szkolenie on-line

29
czerwca
2021

ARCHIWIZACJA WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI

koordynator: Iwona Brokowska Duda

W CPI SZKOLIMY ON-LINE
Więcej ...

PARP dofinansowuje szkolenia CPI

Głównym celem seminarium jest przybliżenie zasad archiwizacji współczesnej dokumentacji.
Występuje ona w różnej postaci oraz w różnych jej rodzajach i typach. Z tego względu w trakcie pierwszej części seminarium przedstawione zostaną przede wszystkim szczegółowe informacje na temat porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji aktowej w postaci papierowej i elektronicznej (akta spraw, dokumentacja nietworząca akt spraw, dokumentacja w składach) w systemie tradycyjnym oraz w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją. W drugiej części spotkania omówione zostaną zasady archiwizacji specyficznych rodzajów dokumentacji, takich jak fotografie, filmy, nagrania, afisze, plakaty, dokumentacja techniczna, dokumentacja projektów unijnych).

Seminarium – choć zdalne – będzie miało formę warsztatów, czyli wykładu pozwalającego na przekazywanie wiedzy, zwłaszcza teoretycznej, połączonego z przedstawieniem praktycznych przykładów (łączenie teorii z praktyką), pod kątem wykorzystania wiedzy teoretycznej w rozwiązywaniu konkretnych sytuacji problemowych

Do udziału zapraszamy:

  • koordynatorów czynności kancelaryjnych;
  • archiwistów i zarządców dokumentacji;
  • urzędników;
  • pracowników zobowiązanych do uporządkowania i archiwizacji dokumentacji.

Prowadzące seminarium:
dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, systemów workflow, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, archiwizacji dokumentacji; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019).
Iwona Fischer – historyk-archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie; specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji; trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.); wykładowca akademicki; współautorka książki „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019)

Czas trwania szkolenia od 9.00 do ok. 15.00

Program:
Wprowadzenie do procesu archiwizacji dokumentacji:

  • stan prawny w zakresie archiwizacji dokumentacji;
  • podstawowe pojęcia kancelaryjne i archiwalne;
  • współczesne systemy kancelaryjne i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych i ich wpływ na stan dokumentacji;
  • określanie kwalifikacji archiwalnej dokumentacji i jej czasu przechowywania.
Zasady ogólne w zakresie porządkowania współczesnej dokumentacji
  • ustalanie rodzajów dokumentacji;
  • ocena stanu uporządkowania dokumentacji;
  • zasady przekazywania dokumentacji do archiwum.
Porządkowanie współczesnej dokumentacji aktowej
  • archiwizacja dokumentacji elektronicznej w systemach klasy EZD;
  • archiwizacja dokumentacji w składach chronologicznych i w składach informatycznych nośników danych;
  • porządkowanie dokumentacji tradycyjnej, w tym jej zabezpieczanie i opisywanie;
  • sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych.
Archiwizacja specyficznych rodzajów dokumentacji
  • archiwizacja fotografii analogowych i cyfrowych;
  • archiwizacja filmów i nagrań;
  • archiwizacja afiszy i plakatów;
  • archiwizacja dokumentacji technicznej;
  • archiwizacja dokumentacji projektów unijnych
  • sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych.
Przekazywanie i przyjmowanie dokumentacji do archiwum
  • obowiązki komórki organizacyjnej;
  • czynności wykonywane przez archiwistę;
  • obsługa w archiwum przejętej dokumentacji.
ZAJĘCIA PRAKTYCZNE
  • Wyliczanie okresów przechowywania.
  • Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych dla uporządkowanej dokumentacji aktowej.
  • Opisywanie fotografii.
  • Opisywanie nagrań i filmów.
  • Opisywanie plakatów i afiszy.
Pytania, dyskusja.

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.