szkolenie

10
grudnia
2019

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA, W TYM AKTA OSOBOWE PO 1 STYCZNIA 2019 r. – ELEKTRONIZACJA, SKRÓCENIE OKRESU PRZECHOWYWANIA, OBSŁUGA KANCELARYJNA I ARCHIWALNA

22 dni do rozpoczęciakoordynator: Iwona Brokowska

W dniu 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy zmienionego Kodeksu Pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Równocześnie zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie określające sposób prowadzenia i obsługi dokumentacji pracowniczej, w szczególności akt osobowych, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
Nowy stan prawny pozwoli na elektronizację dokumentacji pracowniczej, czyli przełamany zostanie istotny bastion papierowości dokumentacji w podmiotach publicznych i prywatnych.
Niezależnie od powyższego nastąpi znaczące skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Przy tak istotnych zmianach warto przeanalizować nowy stan prawny i przełożyć go na praktyczne aspekty obsługi tej dokumentacji.
W trakcie szkolenia szczegółowo przeanalizowane zostaną zasady możliwej elektronizacji akt osobowych oraz kryteria skrócenia okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Omówione zostaną także niezbędne zmiany w jednolitych rzeczowych wykazach akt. Od strony praktycznej pokazany zostanie sposób kancelaryjnej obsługi tej dokumentacji w systemie tradycyjnym oraz w systemach klasy EZD. Poruszone będą także kwestie archiwizacji tej dokumentacji oraz wartościowania i zasad ewentualnego brakowania.

Szkolenie prowadzi: dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, elektronizacji dokumentacji, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018) oraz zasad wartościowania i opracowania akt osobowych w archiwach państwowych.

Czas trwania szkolenia: od godz. 10.00 do ok. 16

Program:

  • Pojęcie dokumentacji pracowniczej:
    1. zakres pojęciowy przed 1 stycznia 2019 r.
    2. rodzaje dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.
  • Regulacje prawne w zakresie postępowania z dokumentacją pracowniczą
    1. Kodeks pracy
    2. akty wykonawcze do Kodeksu pracy
    3. ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi
    4. regulacje szczególne (np. ustawy o służbie cywilnej, o pracownikach samorządowych, RODO)
  • Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej
    1. prowadzenie na bieżąco akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej
    2. elektronizacja dokumentacji pracowniczej
    3. zasady zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie)
    4. czy możliwe są „hybrydowe” akta osobowe?
    5. techniczne aspekty elektronizacji akt osobowych, wymagania wobec systemów teleinformatycznych
    6. czy potrzebny jest nowy system teleinformatyczny czy wystarczy moduł w systemach klasy EZD?
    7. zasady kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracowników ponownie zatrudnianych
    8. zasady zabezpieczania i ochrony dokumentacji pracowniczej
    9. obowiązki informacyjne pracodawców
    10. zasady udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom oraz osobom uprawnionym
  • Obsługa dokumentacji pracowniczej w świetle instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt
    1. system tradycyjny, EZD, systemy dziedzinowe
    2. bezdziennikowy system kancelaryjny
    3. wykorzystanie wykazu akt (JRWA) w obsłudze spraw pracowniczych oraz akt osobowych
    4. pisma, sprawy, akta, teczki
    5. obsługa dokumentów i spraw pracowniczych w systemach klasy EZD
  • Wartościowanie i skracanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej
    1. wartość archiwalna dokumentacji pracowniczej
    2. zasady skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej
    3. którym dokumentom wydłuża się czas przechowywania a którym skraca i od czego to zależy
    4. jaki jest wpływ nowych regulacji na dotychczasowe akta osobowe, w szczególności te przechowywane w archiwach
  • Archiwizacja dokumentacji pracowniczej
    1. porządkowanie akt osobowych
    2. czy, kiedy i co można wyjmować z akt osobowych, w szczególności archiwalnych akt osobowych
    3. sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne
    4. sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach
  • Pytania, dyskusja.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej;
historyk-archiwista; doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego;
doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń (ponad 4100 godzin szkoleniowych);
ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”;
wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ); doświadczony praktyk;
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”;
członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego;
autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych;
współautorka takich publikacji, jak: Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018) oraz Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013);
długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń;
aktywna uczestniczka konferencji krajowych i zagranicznych;
od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.
była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.

Termin i Miejsce

Termin:
10 grudnia 2019
Miejsce:
Warszawa

Koszt

Koszt udziału jednej osoby wynosi:
  • 780 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach przesłanych do dnia 29 listopada
  • 880 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach przesłanych od dnia 30 listopada

Informacje dodatkowe

Powyższy koszt obejmuje: udział, materiały konferencyjne, lunch, przekąski i napoje w przerwach.

Warunkiem udziału jest przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego (zakładka "Zgłoszenie"), faksem lub elektronicznie i otrzymanie pisemnego potwierdzenia udziału ze strony CPI. O przyjęciu zgłoszenia decyduje kolejność zgłoszeń. Ilość miejsc ograniczona.

Zapłata i Rezygnacja

Koszt udziału jest płatny na konto CPI, na podstawie potwierdzenia udziału. Faktury będą do odbioru podczas spotkania.

Rezygnacja z udziału po 3 grudnia 2019 r. lub nieobecność na spotkaniu powoduje powstanie zobowiązania pokrycia pełnych kosztów udziału na podstawie faktury Centrum Promocji Informatyki. Rezygnacja możliwa jest tylko i wyłącznie w formie pisemnej.

Biuro Organizacyjne

Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o.
02-757 Warszawa, ul. Pory 78, I piętro
tel. 22 355 86 80, fax 22 355 86 79
e-mail:cpi@cpi.com.pl
Dane uczestnika
Dane płatnika

Zobowiązujemy się uregulować koszt udziału jednej osoby w spotkaniu:

Uczestnicy, których udział w konferencji jest finansowany ze środków publicznych w co najmniej 70%, zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) mogą uzyskać zwolnienie z VAT-u, na podstawie wypełnionego i przesłanego do CPI sp. z o.o. oświadczenia.

Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji umowy o udział w szkoleniu oraz w celach reklamowych, promocyjnych i marketingowych związanych z działalnością prowadzoną przez Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o. (art. 23 ust. 1 pkt 3 i 5 u.o.d.o.”, a po 25 maja 2018 r. – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Dane osobowe będą przetwarzane aż do ewentualnego zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą, a po tym okresie dla celów i przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. Dane osobowe udostępniane będą patronom i sponsorom. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w szkoleniu.

Skąd dowiedzieli się Państwo o spotkaniu: