szkolenie stacjonarne i on-line

8
września
2020

XV FORUM KOORDYNATORÓW CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

koordynator: Iwona Brokowska Duda

Formy udziału w Forum, do Państwa wyboru:

  • stacjonarnie (w naszej sali konferencyjnej w Warszawie przy ul. Pory 78),
  • on-line (udział zdalny, więcej ... )

PARP dofinansowuje szkolenia CPI

Tematyka – piętnastego – jubileuszowego Forum Koordynatorów Czynności Kancelaryjnych poświęcona będzie zarówno aktualnym problemom w zakresie funkcjonowania elektronicznego zarządzania dokumentacją, jak i wyzwaniom, które przed użytkownikami systemów klasy EZD stoją.
Zapraszamy do zapoznania się z programem Forum oraz do udziału w jego piętnastej edycji!
Wśród uczestników XV Forum zostanie rozlosowana książka z Wydawnictwa C.H. BECK „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Warszawa 2018)

8 września 2020 r.
10:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
10:10 Zarządzanie adresami nadawców/odbiorców w systemach teleinformatycznych
  • Pojęcie punktu adresowego
  • Doręczalność przesyłek nieelektronicznych
  • Pojęcie adresu uniwersalnego
  • Weryfikacja istnienia punktu adresowego
  • Baza adresów uniwersalnych
  • Zapewnienie aktualności adresów poprzez wykorzystanie rejestrów centralnych oraz danych w Państwowym Rejestrze Granic, rejestrze TERYT, rejestrze zmian w TERYCIE
  • Aplikacje przydatne przy weryfikacji adresów
dr inż. Kajetan Wojsyk
(ekspert ds. jakości danych, pełnomocnik Ministra Zdrowia ds. otwartości danych publicznych)
11:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
11:20 Przegląd wybranych nowych wymagań dotyczących eAdministracji w aspekcie dokumentacji elektronicznej
  • Rejestr Danych Kontaktowych, automatyzacja wydawania odpisów aktu stanu cywilnego - obowiązujące i przyszłe zmiany w przepisach
  • elektroniczne przekazywanie skarg do sądu administracyjnego - przepisy obowiązujące od 29 maja 2019 r.
  • funkcjonalności systemu dziedzinowego w aspekcie formalnej weryfikacji dokumentacji - na przykładzie zamówień publicznych i miniPortalu
Artur Prasal
(Urząd Miasta Łodzi)
12:20 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
12:30 Przerwa na lunch
13:00 Ergonomia w EZD, czyli czy praca w EZD musi być męcząca?
  • od tradycyjnych terminatek do folderów użytkownika w EZD
  • intuicyjność systemu EZD kontra instrukcja obsługi
  • ile razy trzeba „kliknąć”, by załatwić sprawę w EZD?
  • centralizacja czy decentralizacja kancelarii - czyli kto rejestruje sprawy i uzupełnia metadane w EZD?
  • wspomaganie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w EZD
  • automatyzacja tworzenia i obiegu dokumentów w EZD
  • wyszukiwanie w EZD
  • sprawozdanie na żądanie czyli jakość i dostępność danych sprawozdawczych/statystycznych w EZD
  • szczególne przypadki ergonomii w EZD – realizacja zadań punktu kancelaryjnego i archiwum zakładowego (w tym obsługa składów i zadania KCK)
  • czy EZD może pogorszyć efektywność pracy?
Jarosław Orszulak
(archiwista zakładowy, praktyk w zakresie postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną)
14:00 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
14:15 Przerwa na kawę
14:30 Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych – obecny stan i planowane zmiany.
  • Geneza i pojęcie składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
  • Regulacje prawne dotyczące funkcjonowania składów.
  • Liczba, rodzaje i organizacja składów.
  • Bieżąca obsługa składów (przyjmowanie, wypożyczanie, wyjmowanie pism) a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny).
  • Przekazywanie składów do archiwum – terminy, przygotowanie, ewidencja.
  • Obsługa składów w archiwum – zarządzanie, zabezpieczanie, brakowanie, przekazywanie do archiwów państwowych.
  • Planowane zmiany w obsłudze składów.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
15:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
16:00 Zakończenie XV Forum KCK, rozlosowanie książki, wręczenie certyfikatów

