szkolenie

1
października
2019

RODO W ARCHIWACH

koordynator: Iwona Brokowska

Cel szkolenia:
Zdobycie umiejętności przeciwdziałania naruszeniom przepisów ustawy o ochronie danych osobowych przez poznanie nowej podstawy prawnej oraz środków technicznych które zapewnią bezpieczeństwo prowadzonej przez archiwistów dokumentacji pracowników oraz dokumentacji archiwum. Dodatkowo uczestnicy zdobędą umiejętność prawidłowego archiwizowania dokumentacji pod względem najnowszych wymagań archiwów.

Adresaci szkolenia:
Archiwiści zakładowi, pracownicy składnic akt oraz wszyscy pracownicy zajmujący się archiwizacją w firmach i urzędach

Szkolenie prowadzi:
Adam Parysz, Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji w PNBU „BT” Teresa Buzińska oraz Inspektor Ochrony Danych w Gminie Lądek.

Czas trwania szkolenia: od godz. 10.00 do ok. 16

Program:
I. Archiwa a RODO czyli podstawa prawna:

  1. Ochrona danych osobowych w archiwum – podstawa prawna obowiązująca od 25 maja 2018
  2. Współpraca Administratora Danych Osobowych (ADO)\ Inspektora Ochrony Danych (IOD) z Archiwistą zakładowym \osobą zajmującą się archiwum \składnicą: nowe obowiązki i zadania archiwisty
  3. Zasady przetwarzania danych osobowych w archiwach \składnicach akt: -zasada legalności -zasada adekwatności -zasada celowości -zasada ograniczenia czasowego.
II. Archiwum zgodne z RODO w 9 krokach
  1. Jakie wymogi formalne trzeba spełnić, oraz jakie środki wdrożyć
III. Zagadnienia praktyczne
  1. W jakich sytuacjach można przetwarzać dane osobowe bez uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych?
  2. Kwestia udostępniania dokumentacji – dane osobowe zwykłe a wrażliwe
  3. Karta udostępnienia, karta wypożyczenia
  4. Incydenty przetwarzania danych osobowych w archiwach, zgłaszanie i podejmowanie czynności przez archiwistę.
  5. Dokumentacja osób nieżyjących
  6. Akta osobowe
  7. Dokumentacja medyczna
  8. Kwerendy, zaświadczenia wydawane z zasobu archiwum zakładowego. Zmiany w zaświadczeniach
  9. Środki techniczne i organizacyjne przetwarzania danych osobowych w archiwach państwowych zgodnie z zasadą adekwatności.
  10. Udostępnianie skanów dokumentów w Internecie, np. skany ksiąg parafialnych gdzie występują dane osobowe. Czy możemy udostępniać takie skany, jeżeli nie mamy wiedzy czy osoba żyje?
  11. Czy możemy udostępniać w formie prezentacji (publicznie na wystawach) zdjęcia osób (np. pracowników) bez uzyskania zgody na udostępnienie wizerunku? Czy zgoda każdej osoby ze zdjęcia jest wymagana?
  12. Czy można przesyłać mailem spisy akt osobowych z jednostki organizacyjnej do Archiwum Państwowego, czy ten mail wymaga szyfrowania?
  13. Czy można robić fotografie dokumentów zawierających dane osobowe w czasie przeprowadzania kontroli lub ekspertyzy archiwalnej w jednostkach nadzorowanych przez Archiwa Państwowe?
  14. Czy Archiwum powinno prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych
IV. Zasada ograniczenia czasu w praktyce czyli terminy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji
  1. Zmiany w Ustawie o Narodowym zasobie archiwalnym od 16 czerwca 2016- Okresy przechowywania dokumentacji
  2. Dokumentacja kadrowo- płacowa
  3. Dokumentacja finansowo- księgowa
  4. Dokumentacja „unijna”

Adam Parysz

Dyplomowany Archiwista, absolwent Instytutu Historii Uniwersytetu Śląskiego na kierunku Historia, specjalizacja Archiwistyka i Zarządzanie Dokumentacją Współczesną. Czynny Administrator Bezpieczeństwa Informacji w PNBU „BT” Teresa Buzińska oraz Inspektor Ochrony Danych w Gminie Lądek. Były Specjalista ds. Archiwizacji oraz Kierownik Projektów w ArchiDoc SA. Doświadczenie zawodowe w charakterze archiwisty oraz w kierowaniu projektami archiwizacji dokumentacji. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (3 645h dydaktycznych spędzonych na sali szkoleniowej oraz 4046 przeszkolonych uczestników) z zakresu archiwizacji dokumentacji, systemów teleinformatycznych (w szczególności EPUAP2), prawa archiwalnego, administracyjnego, ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentem i podpisem elektronicznym dla wielu instytucji państwowych, samorządowych i firm prywatnych. Udokumentowane przeprowadzenie ponad 230 szkoleń dla wielu instytucji państwowych, prywatnych i samorządowych m.in. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelaria Senatu RP, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komenda Główna Policji,, Poczta Polska S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Chrześcijańska Akademia Teologiczna w Warszawie, Polska Akademia Nauk, Akademia Górniczo-Hutnicza, Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzka Stacja Sanitarno –Epidemiologiczna w Poznaniu, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim, Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach oraz Sąd Apelacyjny we Wrocławiu. W zakresie ochrony danych osobowych szkolił m. in. ING Bank Śląski, Powiatowy Urząd Pracy w Piotrkowie Trybunalskim, Fenice Poland, Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie i Podlaski Urząd Wojewódzki. Współpracuje m. in. z Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze, Ośrodek Kształcenia Samorządu Terytorialnego im. Waleriana Pańki FRDL, ADEPTS.C., Fundacja Rozwoju i Ochrony Komunikacji Elektronicznej FORCE, SUKCES C.R. Edyta Szczerkowska, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Szkoleniowe w Łodzi.