10
października
2024
BRAKOWANIE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI – ASPEKTY PRAWNE I PRAKTYCZNE
koordynator: Iwona Nowosielska
Brakowanie dokumentacji, czyli wydzielenie i przekazanie do oceny a następnie zniszczenia dokumentacji, której okres przechowywania upłynął i którą uznano za nieprzydatną, jest procesem trudnym, wymagającym znajomości zasad wartościowania dokumentacji, ustalania okresów jej przechowywania, ale także umiejętności prawidłowego formułowania opisów tej dokumentacji. Jest to jednak zadanie konieczne, by pozbyć się zbędnej dokumentacji, ale także by nie przechowywać jej dłużej niż wymagają tego określone cele przetwarzania danych osobowych (RODO).
W ramach szkolenia zostaną zaprezentowane czynności składające się na tę procedurę od strony prawnej i praktycznej. Uczestnicy będą mogli także przećwiczyć nabyte umiejętności.
Do udziału zapraszamy:
- koordynatorów czynności kancelaryjnych,
- archiwistów i zarządców dokumentacji,
- pracowników, którym powierzono zadania związane z uporządkowaniem dokumentacji.
Prowadząca seminarium:
dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2023).
Czas trwania szkolenia do godz. 9.00 do ok.15.00
- Brakowanie dokumentacji – definicja, założenia, przyczyny.
- Regulacje prawne dotyczące brakowania dokumentacji
- Kwalifikacja archiwalna – zasady, sposób określenia, tryb zmian.
- Typowanie dokumentacji do brakowania i procedura brakowania dokumentacji wewnątrz podmiotu (postępowanie z dokumentacją kat. Bc, kat. B i kat. BE).
- Opracowywanie spisów dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia oraz dokumentacji do ekspertyzy archiwalnej.
- Procedura uzyskiwania zgody na brakowanie dokumentacji tradycyjnej.
- Sposób postępowania po uzyskaniu zgody na brakowanie dokumentacji.
- Procedura brakowania dokumentacji elektronicznej.
- Pytania, dyskusja.
Ewa Perłakowska
Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:
- „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
- „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.