szkolenie on-line

12
października
2021

ZASADY OBIEGU I ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW PAPIEROWYCH I ELEKTRONICZNYCH

koordynator: Iwona Brokowska Duda

W CPI SZKOLIMY ON-LINE
Więcej ...

PARP dofinansowuje szkolenia CPI

Cel szkolenia:

  • Nabycie, zaktualizowanie i pogłębienie wiedzy oraz umiejętności z zakresu zarządzania dokumentacją oraz wiedzy niezbędnej do zgodnej z obowiązującymi przepisami organizacji pracy w kancelarii / archiwum jednostki organizacyjnej
  • Omówienie przepisów znowelizowanej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
  • Zapoznanie się z prawidłowym prowadzeniem i archiwizacją dokumentacji kadrowo-płacowej

Adresaci:
Osoby zajmujące się archiwizacją w jednostkach oraz prowadzące archiwum zakładowe w urzędach i innych instytucjach, wszyscy zainteresowani tematyką szkolenia. Pracownicy działów administracyjnych, HR, sekretariatów.

Szkolenie prowadzi: Adam Parysz, Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji oraz Inspektor Ochrony Danych.

Czas trwania szkolenia: od 9.00 do ok. 14.30

Program szkolenia:

  1. Rodzaje współczesnej dokumentacji:
    • dokument – dowód pierwszorzędny – pojęcie, rodzaje
    • kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
    • dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akt spraw.
  2. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie:
    • Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego, kadr, ochrony danych osobowych .
    • Podstawowe konstrukcje prawa w zakresie archiwizacji, kadr, ochrony danych osobowych.
  3. Zmiany w okresie przechowywania akt osobowych wprowadzone 1 stycznia 2019 r.
    • Obniżenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat – kogo dotyczy?
    • Obowiązki pracodawców w zakresie sprawozdawczości.
    • Umożliwienie prowadzenia akt w formie elektronicznej – na jakich zasadach?
  4. Zabezpieczenie danych w archiwum zgodnie z nowelizacją Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach obowiązujące od dnia 4 maja 2019 r.
    • Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji udostępniania akt.
    • Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję.
    • Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów.
    • Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób których dane dotyczą.
    • Prowadzenie rejestru zawartych umów.
  5. Instrukcja Kancelaryjna a archiwum zakładowe:
    • Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
    • klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji (kat. A, B, BE, Bc)
    • postępowanie z dokumentacją elektroniczną
    • przekazywanie akt do archiwum zakładowego
    • porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych
    • opisywanie teczek
    • sporządzanie ewidencji.
  6. Instrukcja archiwalna:
    • organizacja i zadania archiwum zakładowego/składnicy akt
    • lokal archiwum zakładowego/składnicy akt
    • przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt
    • przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji (spis zdawczoodbiorczy, wykaz spisów)
    • przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
    • przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
    • udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym/składnicy akt
    • wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
    • nowe zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
    • sprawozdawczość archiwum zakładowego
    • postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki.
  7. Procedura brakowania dokumentacji:
    • analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur
    • niszczenie akt a brakowanie dokumentacji
    • jak długo należy przechowywać akta w podmiocie (aspekt służbowy, kontrolny, socjalny i historyczny)?
    • kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać?
    • zniesienie wzorów formularzy dot. brakowania i co z tego wynika?
    • typowanie dokumentacji do zniszczenia
    • sporządzanie wniosku na brakowanie.

Adam Parysz

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji w PNBU „BT” Teresa Buzińska oraz Inspektor Ochrony Danych w Gminie Lądek. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (3 645h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 4046 przeszkolonych uczestników) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie ponad 230 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji,, Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno –Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W zakresie ochrony danych osobowych szkolił m. in. ING Bank Śląski, Powiatowy Urząd Pracy w Piotrkowie Trybunalskim, Fenice Poland, Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie i Podlaski Urząd Wojewódzki. Współpracuje m. in. z Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze, Ośrodek Kształcenia Samorządu Terytorialnego im. Waleriana Pańki FRDL, ADEPTS.C., Fundacja Rozwoju i Ochrony Komunikacji Elektronicznej FORCE, SUKCES C.R. Edyta Szczerkowska, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Szkoleniowe w Łodzi.