seminarium on-line

9
czerwca
2020

OBSŁUGA SPRAW I DOKUMENTÓW ORAZ ICH ARCHIWIZACJA W SYSTEMIE TRADYCYJNYM

koordynator: Iwona Brokowska Duda

NOWA FORMA SZKOLEŃ W CPI
Szkolenia zdalne to nowe rozwiązanie, które idealnie sprawdzi się w obecnej sytuacji epidemicznej. Bez wychodzenia z domu możesz skorzystać ze specjalistycznej wiedzy naszych prelegentów.
Nie ma potrzeby podróżowania i gromadzenia się w większych grupach. Szkolenia zdalne posiadają wszystkie atuty szkoleń stacjonarnych, bez konieczności dojazdu do naszych sal szkoleniowych.
Więcej ...

PARP dofinansowuje szkolenia CPI

Głównym celem seminarium jest przybliżenie zasad archiwizacji dokumentacji w postaci tradycyjnej (nieelektronicznej) pogrupowanej w akta spraw, w zbiory dokumentacji nietworzącej akt spraw oraz takiej, która nie jest poukładana i uporządkowana. By jednak było to możliwe, niezbędne jest pozyskanie praktycznej wiedzy o zasadach rejestracji i prowadzenia akt spraw oraz dokumentacji nietworzącej akt spraw. Z tego względu seminarium podzielone jest na dwie części: pierwsza dotycząca bieżącej obsługi spraw i dokumentów, a druga – zasadom porządkowania dokumentacji i jej archiwizacji.
Celowo w ramach seminarium koncentrujemy się na dokumentacji w postaci papierowej, ponieważ w dużej mierze to ona pozostaje w wielu miejscach nieuporządkowana i niezewidencjonowana. Dodatkowo obecnie może zaistnieć pilna potrzeba jej zabezpieczenia w związku z zaprzestaniem działalności przez niektóre podmioty.
Do udziału zapraszamy:

  • koordynatorów czynności kancelaryjnych;
  • archiwistów i zarządców dokumentacji;
  • urzędników;
  • pracowników zobowiązanych do uporządkowania i archiwizacji dokumentacji.

Prowadząca seminarium:
dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, systemów workflow, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019).

Czas trwania od godz. 9.00 do ok. 14

Program:

  1. Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
    • obowiązek prawny w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz ich archiwizacji;
    • pojęcie sprawy, pisma, akt sprawy, dokumentacji nietworzącej akt sprawy oraz teczki aktowej;
    • współczesne systemy kancelaryjne i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych;
    • określanie kwalifikacji archiwalnej dokumentacji i jej czasu przechowywania;
    • ocena sytuacji kancelaryjnej w danym podmiocie.
  2. Rejestracja spraw i grupowanie dokumentacji w oparciu o JRWA
    • budowa znaku sprawy i znaku pisma w oparciu o JRWA;
    • rejestracja spraw w ramach klasy z JRWA;
    • rejestracja sprawy w ramach wydzielonych grup spraw;
    • sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji w oparciu o JRWA;
    • różne rodzaje teczek aktowych w systemie tradycyjnym;
    • dokumentowanie papierowych spraw.
  3. Porządkowanie dokumentacji na stanowiskach pracy przed przekazaniem do archiwum
    • zasady ogólne w zakresie porządkowania dokumentacji;
    • ustalanie rodzajów dokumentacji;
    • ocena stanu uporządkowania dokumentacji;
    • porządkowanie dokumentacji, w tym jej zabezpieczanie i opisywanie;
    • sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych.
  4. Przekazywanie i przyjmowanie dokumentacji do archiwum
    • zasady ogólne w zakresie procedury przekazywania dokumentacji do archiwum;
    • obowiązki komórki organizacyjnej;
    • czynności wykonywane przez archiwistę;
    • obsługa w archiwum przejętej dokumentacji.
  5. Pytania, dyskusja

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.