szkolenie on-line
SZKOLIMY JUŻ 32 LATA, ZAUFAŁO NAM PONAD 100 000 OSÓB

11
marca
2025

XXIV FORUM KOORDYNATORÓW CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

koordynator: Beata Kurpiewska

Zapraszamy do udziału w XXIV Forum Koordynatorów Czynności Kancelaryjnych. Od 1 stycznia 2025 r. znaczna część podmiotów publicznych weszła w pełni w stosowanie doręczeń elektronicznych. Pojawiły się pierwsze doświadczenia, ale też problemy. Z tego względu po raz kolejny tematem wiodącym forum będą e-Doręczenia oraz różne zagadnienia związane z ich funkcjonowaniem: prawne, faktyczne, organizacyjne i techniczne.
Po każdym prezentowanym temacie przewidziany jest czas na zadawanie pytań i na dyskusję!
Liczymy na to, że niezwykle cenieni prelegenci będą gwarancją wysokiego poziomu naszego forum.
Serdecznie zapraszamy!

Czas trwania szkolenia od 9:00 do 15:30
9:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
9:10 Doręczenia elektroniczne – doświadczenia i wątpliwości po pierwszych tygodniach – propozycje rozwiązań.
  1. Problemy techniczne
    • opóźnienia i synchronizacja systemów – przesyłki i dowody
    • rozliczalność Bazy Adresów Elektronicznych – założenia i stan obecny
    • pojemność skrzynek podmiotów publicznych – potencjalne problemy
    • masowe odpytywanie BAE
  2. Problemy proceduralne
    • zgodność wniosków elektronicznych ze wzorami dokumentów
    • pewność doręczenia do właściwej osoby
    • potencjalne problemy z rozliczaniem kosztów PURDE/PUH
  3. Inne problemy i propozycje zgłoszone przez grupę roboczą ds. eDoręczeń przy KWRiST
Artur Prasal
(p.o. Zastępcy Dyrektora w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi. Nadzoruje zadania związane m.in. z rozwojem systemu do zarządzania dokumentacją elektroniczną, podpisu elektronicznego, usługami elektronicznymi, doręczeniami elektronicznymi. Autor wielu publikacji dot. procedur eAdministracji.)
10:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
10:30 Przerwa
10:50 Proces wdrożenia, pierwsze doświadczenia i bariery - wybrane zagadnienia z problematyki funkcjonowania e-Doręczeń w JST
  1. Zakres zadań oraz skład zespołu wdrażającego, zadania i plany utrzymaniowe po wdrożeniu.
  2. Systemy dziedzinowe, dedykowane, wspomagające proces obiegu dokumentacją jako jedno z większych wyzwań związanych z e-Doręczeniami.
  3. Wdrożenie PUH – czy warto wdrożyć usługę hybrydową wcześniej?
  4. Weryfikacja posiadania adresu w BAE
  5. Pierwsze doświadczenia i problemy po uruchomieniu usługi e-Doręczeń
  6. e-Doręczenia w służbie wdrażania EZD
Tomasz Karaś
(kierownik Oddziału Zarządzania Dokumentacją i Archiwum zakładowe w Urzędzie Miasta Krakowa, koordynator czynności kancelaryjnych, archiwista, wdrożeniowiec systemów klasy EZD, kierownik projektów informatycznych związanych z wdrożeniem EZD realizowanych z wykorzystaniem podejścia PRINCE2®, Agile®, członek kierownictwa zespołu zadaniowego ds. e-Doręczeń w UMK. Doktorant Instytutu Historii i Archiwistyki Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie. Członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Autor artykułów naukowych z zakresu zarządzania dokumentacją w administracji samorządowej oraz problematyki EZD)
11:50 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
12:10 Przerwa
12:30 Przesyłki wpływające i wychodzące usługą PURDE i usługą PUH w aktach sprawy
  1. Usługi PURDE i PUH - charakterystyka i różnice
  2. Elementy przesyłki wpływającej nadawanej usługą PURDE
  3. Elementy przesyłki wpływającej nadawanej usługą PUH
  4. Dokumentowanie wysyłki realizowanej w ramach usługi PURDE w elektronicznych aktach sprawy
  5. Dokumentowanie wysyłki realizowanej w ramach usługi PUH w elektronicznych aktach sprawy
  6. Gromadzenie dowodów związanych z przyjmowaniem i nadawaniem przesyłek w ramach e-Doręczeń w aktach spraw dokumentowanych papierowo.
dr Elżbieta Wróblewska
(główny specjalista kierujący pracami Wydziału Zarządzania Obiegiem Dokumentów i Archiwum, administrator biznesowy EZD w Ministerstwie Finansów)
13:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
13:50 Przerwa
14:10 Doręczenia elektroniczne a dokumentowanie spraw sposobem elektronicznym i tradycyjnym
W wystąpieniu omówione zostaną zasady dokumentowania spraw w świetle obowiązujących instrukcji kancelaryjnych. Skonfrontowane to będzie z przepisami szczególnymi w innych aktach prawnych oraz ze zmianami wprowadzonymi wraz z wdrożeniem doręczeń elektronicznych.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
15:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
15:30 Zakończenie XXIV Forum KCK.

Tomasz Karaś

Kierownik Referatu Ds. Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie Miasta Krakowa, koordynator czynności kancelaryjnych, archiwista, wdrożeniowiec systemów klasy EZD, kierownik projektów informatycznych związanych z wdrożeniem EZD realizowanych z wykorzystaniem podejścia PRINCE2®, Agile®, doktorant Instytutu Historii i Archiwistyki Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie. Członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Autor artykułów naukowych z zakresu zarządzania dokumentacją w administracji samorządowej oraz problematyki EZD

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Artur Prasal

p.o. Zastępcy Dyrektora w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi. Nadzoruje zadania związane m.in. z rozwojem systemu do zarządzania dokumentacją elektroniczną, podpisu elektronicznego, usługami elektronicznymi, doręczeniami elektronicznymi. Autor wielu publikacji dot. procedur eAdministracji.

Elżbieta Wróblewska

Zastępca dyrektora Biura Zamówień Publicznych i Obiegu Dokumentów w Ministerstwie Finansów, gdzie nadzoruje zadania związane z organizacją pracy kancelarii głównej, składu chronologicznego, archiwum zakładowego i zapewnieniem elektronicznego zarządzania dokumentacją przy wykorzystaniu narzędzi elektronicznych. Absolwentka Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii najnowszej i archiwistyki, wieloletni koordynator czynności kancelaryjnych w instytucjach administracji publicznej szczebla rządowego, administrator biznesowy EZD, administrator ePUAP i skrzynki e-Doręczeń. Przewodniczyła pracom kilku zespołów wdrażających systemy klasy EZD, w latach 2018-2021 uczestniczyła w posiedzeniach Rady Użytkowników EZD RP. Członek zespołu przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, którego zadaniem było przygotowanie instrukcji kancelaryjnej dla ministerstw. W ramach tych prac zaproponowała zasady postępowania z dokumentacją w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych. Członek Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji obecnej kadencji. Zawodowo interesuje się organizacją pracy kancelarii współczesnej ze szczególnym uwzględnieniem wykorzystania nowoczesnych technologii w zarządzaniu dokumentacją i danymi elektronicznymi, wytwarzanymi i gromadzonymi w systemach teleinformatycznych i poza nimi. Założycielka i pierwszy administrator grupy „Praca dla archiwisty” na portalu społecznościowym Facebook.