seminarium

22
maja
2018

XXVII seminarium w cyklu SKŁADOWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW NOWE WYZWANIA W DZIAŁALNOŚCI ARCHIWÓW – archiwizacja specyficznych rodzajów dokumentacji oraz RODO w archiwach

koordynator: Iwona Brokowska Duda

Od kilku miesięcy gorącym tematem jest unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Odbywają się liczne szkolenia. We wszystkich organizacjach prowadzone są prace wdrożeniowe dla nowych rozwiązań prawnych. Niewiele mówi się jednak – w tym kontekście – o działalności archiwów, które dysponują szerokim spektrum danych osobowych, także wrażliwych. Z tego względu znaczną część seminarium poświęcimy ochronie danych osobowych w działalności archiwów.
Drugą część seminarium zdominują tematy, które zgłosili uczestnicy wcześniejszych seminariów, dotyczące archiwizacji specyficznych rodzajów dokumentacji. Wciąż za takie uważane są elektroniczne akta spraw w systemach klasy EZD oraz dokumentacja zgromadzona w składach. Mało dostrzeganym w działalności archiwów rodzajem dokumentacji są też tak zwane archiwalia-muzealia czy druki ulotne. Ich archiwizacja jest szczególnie trudna, ponieważ brakuje jednoznacznych zaleceń metodycznych.
Wszystkie przedstawione powyżej zagadnienia mieszczą się więc w problematyce nowych wyzwań w działalności archiwów.
Obecny program został zaplanowany tak, by pozostawić ekspertom czas na dokładne przeanalizowanie poszczególnych tematów oraz by możliwe było zadawanie pytań i przeprowadzenie dyskusji.
Zapraszamy!

22 maja 2018 r.
10:00 Przyjęcie prowadzenia seminarium, kilka zdań na początek
dr Ewa Perłakowska,
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
10:10 Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) w działalności archiwów
adw. dr Grzegorz Sibiga
(Instytut Nauk Prawnych PAN w Warszawie, Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy)
11:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
12:00 Przerwa na lunch
12:30 Archiwalne opracowanie druków ulotnych i archiwaliów-muzealiów, czyli o postępowaniu z cennymi archiwaliami ukrytymi w teczkach i nietypowymi rzeczami w archiwach
  • Definicja i rodzaje druków ulotnych (np. afisze, zaproszenia, plakaty, ulotki, bilety, kalendarze).
  • Druki ulotne jako materiały archiwalne.
  • Zasady gromadzenia i porządkowania druków ulotnych.
  • Techniczne zabezpieczenie druków ulotnych.
  • Archiwalia-muzealia. Archiwalny dylemat – do archiwum czy do muzeum?
  • Gromadzenie i ewidencjonowanie archiwaliów-muzealiów (np. odznaczenia, sztandary, proporczyki, gadżety reklamowe, kubki, smycze).
  • Jak zabezpieczyć nietypowy materiał archiwalny, czyli co podpowie nam konserwator-muzealnik.
  • Curiosa w zbiorach archiwów państwowych.
Iwona Fischer
(Archiwum Narodowe w Krakowie)
13:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
13:45 Jak archiwizować elektroniczne akta spraw w systemie EZD - okiem praktyka
  • Różnice w archiwizacji akt spraw tradycyjnych oraz elektronicznych i co z tego wynika.
  • Jak przygotować się do archiwizacji wykorzystując raporty w systemach EZD?
  • Typowe problemy i błędy związane z archiwizacją akt spraw i jak sobie z nimi radzić.
  • Odmowa przejęcia akt.
  • Co się stanie gdy pracownik nie przekaże w EZD elektronicznych akt?
  • A może automatyczna archiwizacja?
Paweł Wlezień
(od blisko 20 lat archiwista zakładowy, prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki)
14:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
14:45 Przerwa na kawę
15:00 Archiwizacja składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych – zasady porządkowania, ewidencjonowania i obsługi w archiwum
  • Pojęcie składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych oraz ich liczba i rodzaje.
  • Sposób bieżącej obsługi składów.
  • Zakres prac porządkowych w stosunku do dokumentacji w składach.
  • Ewidencja składów.
  • Obsługa archiwalna składów.
dr Ewa Perłakowska,
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
15:45 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
16:00 Zakończenie seminarium, wręczenie certyfikatów

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Grzegorz Sibiga

Doktor prawa, kierownik Zakładu Prawa Administracyjnego w Instytucie Nauk Prawnych PAN w Warszawie, adwokat współpracujący w Kancelarią Traple, Konarski i Wspólnicy. Zajmuje się prawem administracyjnym, w szczególności prawem do informacji, ochroną danych osobowych i innych informacji prawnie chronionych, e-administracją, a także postępowaniem administracyjnym. Redaktor, autor i współautor licznych publikacji naukowych w tym zakresie. Członek rad programowych czasopism: "Prawo Mediów Elektronicznych" i „Informacja w Administracji Publicznej” oraz członek rady konsultacyjnej miesięcznika "IT w administracji". Ekspert sejmowy w pracach parlamentarnych nad ustawami prawa administracyjnego, w tym m.in. o ewidencji ludności, dowodach osobistych, informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publicznej oraz nowelizacją ustawy o dostępie do informacji publicznej z 2011 r.

Paweł Wlezień

Z wykształcenia historyk, archiwista zakładowy. Kilkanaście lat pracy w archiwum zakładowym zaowocowało bogatym doświadczeniem, związanym nie tylko z pracą w archiwum, ale również z organizacją pracy kancelaryjnej we współczesnej administracji. Od kilku lat aktywnie uczestniczy i poznaje zagadnienia związane z elektronicznymi systemami zarządzania. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników czy współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Od wielu lat prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki. Autor blogu: www.o-archiwum.pl