12
września
2024
ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ WE WSPÓŁCZESNYM URZĘDZIE (EZD, SYSTEM TRADYCYJNY, SYSTEMY DZIEDZINOWE)
koordynator: Iwona Nowosielska
Od ponad 13 lat, na bazie doświadczeń różnych urzędów, w podmiotach publicznych wdrażane są systemy klasy EZD, pozwalające na przejście z papierowego do elektronicznego dokumentowania spraw (zadań). Niezależnie od tego w podmiotach publicznych funkcjonują także inne narzędzia, aplikacje oraz systemy teleinformatyczne do obsługi wybranych obszarów. Trwają przygotowania do pełnego uruchomienia doręczeń elektronicznych, co mocno wpłynie na postać przesyłanych dokumentów a tym samym na zmiany w procesach odbierania, tworzenia, podpisywania i tworzenia dokumentacji.
Celem szkolenia jest przekazanie wiedzy na temat prawnych, organizacyjnych i technicznych aspektów wdrażania w podmiotach (instytucjach publicznych, urzędach, spółkach akcyjnych Skarbu Państwa, placówkach zdrowotnych, szkołach wyższych, instytutach badawczych, itp.) elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz procedur pozwalających na prawidłowe i zgodne z prawem dokumentowanie zadań w postaci elektronicznej albo tradycyjnej.
Większość podmiotów, choć ma systemy klasy EZD, nie zdecydowała się bowiem na przejście do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją i nadal dokumentuje sprawy w sposób tradycyjny, wspierając się systemem teleinformatycznym. Generuje to liczne pytania i wątpliwości, jak radzić sobie w bieżącej obsłudze dokumentacji, np. co odkładać a co nie do akt spraw w postaci papierowej.
Podmioty, które wdrożyły EZD jako podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, potrzebują natomiast wsparcia w obsłudze składów chronologicznych czy składów informatycznych nośników danych. Wątpliwości rodzą się także w związku z wdrażaniem doręczeń elektronicznych.
W ramach warsztatów zaprezentowane zostaną konkretne rozwiązania i propozycje odpowiedzi na powyższe, jak i inne, wątpliwości, zobrazowane funkcjonalnościami jednego z systemów klasy EZD, tj. systemu EZD TiMSI e-Biuro.
Do udziału zapraszamy:
- kadrę kierowniczą,
- członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją,
- koordynatorów czynności kancelaryjnych,
- archiwistów i zarządców dokumentacją,
- pracowników spółek Skarbu Państwa,
- pracowników podmiotów publicznych działających w systemach EZD i EOD.
Prowadząca szkolenie:
dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2023).
Czas trwania szkolenia: od godz. 9.00 do ok. 15.00
Aspekty prawne i organizacyjne w zarządzaniu dokumentacją we współczesnym urzędzie:
- obowiązek prawny w zakresie dokumentowania i archiwizacji przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
- systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe;
- znaczenie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt;
- wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków – aspekty prawne i praktyczne.
- wymagania wobec systemów teleinformatycznych, w których obsługiwane są dokumenty, w tym wobec systemów klasy EZD i systemów dziedzinowych;
- rozwijanie funkcjonalności systemów klasy EZD i integracja z innymi systemami teleinformatycznymi (dziedzinowymi, i nie tylko).
- przyjęcie przesyłek w postaci papierowej;
- przyjęcie przesyłek w postaci elektronicznej (doręczenia elektroniczne, ePUAP, e-mail, informatyczne nośniki danych);
- przekazywanie i dekretacja przesyłek wpływających.
- organizacja składów;
- przyjmowanie przesyłek (pism) do składów;
- obsługa dokumentów w składach (wypożyczanie, zwroty, wyjęcie);
- co dalej z dokumentacją w składach?
- zasady rejestracji spraw i budowa znaków spraw, w tym dla wydzielonych grup spraw (tzw. podteczki);
- dokumentacja nietworząca akt spraw;
- sprawa w modelu tradycyjnym;
- sprawa w modelu elektronicznym;
- sprawa w modelu hybrydowym;
- udostępnianie lub przekazywanie elektronicznych akt spraw (paczka eADM, paczka archiwalna).
- sporządzanie pism wychodzących;
- podpisywanie pism (podpisy własnoręczne, podpisy elektroniczne), czy zawsze konieczny jest podpis?;
- akceptacja pism wychodzących;
- wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal, doręczenia elektroniczne);
- sporządzanie pism wewnętrznych;
- podpisywanie pism (podpisy własnoręczne, podpisy elektroniczne), czy zawsze konieczny jest podpis?;
- akceptacja pism wewnętrznych;
- obsługa pism wewnętrznych;
- procesy dedykowane (workflow) oraz systemy dziedzinowe.
Ewa Perłakowska
Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:
- „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
- „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.