seminarium

13
czerwca
2019

AKTUALNE WYZWANIA W DZIAŁALNOŚCI ARCHIWÓW I W ARCHIWIZACJI DOKUMENTACJI

koordynator: Iwona Brokowska Duda

Zapraszamy do udziału w kolejnym seminarium dotyczącym bieżących problemów w działalności archiwów oraz w procesie archiwizacji dokumentacji. Tym razem chcielibyśmy zaproponować Państwu przeanalizowanie zagadnień dokumentacyjnych i archiwalnych na przykładzie funkcjonowania centralnych systemów dziedzinowych (zwanych błędnie „dedykowanymi”).
Wciąż wiele pytań i wątpliwości budzi archiwizacja dokumentacji ze składów, dlatego warto podjąć się ich wyjaśnienia na bazie konkretnych doświadczeń w tym obszarze.
Pragniemy również przybliżyć Państwu zmiany w sposobie postępowania z dokumentacją pracowniczą oraz zasady jej elektronizacji i skracania okresów przechowywania w kontekście działalności archiwum i niezbędnych zmian w instrukcjach archiwalnych.
Praktyczny wyraz naszego seminarium znajdzie swój wymiar także w tej części seminarium, która będzie poświęcona porządkowaniu dokumentacji, w szczególności materiałów archiwalnych.
Serdecznie zapraszamy do udziału. Przewidzieliśmy czas na pytania do prelegentów i dyskusję.

13 czerwca 2019 r.
10:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
10:10 „Problemy dokumentacyjne i archiwizacyjne na przykładzie systemów dziedzinowych
  • Systemy dedykowane, dziedzinowe, bazodanowe, czyli co widzi informatyk a czego nie widzi archiwista?
  • Wymagania prawne i wątpliwości dotyczące dokumentacji w dziedzinowych systemach centralnych;
  • Dziedzinowe systemy wdrażane i użytkowane w podmiotach publicznych - wymagania dotyczące archiwizacji a rzeczywistość.
Artur Prasal (Urząd Miasta Łodzi)
11:00 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
11:20 Archiwizacja dokumentacji w składach oraz sposób postępowania z nią w archiwum
  • Rodzaje składów, sposób ich obsługi i wynikające z tego zagadnienia przy archiwizacji.
  • Działania jakie należy podjąć przed archiwizacją. Problem archiwizacji dokumentów w składach dla spraw które nie zostały zakończone.
  • Przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych - w oparciu o pojedyncze dokumenty czy o zbiór dokumentów.
  • Obsługa składów chronologicznych – kiedy wypożyczać a kiedy wycofywać dokumenty ze składu.
  • Wykorzystanie przez archiwistę składów chronologicznych do weryfikacji kompletności akt elektronicznych i tradycyjnych oraz poprawności meta danych w systemie EZD.
  • Spojrzenie praktyczne na zagadnienie składów chronologicznych oparte o paroletnie doświadczenie w pracy ze składami w jednostce stosującej elektroniczne zarządzanie dokumentacją, jako podstawowy system kancelaryjny.
    Paweł Wlezień
    (od blisko 20 lat archiwista zakładowy, prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki)
12:20 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
12:40 Przerwa na lunch
13:10 Zmiany w postępowaniu z dokumentacją pracowniczą (elektronizacja, skracanie okresów przechowywania) i ich wpływ na pracę archiwisty
  • Zakres pojęciowy dokumentacji pracowniczej.
  • Stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją pracowniczą
  • Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • Wycofywanie dokumentacji pracowniczej z archiwum
  • Nowy układ dokumentacji pracowniczej, w szczególności akt osobowych, oraz jej elektronizacja, gdy jest ona na stanie archiwum
  • Zabezpieczanie dokumentacji pracowniczej
  • Udostępnianie z archiwum dokumentacji pracowniczej
  • Dokładanie pojedynczych dokumentów do zarchiwizowanej dokumentacji pracowniczej
  • Wydawanie dokumentacji pracowniczej z zasobu archiwum
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
14:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
14:30 Przerwa na kawę
14:45 Porządkowanie materiałów archiwalnych - próba odpowiedzi na stale powtarzający się zestaw pytań z zakresu metodyki archiwalnej i technicznego zabezpieczenia akt
  • Daty skrajne dokumentacji - jak prawidłowo datować akta w zależności od ich rodzaju, metodyka archiwalna a datacja zespołu i jednostki archiwalnej, czy załączniki wpływają na datację teczki;
  • Paginacja i foliacja dokumentacji - tradycja, aspekty techniczne, paginacja w kontekście digitalizacji zasobu, paginacja opakowań i spisów spraw, przypadki szczególne;
  • Szycie akt - czy i jak szyjemy akta, przesznurowanie/przewiązanie akt, jak postępować z dokumentacją gromadzoną w segregatorach, itp.;
  • Metal i plastik w aktach - kiedy i jak usuwamy elementy metalowe i plastikowe, kiedy możemy/powinniśmy pozostawić elementy plastikowe i metalowe w dokumentacji;
  • Kiedy i co możemy usunąć z akt czyli o zwrotkach, kopertach, dubletach, innych problematycznych kopiach i kolejnych wersjach dokumentów;
  • Różne rodzaje dokumentacji w jednej teczce - jak przechowywać, jak ewidencjonować, czy pozostawić razem czy rozdzielić, alternatywne możliwości postępowania;
  • O zwróconej korespondencji, błędnie dołączonej dokumentacji i innych przypadkach wynikających z nieprawidłowego stosowania instrukcji kancelaryjnej.
  • Iwona Fischer
    (Archiwum Narodowe w Krakowie)
15:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
16:00 Zakończenie seminarium, wręczenie Certyfikatów

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Artur Prasal

Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie zatrudniony w komórce odpowiedzialnej za: wdrożenie i utrzymanie systemu do zarządzania dokumentacją, podpisu elektronicznego, zarządzanie usługami elekotronicznymi, nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej. Głównym przedmiotem zainteresowania zawodowego są procedury administracyjne dotyczące realizacji usług publicznych z wykorzystaniem środków komunikacji elekotronicznej. Autor i współautor kilkunastu publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.

Paweł Wlezień

Z wykształcenia historyk, archiwista zakładowy. Kilkanaście lat pracy w archiwum zakładowym zaowocowało bogatym doświadczeniem, związanym nie tylko z pracą w archiwum, ale również z organizacją pracy kancelaryjnej we współczesnej administracji. Od kilku lat aktywnie uczestniczy i poznaje zagadnienia związane z elektronicznymi systemami zarządzania. Uczestniczy we wdrażaniu systemów EZD w administracji rządowej, szkoląc pracowników czy współpracując przy przygotowaniu normatywów wewnętrznych. Od wielu lat prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki. Autor blogu: www.o-archiwum.pl