seminarium

28
maja
2019

DOKUMENT ELEKTRONICZNY W URZĘDZIE – procedury administracyjne, postępowanie z e-dokumentem (najczęściej pojawiające się wątpliwości i praktyczne przykłady ich rozwiązania)

koordynator: Iwona Brokowska Duda

Dokument elektroniczny, mimo że funkcjonuje w urzędach administracji publicznej od dłuższego czasu nadal postrzegany jest jako dokument „niepełnowartościowy” w stosunku do dokumentu papierowego. Często pojawiają się wątpliwości czy i kiedy może on zastąpić papier, jak udostępnić akta elektroniczne organom czy podmiotom kontrolującym, żądającym dokumentacji papierowej, czy musimy przechowywać oryginalne dokumenty papierowe. Z drugiej strony chętnie posługujemy się emailami, zapominając lub nie będącym świadomym obowiązków i ograniczeń ich wykorzystania w realizacji bieżących zadań w urzędach.
A czasem mamy wątpliwości czy i w jaki sposób doręczyć elektronicznie decyzję czy inny dokument stronie postepowania posiadając wyłącznie adres poczty elektronicznej. Ostatnio również pojawiają się liczne nowe wymagania prawne i tym samym wątpliwości – jak radzić sobie z fakturami elektronicznymi, czy oferty składane w ramach zamówień publicznych w postaci skanów są ważne. Te i inne pytania dotyczące postepowania z dokumentem elektronicznym zostaną omówione podczas seminarium, na przykładach różnych procedur administracyjnych – KPA, Ordynacji podatkowej, skarg, wniosków, petycji, informacji publicznej, ale również w ramach fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, elektronizacji zamówień publicznych.

Prowadzący seminarium: Artur Prasal, Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. .

Czas trwania seminarium: od godz. 10.00 do ok. 15.30

Program seminarium:

  1. Wnoszenie pism do urzędu w świetle przepisów prawa
    • Sposoby wnoszenia pism do urzędu – różne przepisy, różne metody. Wymagania dotyczące wykorzystania i udostępniania informacji o sposobach wnoszenia pism
    • Przygotowanie i udostępnienie usług publicznych – kiedy musimy a kiedy możemy udostępniać usługi elektroniczne; czym się różni wzór elektroniczny od formularza elektronicznego i dlaczego nie można przesłać do urzędu formularza elektronicznego?
    • Dokument pisemny i elektroniczny – rozróżnienie pojęć i wpływ na procedury administracyjne
    • Potwierdzenie złożenia dokumentu – kiedy jest obowiązkowe i jak je zrealizować?
  2. Rejestracja i przesyłek
    • Rejestracja przesyłek i rozdzielanie przesyłek w urzędzie - procedury
    • Dekretacje – czy są wymagane i jak je prawidłowo wykonywać?
  3. Akta spraw w aspekcie dokumenty elektronicznego
    • Rejestracja spraw
    • Badanie spełnienia wymagań formalnych e-podania (podpis kwalifikowany, zaufany czy osobisty? Który może być stosowany, czy, kiedy i jak je weryfikować?)
    • Akta spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD w aspekcie przesyłki elektronicznej
    • Wpływ zmian organizacyjnych na systemy teleinformatyczne
    • Dopuszczalność i możliwości udostępniania dokumentów elektronicznych i akt sprawy – praktyczne przykłady
    • System tradycyjny i EZD a inne systemy teleinformatyczne – gdzie przebiega granica?
    • Przygotowanie i akceptacja pism – dopuszczalność wykorzystania różnych podpisów elektronicznych przez organ (dlaczego w procedurze administracyjnej organ musi stosować tylko podpis kwalifikowany a w procedurze podatkowej również zaufany i osobisty?)
  4. Korespondencja wychodząca
    • Forma załatwiania spraw – szczegółowe omówienie procedur doręczeń elektronicznych i udostępniania pism; praktyczne wykorzystanie platformy ePUAP. Doręczenie elektroniczne z wykorzystaniem adresu email – kiedy i jak wykorzystać.
    • Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych
    • Potwierdzenie odbioru pisma
  5. Nowe projekty w e-administracji – omówienie projektów mających wpływ na procedury urzędowe
    • Fakturowanie elektroniczne w zamówieniach publicznych
      • Omówienie obowiązków i wątpliwości prawnych
      • Organizacja zarządzania kontem podmiotu na platformie eFakturowania
      • Postępowanie z dokumentem elektronicznym wewnątrz podmiotu
    • Elektronizacja zamówień publicznych – omówienie wybranych wątpliwości technicznych i prawnych
    • Elektronizacja doręczeń – omówienie projektu ustawy na przykładzie procedur administracyjnych i podatkowych
    • mTożsamość – kiedy możemy wykorzystać w urzędzie dokument w smartfonie?

Artur Prasal

Absolwent Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Łodzi oraz Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego. Od 1998 r. pracownik Urzędu Miasta Łodzi. Obecnie Kierownik Oddziału ds. Elektronicznego Urzędu w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi i analityk w e-Instytucja.pl. Realizuje zadania związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu do zarządzania dokumentacją, w tym koordynacji czynności kancelaryjnych, podpisu elektronicznego, zarządzania usługami elektronicznymi.
W latach 2009 - 2011 członek grupy roboczej powołanej przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, odpowiedzialnej za opracowanie założeń nowej Instrukcji kancelaryjnej. W latach 2013 - 2015 współprzewodniczący grupy ds. elektronizacji usług administracji, powołanej przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w ramach inicjatywy Linia Współpracy. Głównym przedmiotem zainteresowania zawodowego są procedury administracyjne dotyczące realizacji usług publicznych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Szkoleniowiec, autor i współautor ponad 100 publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.