szkolenie

15
maja
2019

REWOLUCJA DORĘCZEŃ W RÓŻNYCH PROCEDURACH - rozwiązania unijne i projektowana ustawa o elektronizacji doręczeń

koordynator: Iwona Brokowska Duda

Rewolucyjna zmiana sposobu doręczeń w postępowaniach administracyjnych, podatkowych, sądowo-administracyjnych, cywilnych. Dlaczego administracja przestanie wysyłać dokumenty papierowe? Jakimi nowymi podpisami elektronicznymi będą posługiwali się pracownicy organów? Czy możliwa jest wymiana korespondencji między organami i między organami a osobami fizycznymi czy przedsiębiorcami wyłącznie elektronicznie? Jak będą doręczane decyzje, wezwania, zaświadczenia inne dokumenty elektroniczne jeśli organ nie będzie znał adresu elektronicznego adresata? Co się stanie z ePUAP i dotychczasowymi elektronicznymi skrzynkami podawczymi? Czy zmieni się organizacja pracy tradycyjnych kancelarii w urzędach skoro pisma będą wysyłane tylko elektronicznie i tylko elektronicznie będą doręczane do urzędów? Jak będą wysyłane dotychczasowe listy papierowe, jeśli urząd nie korzysta z systemu EZD? Jak poczta będzie przekształcać listy papierowe w dokumenty elektroniczne i jak je dostarczy do podmiotów publicznych?

Odpowiedzi na te i wiele innych pytań udzielimy podczas pierwszego tego typu seminarium. Zostaną omówione dotychczasowe problemy z doręczeniami w różnych procedurach z praktycznego punktu widzenia. Zaprezentowane zostaną unijne przepisy i rozwiązania już obowiązujące. Tematem przewodnim będą oczekiwania stawiane przed polskimi rozwiązaniami zmierzającymi do standaryzacji doręczeń w rożnych procedurach. Omówiony zostanie projekt ustawy o elektronizacji doręczeń oraz ich wpływu na postępowanie z dokumentacją w podmiotach publicznych.

Seminarium, z uwagi na bardzo dużą liczbę zmienianych procedur, skierowane jest do przedstawicieli administracji publicznej, podatkowej, ale również przedstawicieli sądów administracyjnych, powszechnych, przedstawicieli organów i podmiotów wykorzystujących własne elektroniczne platformy usługowe, przedstawicieli biznesu projektujących rozwiązania w zakresie komunikacji elektronicznej, centrów certyfikacyjnych.

15 maja 2019 r.
10:00 Przyjęcie prowadzenia seminarium, kilka zdań na początek
Artur Prasal (Urząd Miasta Łodzi)
10:10 Praktyka doręczeń w Polsce, przykładowe problemy
  • Zasada pisemności, doręczenie pisemne zamiast elektronicznego, doręczenie z wykorzystaniem adresu email?
  • Doręczenie z wykorzystaniem biznes.gov.pl
  • Komunikacja elektroniczna z ZUS
Artur Prasal (Urząd Miasta Łodzi)
10:40 Doręczenia w prawie i normach europejskich
  • Definicja doręczenia zgodnie rozporządzeniem eIDAS
  • Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego - jej znaczenie prawne i rozwojowe dla administracji oraz rynku gospodarczego
  • Normatywne i techniczne podstawy doręczeń na podstawie norm ETSI i doświadczeń projektów unijnych
  • Różnice pomiędzy doręczeniem do skrzynki podawczej oraz w ePUAP a rejestrowane elektroniczne doręczenie
  • Rozwój doręczeń nie tylko do i z administracji publicznej ale także w obrocie prywatnym i gospodarczym
Michał Tabor, Expert (Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji)
11:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie Artur Prasal
12:00 Przerwa na lunch
12:30 Oczekiwane efekty ustawy o elektronizacji doręczeń i kluczowe problemy z tym związane sygnalizowane na etapie opiniowania przepisów
  • Zasada pisemności obejmująca pisma utrwalone w postaci elektronicznej
  • Doręczenie elektroniczne skutecznie zastępujące doręczenie na papierze – równoważność czy pierwszeństwo?
  • Doręczenia hybrydowe - zachowanie poufności i wiarygodności przekazywanej treści a znaczenie takich usług
  • Korzystanie z usług operatora wyznaczonego i z usług kwalifikowanych dostawców
  • Wyjątki na papierze i w systemach wyodrębnionych a potencjalne korzyści ze standardowych e-doręczeń
  • Baza adresów elektronicznych i jej znaczenie
  • Automatyczne załatwianie spraw
Kazimierz Schmidt
(Ministerstwo Cyfryzacji)
14:00 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie Artur Prasal
14:15 Przerwa na kawę
14:40 Oczekiwane zmiany w przepisach kancelaryjnych i archiwalnych w kontekście doręczeń elektronicznych
  • Aktualny stan prawny w zakresie regulacji dotyczących czynności kancelaryjnych i archiwalnych
  • Kompletność akt sprawy a różne postaci dokumentów (papierowe, elektroniczne)
  • Wpływ doręczeń „hybrydowych” na akta spraw
  • Czynności kancelaryjne względem pism generowanych automatycznie
  • Zmiany w funkcjonalnościach systemów klasy EZD przy przyjmowaniu, rozdzielaniu i wysyłaniu przesyłek elektronicznych
  • Obsługa wysyłki przesyłek elektronicznych w podmiotach pracujących w systemie tradycyjnym
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
15:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja podsumowująca.
Moderowanie Artur Prasal
16:00 Zakończenie seminarium.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Artur Prasal

Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie Kierownik Oddziału ds. Elektronicznego Urzędu w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi i analityk w e-Instytucja.pl. Realizuje zadania związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu do zarządzania dokumentacją, w tym koordynacji czynności kancelaryjnych, podpisu elektronicznego, zarządzania usługami elektronicznymi.
W latach 2009 - 2011 członek grupy roboczej powołanej przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, odpowiedzialnej za opracowanie założeń nowej Instrukcji kancelaryjnej. W latach 2013 - 2015 współprzewodniczący grupy ds. elektronizacji usług administracji, powołanej przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w ramach inicjatywy Linia Współpracy. Głównym przedmiotem zainteresowania zawodowego są procedury administracyjne dotyczące realizacji usług publicznych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Szkoleniowiec, autor i współautor ponad 100 publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.

Kazimierz Schmidt

Obecnie pracownik Ministerstwa Cyfryzacji, poprzednio główny specjalista w Departamencie Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. W latach 2010 - 2011 był Głównym specjalistą w Departamencie Społeczeństwa Informacyjnego MSWiA, poprzednio główny specjalista w Departamencie Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Absolwent Wydziału Geografii i Studiów Regionalnych Uniwersytetu Warszawskiego (1989) i Podyplomowego Studium Bibliotek Naukowych przy Wydziale Historii UW (1993). Interesuje się szeroko pojętą problematyką zarządzania informacją i dokumentacją, z czym związany jest od początku pracy zawodowej (kolejno: biblioteka naukowa, Archiwum Telewizyjnej Agencji Informacyjnej, Ośrodek Dokumentacji i Zbiorów Programowych Telewizji Polskiej, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, a od 2010 MSWiA). Autor artykułów, a także aktywny uczestnik forów internetowych, związanych z archiwizacją dokumentów elektronicznych oraz zastosowaniem dokumentu elektronicznego w praktyce administracyjnej.

Michał Tabor

Partner Obserwatorium.biz - firmy doradczej, specjalizującej się w tworzeniu i wdrażaniu strategii cyfrowych w przedsiębiorstwach głównie z sektora finansowego oraz administracji publicznej.
Kierownik badań i rozwoju Autenti – platformy do wysyłania i podpisywania dokumentów online.
Członek komitetu technicznego ESI Europejskiego Instytutu Norm Telekomunikacyjnych (ETSI) - realizującego normalizację podpisu elektronicznego w Europie. Edytor standardu dla certyfikatów wspierających PSD2.
Ekspert Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji w zakresie identyfikacji, uwierzytelnienia i podpisu elektronicznego, rzeczoznawca Polskiego Towarzystwa Informatycznego, ekspert Związku Banków Polskich.
Absolwent Wydziału Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego. Ekspert w zakresie podpisu elektronicznego, systemów PKI, elektronicznej administracji oraz bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, posiada certyfikat CISSP. Autor wielu rozwiązań z zakresu uwierzytelniania, podpisu elektronicznego i dokumentu elektronicznego funkcjonujących w Polsce, w szczególności autor szeroko stosowanego mechanizmu składania deklaracji podatkowych i Profilu Zaufanego ePUAP.