stanowiska pracy.
- Techniczne wyposażenie stanowiska pracy.
- Definicja dokumentu i rodzaje dokumentacji.
- Instrukcja kancelaryjna – system kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych.
- Rejestracja przesyłek i ich obieg.
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – budowa i stosowanie.
- Teczka rzeczowa i jej odmiany.
- Rejestracja spraw - znak sprawy, dokumentacja tworząca i nie tworząca spraw.
- Spis spraw – kiedy i dla jakiej dokumentacji się go prowadzi.
- Sporządzanie pism – styl i forma korespondencji.
- Techniczne aspekty redagowania korespondencji – formatowanie dokumentu.
- Ćwiczenie redagowania korespondencji.
- Akceptacja wielostopniowa i ostateczna pisma.
- Wysyłka korespondencji – dopuszczalne prawnie sposoby doręczenia pisma:
- doręczenia elektroniczne,
- korespondencja tradycyjne,
- inne metody doręczenia i wymiany komunikacji.
- Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych.
- Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego:
- uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji,
- opisanie jednostek archiwalnych,
- sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji.
- Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych).
Roman Stempel
Dyplomowany archiwista z ponad 16-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji różnorodnych dokumentów, m. in. dokumentacji osobowej, technicznej, medycznej, dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.
Posiada ponad 9-letni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził ponad 3100 godz. kursów i szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.