17
kwietnia
2024
ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI I FUNKCJONOWANIE ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
koordynator: Iwona Nowosielska
Celem szkolenia jest rozwinięcie umiejętności praktycznych oraz aktualizacja wiedzy w zakresie właściwego postępowania z dokumentami, organizowania lub nadzorowania właściwego ich obiegu i archiwizowania, a także prowadzenia archiwum zakładowego/składnicy akt.
Szkolenie skierowane jest do: pracowników odpowiedzialnych za funkcjonowanie archiwum zakładowego/składnicy akt, oraz do pracowników komórek organizacyjnych zdających dokumentację.
Szkolenie poprowadzi: Roman Stempel, dyplomowany archiwista z ponad 17-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej.
Czas trwania szkolenia: od 9:00 do ok. 14:00
- Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.
- Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
- Normatywy kancelaryjno-archiwalne Aktotwórcy
- Rodzaje współczesnej dokumentacji
- Dokument papierowy a dokument elektroniczny
- Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
- Obieg dokumentacji w podmiocie
- System kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych
- Znak sprawy, teczka rzeczowa, dokumentacja tworząca i nie tworząca spraw
- Spis spraw – kiedy i dla jakiej dokumentacji się go prowadzi
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt,
- Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów
- Rola i zadania archiwisty w procesie obiegu dokumentów
- Archiwizacja dokumentów
- Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych
- Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego
- uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji
- opisanie jednostek archiwalnych
- sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji
- Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)
- Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych
- Sukcesja archiwalna i archiwizacja dokumentacji odziedziczonej
- Funkcjonowanie archiwum zakładowego
- Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
- Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
- Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
- Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
- Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
- Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
- Sprawozdawczość archiwum zakładowego
- Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji/likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych
- Dyskusja
Roman Stempel
Dyplomowany archiwista z ponad 16-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji różnorodnych dokumentów, m. in. dokumentacji osobowej, technicznej, medycznej, dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.
Posiada ponad 9-letni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził ponad 3100 godz. kursów i szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.