szkolenie on-line

23
kwietnia
2020

WSPÓŁCZESNA DOKUMENTACJA PRACOWNICZA PO ZMIANACH W KODEKSIE PRACY

koordynator: Iwona Brokowska Duda

UWAGA! NOWA FORMA SZKOLEŃ W CPI

Szkolenia zdalne to nowe rozwiązanie, które idealnie sprawdzi się w obecnej sytuacji epidemicznej. Bez wychodzenia z domu możesz skorzystać ze specjalistycznej wiedzy naszych prelegentów.
Nie ma potrzeby podróżowania i gromadzenia się w większych grupach. Szkolenia zdalne posiadają wszystkie atuty szkoleń stacjonarnych, bez konieczności dojazdu do naszych sal szkoleniowych.

  • szkolenie zdalne w dowolnym dla Ciebie miejscu, możesz je odbyć w domu lub w swoim biurze,
  • podczas szkolenia będziesz widzieć zarówno ekran trenera jak również samego trenera,
  • otrzymasz materiały i certyfikat w formacie PDF,
  • będziesz miał możliwość zadawania pytań trenerowi bezpośrednio przez mikrofon lub poprzez wbudowany mechanizm czatu,
  • w trakcie szkolenia trener będzie uwzględniał czas na przerwy.
Wymagane: komputer ze stabilnym podłączeniem do Internetu, przeglądarka internetowa (preferowany Firefox), mikrofon lub słuchawki.
Możesz zarejestrować się przez naszą stronę internetową. Przed szkoleniem otrzymasz od nas mail z wszystkimi niezbędnymi informacjami, w tym link, który pozwoli uczestniczyć Ci w szkoleniu.
Przed każdym szkoleniem otwieramy „wirtualny pokój szkoleniowy”, zawsze 30 minut przed oficjalnym czasem rozpoczęcia. W tym czasie jesteśmy do Twojej dyspozycji w celu sprawdzenia połączenia do szkolenia.
Po zakończonym szkoleniu nie będziesz mieć możliwości odtworzenia jego przebiegu w postaci filmu.

Dokonane w ostatnim czasie zmiany w prawie pracy oraz w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych i w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wpływają na konieczność dostosowania do tych zmian sposobu prowadzenia i obsługi dokumentacji pracowniczej, w szczególności akt osobowych.
Nowy stan prawny pozwala na elektronizację dokumentacji pracowniczej oraz na dokonanie skrócenia okresu przechowywania tej dokumentacji. Istotne jest więc poznanie szczegółowych rozwiązań w tym zakresie, zwłaszcza, że są one odmienne dla dokumentacji pracowników zatrudnionych w różnych okresach.
W trakcie szkolenia szczegółowo przeanalizowane zostaną zasady możliwej elektronizacji akt osobowych oraz kryteria skrócenia okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Omówione zostaną także niezbędne zmiany w jednolitych rzeczowych wykazach akt. Od strony praktycznej pokazany zostanie sposób kancelaryjnej obsługi tej dokumentacji w systemie tradycyjnym oraz w systemach klasy EZD. Poruszone będą także kwestie archiwizacji tej dokumentacji oraz wartościowania i zasad ewentualnego brakowania.

Prowadząca seminarium:
dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, systemów workflow, elektronizacji dokumentacji, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018) oraz zasad wartościowania i opracowania akt osobowych w archiwach państwowych.

Czas trwania od godz. 9.00 do ok. 14

Program:

  1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej:
    • zakres pojęciowy przed 1 stycznia 2019 r.
    • rodzaje dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.
  2. Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentacją pracowniczą
    • Kodeks pracy
    • akty wykonawcze do Kodeksu pracy
    • ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi
    • regulacje szczególne (np. ustawy o służbie cywilnej, o pracownikach samorządowych, RODO)
  3. Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej
    • prowadzenie na bieżąco akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej
    • elektronizacja dokumentacji pracowniczej
    • zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie)
    • czy możliwe są „hybrydowe” akta osobowe?
    • techniczne aspekty elektronizacji akt osobowych, wymagania wobec systemów teleinformatycznych
    • czy potrzebny jest nowy system teleinformatyczny czy wystarczy moduł w systemach klasy EZD?
    • zasady kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracowników ponownie zatrudnianych
    • zasady zabezpieczania i ochrony dokumentacji pracowniczej
    • obowiązki informacyjne pracodawców
    • zasady udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom oraz osobom uprawnionym
  4. Obsługa dokumentacji pracowniczej w świetle instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt
    • wykorzystanie wykazu akt (JRWA) w obsłudze spraw pracowniczych oraz akt osobowych
    • pisma, sprawy, akta, teczki
  5. Wartościowanie i skracanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej
    • wartość archiwalna dokumentacji pracowniczej
    • zasady skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej
    • którym dokumentom wydłuża się czas przechowywania a którym skraca i od czego to zależy
    • jaki jest wpływ nowych regulacji na dotychczasowe akta osobowe, w szczególności te przechowywane w archiwach
  6. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej
    • porządkowanie akt osobowych
    • czy, kiedy i co można wyjmować z akt osobowych, w szczególności archiwalnych akt osobowych
    • sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne
    • sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach
  7. Pytania, dyskusja

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.