seminarium on-line

7
kwietnia
2020

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT I KWALIFIKATOR DOKUMENTACJI W ELEKTRONICZNYM ZARZĄDZANIU DOKUMENTACJĄ ORAZ W SYSTEMIE TRADYCYJNYM – ZASADY OPRACOWANIA, WDRAŻANIA, STOSOWANIA I DOKONYWANIA ZMIAN

koordynator: Iwona Brokowska Duda

UWAGA! NOWA FORMA SZKOLEŃ W CPI

Szkolenia zdalne to nowe rozwiązanie, które idealnie sprawdzi się w obecnej sytuacji epidemicznej. Bez wychodzenia z domu możesz skorzystać ze specjalistycznej wiedzy naszych prelegentów.
Nie ma potrzeby podróżowania i gromadzenia się w większych grupach. Szkolenia zdalne posiadają wszystkie atuty szkoleń stacjonarnych, bez konieczności dojazdu do naszych sal szkoleniowych.

  • szkolenie zdalne w dowolnym dla Ciebie miejscu, możesz je odbyć w domu lub w swoim biurze,
  • podczas szkolenia będziesz widzieć zarówno ekran trenera jak również samego trenera,
  • otrzymasz materiały i certyfikat w formacie PDF,
  • będziesz miał możliwość zadawania pytań trenerowi bezpośrednio przez mikrofon lub poprzez wbudowany mechanizm czatu,
  • w trakcie szkolenia trener będzie uwzględniał czas na przerwy.
Wymagane: komputer ze stabilnym podłączeniem do Internetu, przeglądarka internetowa (preferowany Firefox), mikrofon lub słuchawki.
Możesz zarejestrować się przez naszą stronę internetową. Przed szkoleniem otrzymasz od nas mail z wszystkimi niezbędnymi informacjami, w tym link, który pozwoli uczestniczyć Ci w szkoleniu.
Przed każdym szkoleniem otwieramy „wirtualny pokój szkoleniowy”, zawsze 30 minut przed oficjalnym czasem rozpoczęcia. W tym czasie jesteśmy do Twojej dyspozycji w celu sprawdzenia połączenia do szkolenia.
Po zakończonym szkoleniu nie będziesz mieć możliwości odtworzenia jego przebiegu w postaci filmu.

Coraz powszechniejsze wdrażanie systemów teleinformatycznych w realizacji zadań, w szczególności w zarządzaniu dokumentacją, stawia pod dużym znakiem zapytania prawidłowość opracowania i wdrożenia jednolitych rzeczowych wykazów akt (JRWA) w dotychczasowym brzmieniu.
JRWA stanowi podstawę klasyfikacji dokumentacji oraz jej kwalifikacji archiwalnej. Jest podstawą rejestracji spraw w momencie ich wszczynania oraz znakowania pism i akt. Jego właściwe opracowanie, a następnie wdrożenie oraz stałe aktualizowanie przyczynia się do prawidłowego grupowania dokumentacji oraz określania czasu jej przechowywania. Skorelowanie zapisów JRWA i zapisów w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych (RODO) jest szczególnie istotne dla spójnego zarządzania dokumentami w systemie tradycyjnym, w systemach klasy EZD oraz w systemach dziedzinowych.
Niestety obecnie opracowywane i wdrażane JRWA nie zawsze są dostosowane do potrzeb podmiotów. Często powstają poprzez skopiowanie i drobną modyfikację rozwiązań przygotowanych dziesiątki lat temu. Są niedostosowane do współcześnie budowanych narzędzi informatycznych.
W niewielkim stopniu podmioty publiczne dostrzegają także korzyści płynące z możliwości opracowania kwalifikatora dokumentacji, będącego uzupełnieniem JRWA.
Celem seminarium jest więc szczegółowe omówienie zasad budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz kwalifikatora dokumentacji. W trakcie warsztatów uczestnicy nabędą praktyczne umiejętności w zakresie opracowywania ww. dokumentów oraz dokonywania w nich zmian i uzupełnień. Przećwiczone zostaną także elementy stosowania JRWA w procesie rejestracji spraw i znakowania dokumentacji.

Wśród uczestników seminarium zostanie rozlosowana książka „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (https://www.ksiegarnia.beck.pl/17367-procedury-elektronicznego-zarzadzania-dokumentacja-w-administracji-plyta-cd-grzegorz-abgarowicz)

Do udziału zapraszamy:

  • koordynatorów czynności kancelaryjnych;
  • archiwistów i zarządców dokumentacji;
  • kadrę kierowniczą;
  • członków zespołów projektowych wdrażających systemy zarządzania dokumentacją oraz systemy dziedzinowe;
  • pracowników podmiotów publicznych i spółek Skarbu Państwa działających w systemach EZD i EOD.

Prowadząca seminarium:
dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, systemów workflow, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2019).

Czas trwania – od godz. 9.00 do ok. 14

Program:

  1. Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
    • współczesne systemy kancelaryjne;
    • obowiązek prawny w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
    • systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe
    • pojęcie sprawy, pisma, akt sprawy, dokumentacji nietworzącej akt sprawy oraz teczki aktowej.
  2. Jednolity rzeczowy wykaz akt
    • budowa JRWA
    • system dziesiętny w oznaczaniu klas w JRWA
    • na czym polega jednolitość klasyfikacji w JRWA?
    • dokonywanie zmian w JRWA
    • ćwiczenia praktyczne
  3. Kwalifikator dokumentacji
    • budowa kwalifikatora
    • przykłady współczesnych kwalifikatorów dokumentacji
    • ćwiczenia praktyczne
  4. Tryb wprowadzania jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikatora dokumentacji w porozumieniu z archiwami państwowymi
    • podstawy prawne procedury opracowania i uzgadniania JRWA;
    • projektowanie zarządzenia lub uchwały wprowadzającej JRWA lub kwalifikator dokumentacji;
    • przepisy przejściowe przy wdrażaniu JRWA oraz kwalifikatora dokumentacji;
  5. Wskazywanie wyjątków od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w oparciu o JRWA
    • zasady wskazywania wyjątków od podstawowego systemu tradycyjnego lub EZD;
    • budowa klas w JRWA a wskazywanie wyjątków.
  6. Rejestracja spraw i grupowanie dokumentacji w oparciu o JRWA
    • budowa znaku sprawy i znaku pisma w oparciu o JRWA;
    • rejestracja spraw w ramach klasy z JRWA;
    • rejestracja sprawy w ramach wydzielonych grup spraw;
    • sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji w oparciu o JRWA;
    • różne rodzaje teczek aktowych w systemie tradycyjnym.
    • dokumentowanie papierowych i elektronicznych spraw.
  7. Pytania, dyskusja.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.