Jarosław Orszulak

Archiwista zakładowy i koordynator czynności kancelaryjnych, praktyk w zakresie postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną, ekspert w zakresie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Doświadczony wykładowca i trener kursów oraz szkoleń przeznaczonych dla wszystkich osób zobowiązanych do przestrzegania zasad właściwego postępowania z dokumentacją. Moderator działu dedykowanego archiwom zakładowym na branżowym forum archiwistów. Odznaczony honorową odznaką “Za zasługi dla archiwistyki”.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Artur Prasal

Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie Kierownik Oddziału ds. Elektronicznego Urzędu w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi i analityk w e-Instytucja.pl. Realizuje zadania związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu do zarządzania dokumentacją, w tym koordynacji czynności kancelaryjnych, podpisu elektronicznego, zarządzania usługami elektronicznymi.
W latach 2009 - 2011 członek grupy roboczej powołanej przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, odpowiedzialnej za opracowanie założeń nowej Instrukcji kancelaryjnej. W latach 2013 - 2015 współprzewodniczący grupy ds. elektronizacji usług administracji, powołanej przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w ramach inicjatywy Linia Współpracy. Głównym przedmiotem zainteresowania zawodowego są procedury administracyjne dotyczące realizacji usług publicznych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Szkoleniowiec, autor i współautor ponad 100 publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.

Kajetan Wojsyk

Pionier i popularyzator informatyki w administracji; wdraża idee społeczeństwa informacyjnego na poziomie lokalnym i krajowym, kierując złożonymi projektami pilotażowymi. Wykładowca Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego, Wyższej Szkoły Informatyki Stosowanej i Zarządzania oraz ekspert Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia. Pracował m.in. na Politechnice Częstochowskiej, w Akademii Jana Długosza w Częstochowie (obecnie Uniwersytet Humanistyczno-Przyrodniczy im. Jana Długosza), Centrum Projektów Informatycznych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, współpracował z Fundacją Wspierania Wsi oraz Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej, współpracuje z Centrum Promocji Informatyki. Dokonania kierowanego przez niego zespołu w zakresie informatyzacji Urzędu Miasta Częstochowy były wielokrotnie nagradzane (np. Złoty Laur Teleinfo dla najlepiej zinformatyzowanej jednostki administracji publicznej i instytucji użyteczności publicznej, Lider Informatyki Computerworld, Złota @, międzynarodowa nagroda EuroCrest Award). Był doradcą Ministra Cyfryzacji, aktualnie jest pełnomocnikiem Ministra Zdrowia ds. otwartości danych publicznych.
Zainteresowania:
• Bezpieczeństwo osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
• Tworzenie e-usług w ramach przyjaznej elektronicznej administracji,
• Systemy automatycznej aktualizacji danych rejestrowych w oparciu o dane źródłowe,
• Optymalizacja procedur administracyjnych,
Publikacje:
Za najważniejszą publikację uznaje się dotyczący e-usług ePodręcznik dla administracji, połączony z sejmowym Internetowym Systemem Aktów Prawnych, Wikipedią i wieloma innymi zasobami sieciowymi (np. walidatorami podpisów elektronicznych), która – dzięki swojej konstrukcji jest systematycznie od 2015 r. aktualizowana, stanowiąc realną pomoc w sytuacjach wątpliwości interpretacyjnych dzięki obszernym komentarzom konkretnych pojęć takich jak „dokument” czy „podpis” (https://epodrecznik.mc.gov.pl). Ponadto jest autorem lub współautorem nw. wybranych publikacji oraz drukowanych wystąpień konferencyjnych