seminarium

18
grudnia
2019

XXX seminarium w cyklu SKŁADOWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW DZIAŁALNOŚĆ ARCHIWÓW I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI W UJĘCIU PRAKTYCZNYM

koordynator: Iwona Brokowska Duda

Zapraszamy do udziału w jubileuszowym – trzydziestym – seminarium dotyczącym bieżących problemów w działalności archiwów oraz w procesie archiwizacji dokumentacji.
Tym razem chcielibyśmy podzielić się z Państwem wiedzą o praktycznych aspektach funkcjonowania archiwów na różnych polach obsługi dokumentacji w archiwum.
Zaczniemy od analizy sytuacji archiwów zakładowych po wdrożeniu RODO oraz od dostosowania ich funkcjonowania do zmian w ustawie archiwalnej w części dotyczącej udostępniania zasobu archiwum.
W kolejnym temacie podejmiemy próbę przedstawienia problemów, z jakimi borykają się archiwiści przy postępowaniu z dokumentacją pracowniczą w związku z jej udostępnianiem dla celów emerytalnych i rentowych.
Ze względu na to, że niedawno pojawiły się w archiwach państwowych nowe wskazówki odnośnie opracowania i ewidencjonowania fotografii, warto przeanalizować ich zakres w kontekście wpływu na bieżące prace w archiwach zakładowych.
Seminarium zamkniemy tematem archiwizacji dokumentacji projektów unijnych.
Serdecznie zapraszamy do udziału. Przewidzieliśmy czas na pytania do prelegentów i dyskusję.

18 grudnia 2019 r.
10:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
10:10 Archiwum zakładowe po RODO
  • Podstawowe pojęcia oraz zasady ochrony danych i ich stosowanie przez archiwistę zakładowego.
  • Organizacja archiwum jako miejsca przetwarzania danych osobowych.
  • Pracownicy archiwum – jak zorganizować pracę archiwisty, o czym należy pamiętać gdy wspomagają nas stażyści, praktykanci, czy wolontariusze.
  • Udostępnianie po zmianach w ustawie archiwalnej, czyli m.in. o anonimizacji i pseudonimizacji.
  • Brakowanie dokumentacji archiwalnej a ochrona danych osobowych.
Zagadnienia powyższe zostaną omówione tak dla archiwum tradycyjnego (papierowego), jak i elektronicznego w systemie klasy EZD.
Paweł Wlezień
(od blisko 20 lat archiwista zakładowy, prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki)
11:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
11:30 System emerytalny i zmieniający się stan prawny. Założenia i rzeczywistość okiem archiwisty
Reforma systemu emerytalnego przeprowadzona w 1998 roku wymusiła zmiany w okresach przechowywania dokumentacji płacowej. Kolejne dodawane po latach elementy systemu oraz zmiany ustawowe dotyczące długości przechowywania dokumentacji pracowniczej i ich elektronizacji, zmiany w ustawie o ochronie danych osobowych i RODO wpływają na sposób postępowania z dokumentacją pracowniczą tak papierową jak i elektroniczną. W trakcie wystąpienia poruszone zostaną następujące zagadnienia:
  • podstawy prawne zmian systemu emerytalnego
  • różnice w systemach emerytalnych przed i po reformie oraz ich konsekwencje dla beneficjentów systemu
  • Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) a Indywidualne Konta Emerytalne (IKE) - różnice
  • "przechowalnictwo" w świetle zmieniających się przepisów
  • skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacja
  • RODO a przetwarzanie dokumentacji pracowniczej
Jolanta Louchin
(zastępca dyrektora ds. dokumentacji osobowej i płacowej w Archiwum Państwowym w Warszawie Oddział w Milanówku)
12:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
12:50 Przerwa na lunch
13:20 Postępowanie z fotografiami w świetle nowych wskazówek archiwów państwowych
  • Przepisy metodyczne dot. porządkowania i inwentaryzacji dokumentacji fotograficznej w archiwach państwowych (inf. o aktualnych przepisach metodycznych, ale także o wcześniejszych, w których znajdują się ważne zapisy, m.in. definicja materiałów archiwalnych i wskazówki dot. brakowania fotografii)
  • Przepisy dot. ewidencji archiwalnej a nowe rozwiązania metodyczne dot. fotografii
  • Gromadzenie materiałów fotograficznych (fotografia i grupa fotografii, zbiory fotograficzne)
  • Elementy opisu fotografii (opis obrazu, opis zewnętrzny, inf. dot. udostępniania)
  • Techniczne zabezpieczenie fotografii w świetle nowych przepisów
  • Przykładowe fotografie, ich opis lub jego brak
  • Przykładowe katalogi/inwentarze zbiorów fotograficznych.
Iwona Fischer
(Archiwum Narodowe w Krakowie)
14:20 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
14:30 Przerwa na kawę
14:20 Archiwizacja dokumentacji projektów unijnych.
  • Rodzaje i typy dokumentacji projektów unijnych
  • Wartość archiwalna dokumentacji projektów unijnych oraz czas jej przechowywania. Kiedy i w jakim trybie archiwa państwowe mogą zweryfikować kwalifikację archiwalną tej dokumentacji?
  • Bieżące zarządzanie i gromadzenie dokumentacji projektów unijnych
  • Przechowywanie dokumentacji projektów unijnych i ustalanie czasu jej archiwizacji.
  • Opracowanie i ewidencja dokumentacji projektów unijnych
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
15:45 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
16:00 Zakończenie XXX seminarium, wręczenie certyfikatów

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Jolanta Louchin

Urodzona w Warszawie, historyk – archiwista, w 1985 ukończyła studia w Instytucie Historycznym Uniwersytetu Warszawskiego, W latach 1986- 2001 zatrudniona w Archiwum Głównym Akt Dawnych w Warszawie, w tym czasie odbyła trzymiesięczny Stage Technique International des Archives w Paryżu, a w latach 1996-2001 studia doktoranckie w Instytucie Historii PAN w Warszawie.
W latach 2001-2003 zastępca dyrektora Archiwum Akt Nowych w Warszawie, w roku 2002 brała udział w stażu Théories et Pratiques archivistiques w Paryżu. Od 2003 p.o. dyrektora, a w latach 2004-2007 dyrektor Archiwum Akt Nowych. W latach 2007- 2013 dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. Po wcieleniu APDOP do Archiwum Państwowego w Warszawie do chwili obecnej zastępca dyrektora APW ds. dokumentacji osobowej i płacowej. Wiceprzewodnicząca Rady Archiwalnej przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w latach 2010 – 2012, w okresie 2012 - 2017 członek Zarządu Głównego Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Paweł Wlezień

Z wykształcenia historyk, archiwista zakładowy. Kilkanaście lat pracy w archiwum zakładowym zaowocowało bogatym doświadczeniem, związanym nie tylko z pracą w archiwum, ale również z organizacją pracy kancelaryjnej we współczesnej administracji. Od kilku lat aktywnie uczestniczy i poznaje zagadnienia związane z elektronicznymi systemami zarządzania. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników czy współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Od wielu lat prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki. Autor blogu: www.o-archiwum.pl