seminarium stacjonarne i on-line

3
września
2020

ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ I JEJ ARCHIWIZACJA W INSTYTUCJI KULTURY

koordynator: Iwona Brokowska Duda

Formy udziału w szkoleniu, do Państwa wyboru:

  • stacjonarnie (w naszej sali konferencyjnej w Warszawie przy ul. Pory 78),
  • on-line (udział zdalny, więcej ... )

PARP dofinansowuje szkolenia CPI

Specyficzny status prawny instytucji kultury oraz ich zadań powodują, że szczególnie ważne jest odpowiednie postępowanie z dokumentacją w tych podmiotach.

Celem seminarium jest przybliżenie uczestnikom od strony praktycznej zasad bieżącej obsługi dokumentacji w instytucji kultury w oparciu o instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt. Szczegółowe omówienie sposobu porządkowania na stanowiskach pracy i w archiwum instytucji kultury różnych rodzajów dokumentacji.

Uczestnicy w trakcie warsztatów zdobędą umiejętności w zakresie rozpoznawania rodzajów dokumentacji oraz określania jej kwalifikacji archiwalnej. Pozyskają informację o zasadach rejestracji spraw i obsługi akt spraw w instytucji kultury. Nabędą także wiedzę o etapach i sposobie porządkowania dokumentacji, opisywania teczek aktowych oraz sporządzania ich ewidencji.

Do udziału zapraszamy:

  • pracowników instytucji kultury – państwowych, samorządowych i prywatnych
  • koordynatorów czynności kancelaryjnych;
  • archiwistów i zarządców dokumentacji;
  • kadrę kierowniczą.

Prowadzące seminarium:
dr Ewa Perłakowska – doktor nauk humanistycznych, historyk-archiwista, ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, systemów workflow, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019).
Iwona Fischer – historyk-archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie; specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji; trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.); wykładowca akademicki; współautorka książki „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019)

Czas trwania szkolenia od godz. 10.00 do ok. 16
Program:
CZĘŚĆ 1 - WYKŁAD
dla uczestników seminarium w trybie zdalnym oraz na miejscu

  1. Obowiązujący stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją w podmiotach publicznych oraz jej archiwizacji.
    • status prawny instytucji kultury;
    • obowiązki prawne instytucji kultury względem wytwarzanej i gromadzonej dokumentacji;
    • normatywy kancelaryjne i archiwalne (instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna) – zakres podmiotowy i przedmiotowy oraz procedury opracowania i wdrażania.
  2. Sytuacja kancelaryjna w instytucji kultury.
    • systemy kancelaryjne (system bezdziennikowy) oraz systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system tradycyjny, EZD);
    • podstawowe pojęcia kancelaryjne i archiwalne;
    • rodzaje i typy dokumentacji w instytucji kultury;
    • kwalifikacja archiwalna dokumentacji.
  3. Rejestracja i grupowanie dokumentacji w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt
    • rejestracja sprawy;
    • znakowanie sprawy i pism w sprawie;
    • gromadzenie i przechowywanie dokumentacji w teczkach aktowych.
  4. Archiwizacja dokumentacji w instytucji kultury
    • ocena stanu dokumentacji i ustalanie zasad porządkowania;
    • zasady przekazywania dokumentacji do archiwum instytucji kultury;
    • archiwizacja dokumentacji aktowej (porządkowanie, opis teczek, sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych);
    • archiwizacja innych rodzajów dokumentacji (fotograficzna, nagrania, afisze, plakaty i filmy).
CZĘŚĆ 2 – ZAJĘCIA PRAKTYCZNE
dla uczestników seminarium na miejscu
  • Wyliczanie okresów przechowywania.
  • Dobieranie klas z JRWA do prowadzonych spraw.
  • Rejestracja sprawy, znakowanie pism i kompletowanie akt sprawy.
  • Porządkowanie dokumentacji w ramach teczki aktowej.
  • Opisywanie fotografii.
  • Opisywanie nagrań i filmów.
  • Opisywanie plakatów i afiszy.
  • Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych dla uporządkowanej dokumentacji.
Pytania, dyskusja.

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.