1
września
2020
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT I KWALIFIKATOR DOKUMENTACJI W ELEKTRONICZNYM ZARZĄDZANIU DOKUMENTACJĄ ORAZ W SYSTEMIE TRADYCYJNYM – ZASADY OPRACOWANIA, WDRAŻANIA, STOSOWANIA I DOKONYWANIA ZMIAN
koordynator: Iwona Brokowska Duda
Formy udziału w szkoleniu, do Państwa wyboru:
- stacjonarnie (w naszej sali konferencyjnej w Warszawie przy ul. Pory 78),
- on-line (udział zdalny, więcej ... )
PARP dofinansowuje szkolenia CPI
Coraz powszechniejsze wdrażanie systemów teleinformatycznych w realizacji zadań, w szczególności w zarządzaniu dokumentacją, stawia pod dużym znakiem zapytania prawidłowość opracowania i wdrożenia jednolitych rzeczowych wykazów akt (JRWA) w dotychczasowym brzmieniu.
JRWA stanowi podstawę klasyfikacji dokumentacji oraz jej kwalifikacji archiwalnej. Jest podstawą rejestracji spraw w momencie ich wszczynania oraz znakowania pism i akt. Jego właściwe opracowanie, a następnie wdrożenie oraz stałe aktualizowanie przyczynia się do prawidłowego grupowania dokumentacji oraz określania czasu jej przechowywania. Skorelowanie zapisów JRWA i zapisów w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych (RODO) jest szczególnie istotne dla spójnego zarządzania dokumentami w systemie tradycyjnym, w systemach klasy EZD oraz w systemach dziedzinowych.
Niestety obecnie opracowywane i wdrażane JRWA nie zawsze są dostosowane do potrzeb podmiotów. Często powstają poprzez skopiowanie i drobną modyfikację rozwiązań przygotowanych dziesiątki lat temu. Są niedostosowane do współcześnie budowanych narzędzi informatycznych.
W niewielkim stopniu podmioty publiczne dostrzegają także korzyści płynące z możliwości opracowania kwalifikatora dokumentacji, będącego uzupełnieniem JRWA.
Celem seminarium jest więc szczegółowe omówienie zasad budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz kwalifikatora dokumentacji. W trakcie warsztatów uczestnicy nabędą praktyczne umiejętności w zakresie opracowywania ww. dokumentów oraz dokonywania w nich zmian i uzupełnień. Przećwiczone zostaną także elementy stosowania JRWA w procesie rejestracji spraw i znakowania dokumentacji.
Wśród uczestników seminarium zostanie rozlosowana książka „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (https://www.ksiegarnia.beck.pl/17367-procedury-elektronicznego-zarzadzania-dokumentacja-w-administracji-plyta-cd-grzegorz-abgarowicz)
Do udziału zapraszamy:
- koordynatorów czynności kancelaryjnych;
- archiwistów i zarządców dokumentacji;
- kadrę kierowniczą;
- członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją oraz systemy dziedzinowe;
- pracowników podmiotów publicznych i spółek Skarbu Państwa działających w systemach EZD i EOD.
Prowadząca seminarium:
dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, systemów workflow, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019).
Czas trwania – od godz. 9.30 do ok. 14.30
Program:
- Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
- współczesne systemy kancelaryjne;
- obowiązek prawny w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
- systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe
- pojęcie sprawy, pisma, akt sprawy, dokumentacji nietworzącej akt sprawy oraz teczki aktowej.
- Jednolity rzeczowy wykaz akt
- budowa JRWA
- system dziesiętny w oznaczaniu klas w JRWA
- na czym polega jednolitość klasyfikacji w JRWA?
- dokonywanie zmian w JRWA
- ćwiczenia praktyczne
- Kwalifikator dokumentacji
- budowa kwalifikatora
- przykłady współczesnych kwalifikatorów dokumentacji
- ćwiczenia praktyczne
Tryb wprowadzania jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikatora dokumentacji w porozumieniu z archiwami państwowymi
- podstawy prawne procedury opracowania i uzgadniania JRWA;
- projektowanie zarządzenia lub uchwały wprowadzającej JRWA lub kwalifikator dokumentacji;
- przepisy przejściowe przy wdrażaniu JRWA oraz kwalifikatora dokumentacji;
- Wskazywanie wyjątków od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w oparciu o JRWA
- zasady wskazywania wyjątków od podstawowego systemu tradycyjnego lub EZD;
- budowa klas w JRWA a wskazywanie wyjątków.
- Rejestracja spraw i grupowanie dokumentacji w oparciu o JRWA
- budowa znaku sprawy i znaku pisma w oparciu o JRWA;
- rejestracja spraw w ramach klasy z JRWA;
- rejestracja sprawy w ramach wydzielonych grup spraw;
- sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji w oparciu o JRWA;
- różne rodzaje teczek aktowych w systemie tradycyjnym.
- dokumentowanie papierowych i elektronicznych spraw.
- Pytania, dyskusja.
Ewa Perłakowska
Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:
- „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
- „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.