forum

12
września
2019

XIV FORUM KOORDYNATORÓW CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

koordynator: Iwona Brokowska

Elektronizacja działalności podmiotów publicznych jest coraz powszechniejsza i szybsza. Oczywiste jest już wdrażanie systemów klasy EZD jako narzędzi podstawowych lub wspomagających realizację czynności kancelaryjnych i dokumentacyjnych.
Warto więc przeanalizować możliwości integracji tych systemów z innymi rozwiązaniami technologicznymi wspierającymi pracę urzędników i ich procesy decyzyjne. Ciekawe w tym zakresie wydaje się zwłaszcza usprawnianie procesu anonimizacji udostępnianych dokumentów.
Wątpliwości wciąż budzą kwestie formalne przy postępowaniu z dokumentami xml, podpisami elektronicznymi oraz odbieranie i doręczanie tych dokumentów. Z tego względu niezbędnym wydaje się zbadanie tych kwestii oczami praktyka.
Nowości w procesie elektronizacji zamówień publicznych oraz w obszarze relacji z sądami administracyjnymi to kolejne ważne tematy warte przybliżenia osobom zawodowo odpowiedzialnym za zarządzanie dokumentacją w podmiotach publicznych oraz takim, którym ta problematyka jest szczególnie bliska.
Zapraszamy do udziału w czternastej edycji naszego Forum!

12 września 2019 r.
10:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
10:10 Dokumenty xml - praktyka i orzecznictwo doręczeń elektronicznych
  1. publikacja wzorów elektronicznych w CRWDE
    • wymagania prawne i skutki ich naruszenia - brak wzoru pisma w CRWDE a obowiązek doręczenia elektronicznego – na przykładzie rejestru stanu cywilnego;
    • układ informacji i powiązań między nimi we wzorach elektronicznych - czy organ może wymagać przesyłania wniosków/deklaracji w dowolnym formacie elektronicznym na przykładzie deklaracji wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi?;
    • jak przechowywać doręczane dokumenty elektroniczne w systemie tradycyjnym (problem przechowywania plików xml);
  2. obowiązek opatrzenia podpisem elektronicznym dokumentów doręczanych przez organ:
    • podpis paczki (koperty) xml na ePUAP czy dokumentu doręczanego?;
    • podpis naturalnego dokumentu elektronicznego czy/lub skanu?
    • dopuszczalność doręczeń pism w różnych formatach;
  3. doręczanie dokumentów między organami:
    • tryb UPP czy UPD?
    • doręczanie między podmiotami publicznymi przez ePUAP za pomocą adresu email
Artur Prasal
(Urząd Miasta Łodzi)
11:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
11:20 Technologiczne wsparcie pracy urzędowej - anonimizacja dokumentów oraz narzędzia wspierające proces legislacyjny w urzędzie i możliwości ich integracji z systemami klasy EZD
  1. Anonimizacja dokumentów urzędowych – cele, zasady, zakres zastosowania
    • anonimizacja orzeczeń NSA i możliwości analogicznego wykorzystania w zakresie decyzji administracyjnych i innych dokumentów urzędowych
    • anonimizacja dokumentów w MS Word, PDF oraz dokumentów skanowanych
    • wymogi dotyczące dokumentów anonimizowanych umieszczanych w BIP
  2. Narzędzia wspierające proces legislacyjny w Urzędzie:
    • tworzenie aktów prawnych w postaci strukturalnej w XML
    • automatyczne generowanie tekstów ujednoliconych i porównawczych, obwieszczeń z tekstami jednolitymi
    • podpisywanie aktów, w tym porozumień
    • baza aktów wewnętrznych, prowadzenie elektronicznego zbioru aktów prawa miejscowego
    • asystent legislatora oraz obserwatorium zmian prawa
  3. Integracja z systemami klasy EZD:
    • cele integracji i oczekiwane korzyści
    • modele integracji w odniesieniu do poszczególnych rodzajów aplikacji (edytor aktów prawnych, baza aktów wewnętrznych, przekazywanie aktów do ogłoszenia w dzienniku urzędowym)
    • możliwości integracji z systemami do obsługi Rady
Adam Grytner, (Prezes ABC PRO Elektronizacja Prawa w Administracji i Biznesie; redaktor Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego dla Wydawnictwa C.H.Beck)
Piotr Jegorow, (analityk systemowy, Wiceprezes ABC PRO Sp. z o. o. w Warszawie.)
12:20 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
12:30 Przerwa na lunch
13:00 Elektronizacja zamówień publicznych w kontekście dokumentowania spraw
  • Podstawy prawne.
  • Zasady przechowywania dokumentów elektronicznych.
  • MiniPortal a archiwizowanie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
  • Przekazywanie i udostępnianie dokumentów elektronicznych przez zamawiającego.
  • Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Marta Owczarczyk (Radca Prawny, Dyrektor Działu Prawa Zamówień Publicznych w Kancelarii Prawnej Sadkowski i Wspólnicy)
Piotr Źlik (Radca prawny w Kancelarii Prawnej Sadkowski i Wspólnicy)
14:00 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
14:15 Przerwa na kawę
14:30 Nowe regulacje dotyczące przekazywania akt spraw z podmiotów publicznych do sądów administracyjnych.
  1. zmiany w 2019 r. w Prawie o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
  2. nowe akty wykonawcze do Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi:
    • rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 27 maja 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu oraz szczegółowych warunków przekazywania skargi wraz z aktami sprawy i odpowiedzią na skargę do sądu administracyjnego
    • rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 27 maja 2019 r. w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym
  3. analiza konsekwencji ww. regulacji dla postępowania z aktami spraw w podmiotach publicznych oraz oczekiwanych zmian w instrukcjach kancelaryjnych
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
15:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
16:00 Zakończenie XIV Forum KCK, wręczenie Certyfikatów

