warsztaty

21
lutego
2018

SYSTEM EZD JAKO SYSTEM WSPOMAGAJĄCY LUB PODSTAWOWY - WARSZTATY PRAKTYCZNE

koordynator: Iwona Brokowska Duda

Kiedy i w jakiej postaci tworzyć dokumenty, gdy sprawy są dokumentowane tradycyjnie lub elektronicznie? Na te i wiele innych pytań odpowiemy w trakcie spotkania.

Celem warsztatów jest przekazanie praktycznej wiedzy i umiejętności z zakresu sposobu działania podmiotów (instytucji publicznych, urzędów, spółek akcyjnych Skarbu Państwa, placówek zdrowotnych, szkół wyższych, instytutów badawczych, itp.), które w swojej pracy wdrożyły systemy teleinformatyczne do obsługi zarządzania dokumentacją.
Większość podmiotów, choć ma systemy klasy EZD, nie zdecydowała się na przejście do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją i nadal dokumentuje sprawy w sposób tradycyjny, wspierając się systemem teleinformatycznym. Generuje to liczne pytania i wątpliwości, jak radzić sobie w bieżącej obsłudze dokumentacji, np. co odkładać a co nie do akt spraw w postaci papierowej.
Podmioty, które wdrożyły EZD jako podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, potrzebują natomiast wsparcia w obsłudze składów chronologicznych czy składów informatycznych nośników danych. W ramach warsztatów zaprezentowane zostaną konkretne rozwiązania i propozycje odpowiedzi na powyższe, jak i inne, wątpliwości, zobrazowane funkcjonalnościami jednego z systemów klasy EZD, tj. systemu EZD TiMSI e-Kancelaria.

Do udziału zapraszamy:

  • kadrę kierowniczą;
  • członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją;
  • koordynatorów czynności kancelaryjnych
  • archiwistów i zarządców dokumentacją;
  • pracowników spółek Skarbu Państwa;
  • pracowników podmiotów publicznych działających w systemach EZD i EOD

Warsztaty prowadzą: dr Ewa Perłakowska – ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener i wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych;
Dagmara Niemczyk – ekspert i praktyk w zakresie informatyzacji administracji publicznej; bierze aktywny udział we wdrożeniach systemów klasy EZD, organizuje szkolenia, audyty oraz czynnie uczestniczy w pracach optymalizujących zasady zarządzania dokumentacją w systemach klasy EZD w jednostkach administracji publicznej.

Program

  1. Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
    • system tradycyjny a system EZD;
    • podstawowe pojęcia: dokument, dokument elektroniczny, sprawa, dokumentacja;
    • podstawy prawne w zarządzaniu dokumentacją;
    • bezdziennikowy system kancelaryjny i jednolity rzeczowy wykaz akt;
    • rejestracja spraw;
    • instrukcja kancelaryjna;
    • wskazywanie wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania spraw.
  2. Zasady pracy kancelaryjnej w systemie tradycyjnym ze wspomaganiem systemu EZD
    • przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci;
    • tworzenie i obsługa składów informatycznych nośników danych;
    • zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej;
    • obsługa sprawy tradycyjnej ze wsparciem systemu;
    • tworzenie pism i ich akceptacja z wykorzystaniem systemu;
    • wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal), choć sprawa jest dokumentowana tradycyjnie;
  3. Zasady pracy kancelaryjnej w systemie EZD
    • przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci;
    • tworzenie i obsługa składów (chronologicznych i informatycznych nośników danych);
    • zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej;
    • obsługa sprawy elektronicznej i sprawy tradycyjnej;
    • tworzenie pism i ich akceptacja;
    • wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal), choć sprawa jest dokumentowana elektronicznie;
  4. Składy – organizacja, zarządzanie i obsługa
    • gdzie i ile składów zorganizować;
    • jak zarządzać pismami w składach – zależności od prowadzonych spraw;
    • obsługa pudeł i informatycznych nośników danych.
  5. Archiwizacja spraw elektronicznych i tradycyjnych oraz składów
    • jak zarchiwizować sprawę elektroniczną – zasady prawne i praktyka pracy;
    • jak zarchiwizować sprawę tradycyjną – zasady prawne i praktyka pracy;
    • jak zarchiwizować składy – zasady prawne i praktyka pracy.
  6. Pytania, dyskusja, studium przypadku.

RAMOWY HARMONOGRAM:
09:30 – kawa na początek dnia
10:00 – rozpoczęcie zajęć
12:30 – przerwa na lunch
13:00 – kontynuacja zajęć
14:45 – przerwa na kawę
15:00 – kontynuacja zajęć
16:00 – zakończenie

Dagmara Niemczyk

Ekspert, doradca, trener w zakresie informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne, organizacji pracy w e-Urzędzie, wdrażania systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
Pasjonuje ją wszystko, co jest związane z dokumentem elektronicznym, systemami klasy EZD i e-Usługami dla obywateli i przedsiębiorców.
W przeszłości pracownik Urzędu Wojewódzkiego w Częstochowie, Urzędu Miasta Częstochowy oraz Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, w którym odpowiadała za wdrożenie systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).
Jako trener z wieloletnim doświadczeniem prowadzi liczne szkolenia związane z informatyzacją administracji publicznej. Promuje wśród kadry urzędniczej zagadnienia związane z nowoczesną organizacją pracy w e-Urzędzie, a także zalety płynące z wymiany informacji w postaci elektronicznej pomiędzy komórkami organizacyjnymi oraz innymi podmiotami.
Jako były pracownik administracji publicznej doskonale zna postawy urzędników oraz ich obawy związane z przejściem z papierowej do elektronicznej administracji.
Absolwentka Politechniki Częstochowskiej, członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.