szkolenie

5
listopada
2019

DOKUMENT ELEKTRONICZNY W URZĘDZIE – procedury administracyjne, postępowanie z e-dokumentem (najczęściej pojawiające się wątpliwości i praktyczne przykłady ich rozwiązania)

koordynator: Iwona Brokowska

Dokument elektroniczny, mimo że funkcjonuje w urzędach administracji publicznej od dłuższego czasu nadal postrzegany jest jako dokument „niepełnowartościowy” w stosunku do dokumentu papierowego. Często pojawiają się wątpliwości czy i kiedy może on zastąpić papier, jak udostępnić akta elektroniczne organom czy podmiotom kontrolującym, żądającym dokumentacji papierowej, czy musimy przechowywać oryginalne dokumenty papierowe. Z drugiej strony chętnie posługujemy się emailami, zapominając lub nie będącym świadomym obowiązków i ograniczeń ich wykorzystania w realizacji bieżących zadań w urzędach.
A czasem mamy wątpliwości czy i w jaki sposób doręczyć elektronicznie decyzję czy inny dokument stronie postepowania posiadając wyłącznie adres poczty elektronicznej. Ostatnio również pojawiają się liczne nowe wymagania prawne i tym samym wątpliwości – jak radzić sobie z fakturami elektronicznymi, czy oferty składane w ramach zamówień publicznych w postaci skanów są ważne. Te i inne pytania dotyczące postepowania z dokumentem elektronicznym zostaną omówione podczas seminarium, na przykładach różnych procedur administracyjnych – KPA, Ordynacji podatkowej, skarg, wniosków, petycji, informacji publicznej, ale również w ramach fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, elektronizacji zamówień publicznych.

Prowadzący seminarium:
Artur Prasal, Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi
Jolanta Rybińska, pracownik Urzędu Miasta Łodzi, autorka i współautorka publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.

Czas trwania szkolenia: od godz. 10.00 do ok 15:30

Program seminarium:

  1. Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa
    • Sposoby wnoszenia pism do urzędu – różne przepisy, różne metody. Wymagania dotyczące wykorzystania i udostępniania informacji o sposobach wnoszenia pism
    • Przygotowanie i udostępnienie usług publicznych – kiedy musimy a kiedy możemy udostępniać usługi elektroniczne; czym się różni wzór elektroniczny od formularza elektronicznego i dlaczego nie można przesłać do urzędu formularza elektronicznego?
    • Układ informacji i powiązań między nimi we wzorach elektronicznych - czy organ może wymagać przesyłania wniosków/deklaracji w dowolnym formacie elektronicznym – jak przygotować uchwałę określającą wzór elektroniczny?
    • W jaki sposób przechowywać dokumenty xml w aktach sprawy?
    • Dokument pisemny i elektroniczny – rozróżnienie pojęć i wpływ na procedury administracyjne
    • Potwierdzenie złożenia dokumentu – kiedy jest obowiązkowe i jak je zrealizować?
    • Wnoszenie pism przez różne portale usługowe
  2. Akta spraw w aspekcie dokumentu elektronicznego
    • Rejestracja spraw
    • Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania (podpis kwalifikowany, zaufany czy osobisty? Który może być stosowany, czy, kiedy i jak je weryfikować?)
    • Podpis paczki (koperty) xml na ePUAP czy dokumentu doręczanego?
    • Podpis naturalnego dokumentu elektronicznego czy/lub skanu?
    • Dopuszczalność doręczeń pism w różnych formatach;
    • Akta spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD w aspekcie przesyłki elektronicznej
    • Wpływ zmian organizacyjnych na systemy teleinformatyczne
    • Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy – praktyczne przykłady
    • System tradycyjny i EZD a inne systemy teleinformatyczne – gdzie przebiega granica?
    • Przygotowanie i akceptacja pism – dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów elektronicznych przez organ (dlaczego w procedurze administracyjnej organ musi stosować tylko podpis kwalifikowany a w procedurze podatkowej również zaufany i osobisty?)
  3. Korespondencja wychodząca
    • Forma załatwiania spraw – szczegółowe omówienie procedur doręczeń elektronicznych i udostępniania pism; praktyczne wykorzystanie platformy ePUAP.
    • Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych
    • Potwierdzenie odbioru pisma
    • Doręczenia do podmiotów publicznych - tryb UPP czy UPD w świetle praktyki i orzecznictwa)
    • Doręczanie między podmiotami publicznymi przez ePUAP za pomocą adresu email
  4. Nowe projekty w e-administracji – omówienie projektów mających wpływ na procedury urzędowe
    • Fakturowanie elektroniczne w zamówieniach publicznych
      • Omówienie obowiązków i wątpliwości prawnych
      • Organizacja zarządzania kontem podmiotu na platformie eFakturowania
      • Postępowanie z dokumentem elektronicznym wewnątrz podmiotu
    • Elektronizacja zamówień publicznych – omówienie wybranych wątpliwości technicznych i prawnych związanych z obsługą miniPortalu
    • Elektronizacja doręczeń – omówienie projektu ustawy na przykładzie procedur administracyjnych i podatkowych

Artur Prasal

Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie zatrudniony w komórce odpowiedzialnej za: wdrożenie i utrzymanie systemu do zarządzania dokumentacją, podpisu elektronicznego, zarządzanie usługami elekotronicznymi, nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej. Głównym przedmiotem zainteresowania zawodowego są procedury administracyjne dotyczące realizacji usług publicznych z wykorzystaniem środków komunikacji elekotronicznej. Autor i współautor kilkunastu publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.

Jolanta Rybińska

Absolwentka Wydziału Ekonomiczno-Socjologicznego Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1999 r. do 2005 r. pracownik wydziału odpowiedzialnego za organizację Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie zatrudniona w komórce odpowiedzialnej za: wdrożenie i utrzymanie systemu do zarządzania dokumentacją, podpisu elektronicznego, zarządzanie usługami elektronicznymi, nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej. W 2010 r. weszła w skład zespołu roboczego powołanego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w zakresie dotyczącym opracowania projektu nowej instrukcji kancelaryjnej. Od 2011 roku prowadzi szkolenia z zakresu stosowania przepisów Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta Łodzi. Kilkakrotnie prezentowała doświadczenia Urzędu w zakresie wdrażania wyjątków w systemie EZD oraz przepisów Instrukcji kancelaryjnej na ogólnopolskich konferencjach. Autorka i współautorka publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.