szkolenie on-line

16
listopada
2021

XXXIII seminarium w cyklu SKŁADOWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW "ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI W PODMIOTACH – AKTUALNE ZAGADNIENIA"

koordynator: Iwona Brokowska Duda

W CPI SZKOLIMY ON-LINE
Więcej ...

PARP dofinansowuje szkolenia CPI

Zapraszamy do udziału w trzydziestym trzecim seminarium dotyczącym wyzwań w działalności archiwów oraz w procesie archiwizacji dokumentacji.
Głównym tematem seminarium będzie postępowanie z dokumentacją w postaci elektronicznej w systemach klasy EZD oraz na informatycznych nośnikach danych. Dopełnieniem tego tematu będzie prezentacja aspektów prawnych, praktycznych i technologicznych w tworzeniu paczek archiwalnych w procesie przekazywania elektronicznych materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
W ramach seminarium przybliżymy – ważny dla archiwistów – temat postępowania z archiwalną dokumentacją pracowniczą po zmianach w Kodeksie Pracy.

Serdecznie zapraszamy do udziału. Przewidzieliśmy czas na pytania do prelegentów i dyskusję.

9:00 Przyjęcie prowadzenia seminarium, kilka zdań na początek
dr Ewa Perłakowska
(ekspert, analityk i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
9:10 Postępowanie z dokumentacją pracowniczą po 1 stycznia 2019 r. z perspektywy archiwisty zakładowego
  • Co zmieniło się po 1 stycznia 2019 r. w obszarze postępowania z dokumentacją pracowniczą?
  • Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
  • Nowy układ akt osobowych w kontekście archiwizacji i postępowania z dokumentacją pracowniczą w archiwum
  • Elektronizacja dokumentacji pracowniczej – czy dotyczy zasobu archiwum?
  • Dołączanie pojedynczych dokumentów do zarchiwizowanej dokumentacji pracowniczej – co wynika z przepisów Prawa pracy.
  • Której dokumentacji pracowniczej dotyczy wycofywanie z zasobu archiwum?
  • Zmiany w jednolitych rzeczowych wykazach akt w związku z nowymi regulacjami.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert, analityk i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
10:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
10:30 Jak przygotować i przeprowadzić archiwizację w systemie EZD?
  • Różnice między archiwizacją tradycyjną a archiwizacją w EZD i co z tego wynika.
  • Weryfikacja błędów związanych z klasyfikacją, kompletnością akt i metadanymi dokumentów – jak przy pomocy ogólnodostępnych narzędzi wyszukać błędne tytuły spraw, używane skróty w tytułach czy błędne postępowanie z dokumentami papierowymi itp.
  • Co się stanie gdy pracownik nie przekaże w EZD elektronicznych akt?
  • Kiedy i jak przeprowadzić automatyczną archiwizację w EZD.
  • Czy archiwizować sprawy prowadzone pomocniczo w systemie EZD?
Paweł Wlezień
(od blisko 20 lat archiwista zakładowy, prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki)
11:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
11:50 Przerwa
12.20 Archiwizacja dokumentacji na informatycznych nośnikach danych.
  • Archiwizacja składów informatycznych nośników danych – opracowanie, ewidencja.
  • Archiwizacja dokumentacji na informatycznych nośnikach danych, które są częścią papierowych akt spraw, a nie zostały przypisane do składów lub składów w podmiocie nie utworzono – możliwe rozwiązania, opracowanie, ewidencja.
Iwona Fischer
(Archiwum Narodowe w Krakowie)
13:05 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
13.15 Przekazywanie elektronicznych materiałów archiwalnych do archiwów państwowych – aspekty proceduralne
  • Elektroniczne materiały archiwalne – co to jest?
  • Procedura przekazywania elektronicznych materiałów archiwalnych do archiwów państwowych zgodnie z obowiązującym stanem prawnym.
  • Planowane zmiany regulacji prawnych dotyczących przekazywania elektronicznych materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert, analityk i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
13.45 Paczka archiwalna – uwarunkowania prawne, techniczne i merytoryczne. Wizualizacja zawartości paczki. Kluczowe problemy i propozycje rozwiązań.
  • Paczka archiwalna - uwarunkowania prawne (ustawa o archiwach i przepisy wykonawcze)
  • Struktura paczki archiwalnej - wymogi techniczne.
  • Zawartość paczki - rodzaje dokumentów i ich metadane
  • Różnice pomiędzy "paczką archiwalną" a "paczką eADM".
  • Wizualizacja zawartości "paczki archiwalnej" oraz "paczki eADM" -> dostępne narzędzia.
  • Kluczowe problemy i propozycje rozwiązań:
    • Co to znaczy, że do paczki eADM stosuje się "odpowiednio" przepisy dotyczące paczki archiwalnej.
    • Upowszechnienie standardu paczki eADM jako istotny czynnik na rzecz poprawy jakości / uporządkowania akt przekazywanych do AP.
Adam Grytner
(Prezes ABC PRO Elektronizacja Prawa w Administracji i Biznesie; redaktor Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego dla Wydawnictwa C.H.Beck)
14:45 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
15.00 Zakończenie XXXIII seminarium

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Ryszard Adam Grytner

Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.
W latach 1979-2002 w administracji publicznej, m.in. pełnił funkcje Sekretarza Miasta Siedlce oraz Dyrektora Generalnego Urzędu Wojewódzkiego w Siedlcach.
Zajmuje się tworzeniem systemów informatycznych związanych z szeroko rozumianą „elektronizacją prawa”, jak również kontroli i nadzoru i funkcjonowania administracji. Jest autorem szeregu rozwiązań w tym zakresie oraz licznych publikacji.
Obecnie: Prezes ABC PRO Sp. z o.o.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Paweł Wlezień

Z wykształcenia historyk, archiwista zakładowy. Kilkanaście lat pracy w archiwum zakładowym zaowocowało bogatym doświadczeniem, związanym nie tylko z pracą w archiwum, ale również z organizacją pracy kancelaryjnej we współczesnej administracji. Od kilku lat aktywnie uczestniczy i poznaje zagadnienia związane z elektronicznymi systemami zarządzania. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników czy współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Od wielu lat prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki. Autor blogu: www.o-archiwum.pl