forum

18
maja
2021

XXXII seminarium w cyklu SKŁADOWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI W SYSTEMACH KLASY EZD I W POSTACI TRADYCYJNEJ

koordynator: Iwona Brokowska Duda

NOWA FORMA SZKOLEŃ W CPI
Szkolenia zdalne to nowe rozwiązanie, które idealnie sprawdzi się w obecnej sytuacji epidemicznej. Bez wychodzenia z domu możesz skorzystać ze specjalistycznej wiedzy naszych prelegentów.
Nie ma potrzeby podróżowania i gromadzenia się w większych grupach. Szkolenia zdalne posiadają wszystkie atuty szkoleń stacjonarnych, bez konieczności dojazdu do naszych sal szkoleniowych.
Więcej ...

PARP dofinansowuje szkolenia CPI

Zapraszamy do udziału w trzydziestym drugim seminarium dotyczącym nowych wyzwań w działalności archiwów zakładowych oraz w procesie archiwizacji dokumentacji.
Tym razem chcielibyśmy się z Państwem podzielić wiedzą i doświadczeniem na temat procesu archiwizacji dokumentacji w podmiotach, ze szczególnym uwzględnieniem współpracy między komórkami organizacyjnymi a archiwami zakładowymi. Dużo miejsca poświęcimy problematyce opracowania dokumentacji na styku systemu tradycyjnego i systemów teleinformatycznych. Odrębnym tematem będzie kwestia postępowania z dokumentacją w podmiocie reorganizowanym lub likwidowanym, to znaczy zasad postępowania z dokumentacją tradycyjną, dokumentacją w składach czy dokumentacją elektroniczną w systemach klasy EZD.

Serdecznie zapraszamy do udziału. Przewidzieliśmy czas na pytania do prelegentów i dyskusję.

Program
9:00 Przyjęcie prowadzenia seminarium, kilka zdań na początek dr Ewa Perłakowska
(ekspert, analityk i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
9:10 Archiwizacja spraw dokumentowanych papierowo, prowadzonych pomocniczo w systemie klasy EZD
  • Kiedy w praktyce występują sprawy papierowe i czy zawsze tylko wtedy kiedy mówią o tym przepisy instrukcji kancelaryjnej lub inne przepisy prawa?
  • Po co nam system teleinformatyczny dla spraw, które prowadzimy papierowo
  • Różnice w archiwizacji spraw papierowych i elektronicznych prowadzonych w systemie klasy EZD
    1. Postępowanie z nośnikami informatycznymi
    2. Postępowanie z naturalnymi dokumentami elektronicznymi
    3. Weryfikacja podpisów elektronicznych
    4. Identyfikacja papieru z odwzorowaniem i dokumentu elektronicznego z wydrukiem
    5. Dekretacja zastępcza – spojrzenie praktyczne
  • Przekazywanie spraw papierowych do archiwum zakładowego – co trzeba a co można zrobić w systemie klasy EZD
dr Elżbieta Wróblewska
(koordynator czynności kancelaryjnych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego, administrator aplikacji EZD PUW i Kierownik Projektu „Utrzymanie i rozwój Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w MKiDN”.)
10:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
10:30 Opis teczki aktowej – opis sprawy elektronicznej. Analogie i różnice w sposobie opracowania dokumentacji tradycyjnej i dokumentacji elektronicznej.
  • Podstawowe definicje (teczka aktowa, spis spraw, sprawa, dokument, metadane).
  • Opracowanie dokumentacji tradycyjnej w teczkach aktowych:
    1. kiedy zakładamy teczkę i jak ją opisujemy,
    2. zasady formułowania tytułu teczki,
    3. dodatkowe elementy tytułu teczki,
    4. dodatkowe uwagi w ewidencji jako uzupełnienie tytułu teczki,
    5. zasady pisowni tytułów teczek,
    6. spis spraw w teczce aktowej
  • Opracowanie dokumentacji elektronicznej w systemach klasy EZD:
    1. opis sprawy - metadane,
    2. wytyczne dot. opisu sprawy w systemach klasy EZD,
    3. katalogi dobrych praktyk/przykładowe propozycje.
  • Porównanie elementów opisu teczki w systemie tradycyjnym z opisem sprawy w systemie klasy EZD – w kontekście tworzenia ewidencji archiwalnej:
    1. najważniejsze elementy opisu służące do sprawnego wyszukiwania informacji na wszystkich etapach udostępniania dokumentacji - analogie i różnice,
    2. wykorzystanie metodyki wypracowanej przy dokumentacji tradycyjnej do zarządzania dokumentacją elektroniczną.
Iwona Fischer
(Archiwum Narodowe w Krakowie)
11:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
11:50 Przerwa
12:20 Systemy dziedzinowe oraz systemy bazodanowe – wprowadzenie do problematyki archiwizacji.
Przedmiotem mojego wystąpienia będzie problematyka danych z systemów dziedzinowych i baz danych, które od lat 90 – tych pojawiają się w urzędach i stają się lub przynajmniej powinny stać przedmiotem zainteresowania również archiwisty zakładowego. Zarysuję wyzwania jakie dokumentacja ta stawia przed archiwistą, najpierw przy jej przejęciu a potem zabezpieczeniu. Instrukcje archiwalne zwykle nie wspominają o tej dokumentacji i na próżno można szukać w nich wskazań jak postępować. Dlatego jednym z celów mojego wystąpienia będzie odpowiedzieć na pytanie praktyczne - co może zrobić archiwista zakładowy aby zachować takie materiały archiwalne oraz jak najlepiej je przygotować do przekazania do archiwum państwowego.
Paweł Wlezień
(od blisko 20 lat archiwista zakładowy, prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki)
13:20 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
13:40 Postępowanie z dokumentacją bieżącą i archiwalną w przypadku reorganizacji lub ustania działalności podmiotu
dr Ewa Perłakowska
(ekspert, analityk i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
14:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
15:00 Zakończenie XXXII seminarium

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Paweł Wlezień

Z wykształcenia historyk, archiwista zakładowy. Kilkanaście lat pracy w archiwum zakładowym zaowocowało bogatym doświadczeniem, związanym nie tylko z pracą w archiwum, ale również z organizacją pracy kancelaryjnej we współczesnej administracji. Od kilku lat aktywnie uczestniczy i poznaje zagadnienia związane z elektronicznymi systemami zarządzania. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników czy współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Od wielu lat prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki. Autor blogu: www.o-archiwum.pl

Elżbieta Wróblewska

doktor nauk humanistycznych w zakresie historii najnowszej i archiwistyki, absolwentka Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, administrator biznesowy EZD w Ministerstwie Finansów, wieloletni koordynator czynności kancelaryjnych w jednostkach administracji rządowej (Kuratorium Oświaty w Warszawie, Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu), w latach 2019-2021 członek Rady Użytkowników EZD RP, członek zespołu do opracowania wzoru instrukcji kancelaryjnej dla urzędów obsługujących naczelne organy administracji rządowej przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, założycielka i pierwszy administrator grupy „Praca dla archiwisty” na portalu społecznościowym Facebook.