Ryszard Adam Grytner

Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.
W latach 1979-2002 w administracji publicznej, m.in. pełnił funkcje Sekretarza Miasta Siedlce oraz Dyrektora Generalnego Urzędu Wojewódzkiego w Siedlcach.
Zajmuje się tworzeniem systemów informatycznych związanych z szeroko rozumianą „elektronizacją prawa”, jak również kontroli i nadzoru i funkcjonowania administracji. Jest autorem szeregu rozwiązań w tym zakresie oraz licznych publikacji.
Obecnie: Prezes ABC PRO Sp. z o.o.

Marta Owczarczyk

Radca Prawny, Dyrektor Działu Prawa Zamówień Publicznych
Specjalizuje się w prawie zamówień publicznych, finansów publicznych oraz w szeroko pojmowanym prawie gospodarczym, handlowym w tym w szczególności w zakresie prawa upadłościowego i restrukturyzacyjnego.
Posiada bogate doświadczenie w zakresie doradztwa prawnego związanego z prawem zamówień publicznych, w tym reprezentacji Klientów przed Krajową Izbą Odwoławczą oraz sporządzania projektów umów i analizy postanowień umownych pod kątem potencjalnych zagrożeń dla Klienta. Doradza dużym zamawiającym sektorowym podczas całego procesu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Reprezentuje klientów
w postępowaniach związanych z kontrolą stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w ramach kontroli w zakresie finansów publicznych i realizacji projektów współfinansowanych ze środków europejskich.
Ponadto w ramach praktyki prawa upadłościowego i restrukturyzacyjnego kompleksowo doradza przedsiębiorcą jak również osobą fizycznym, reprezentując interesy zarówno dłużników jak i wierzycieli. We współpracy ze Specjalistami pozostałych działów prawnych Kancelarii realizuje kompleksową obsługę prawną Firm i Instytucji zapewniając najwyższy poziom świadczonych usług.
Prowadzi szkolenia z zakresu prawa zamówień publicznych jak i z zakresu prawa upadłościowego i restrukturyzacyjnego zarówno o charakterze otwartym jak i zamkniętym – dedykowane dla konkretnego klienta.
Autorka publikacji prawnych m.in. na łamach kwartalnika Prawo Zamówień Publicznych, Wydawnictwo C.H. Beck.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej;
historyk-archiwista; doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego;
doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń (ponad 4100 godzin szkoleniowych);
ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”;
wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ); doświadczony praktyk;
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”;
członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego;
autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych;
współautorka takich publikacji, jak: Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018) oraz Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013);
długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń;
aktywna uczestniczka konferencji krajowych i zagranicznych;
od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.
była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.

Artur Prasal

Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie zatrudniony w komórce odpowiedzialnej za: wdrożenie i utrzymanie systemu do zarządzania dokumentacją, podpisu elektronicznego, zarządzanie usługami elekotronicznymi, nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej. Głównym przedmiotem zainteresowania zawodowego są procedury administracyjne dotyczące realizacji usług publicznych z wykorzystaniem środków komunikacji elekotronicznej. Autor i współautor kilkunastu publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.

Piotr Źlik

Specjalizuje się w prawie zamówień publicznych, prawie zobowiązań oraz w zagadnieniach prawnych związanych z realizacją przedsięwzięć w branży informatycznej, w tym w zakresie wdrażania dedykowanych systemów informatycznych. Posiada wieloletnie doświadczenie w zakresie stosowania przepisów prawa zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem branży informatycznej i budowlanej. Zajmuje się kompleksowym doradztwem prawnym dla podmiotów biorących udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego zarówno po stronie zamawiających jak i wykonawców, jak również doradztwem na etapie realizacji umów zawartych w trybie prawa zamówień publicznych. Posiada bogate doświadczenie w zakresie reprezentacji Klientów przed Krajową Izbą Odwoławczą.