forum

5
września
2018

XII FORUM KOORDYNATORÓW CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH - NOWE ZASADY OBSŁUGI DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

koordynator: Iwona Brokowska Duda

Od 25 maja 2018 r. obowiązuje ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), które mocno wpłynęło na zmiany w sposobie postępowania w relacjach pracodawca – pracownik. Znalazło to swoje odzwierciedlenie także w obsłudze dokumentacji osobowej. Natomiast z dniem 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które umożliwią nie tylko skrócenie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej, ale pozwolą także na jej elektronizację.
Biorąc pod uwagę te dwie rewolucyjne zmiany uznaliśmy za wskazane poświecenie całego forum koordynatorów czynności kancelaryjnych tej szczególnej problematyce, jaką jest postępowanie z dokumentacją pracowniczą. Naszym zamiarem jest podjęcie tematu wiodącego w aspekcie prawnym, kancelaryjnym oraz archiwalnym.

5 września 2018 r.
10:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
10:10 Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) a dokumentacja pracownicza
  • Jak rekrutować zgodnie z RODO? – jakich danych można żądać od kandydata, jakie informacje przekazywać kandydatowi podczas rekrutacji i jak to dokumentować?
  • Zatrudnienie pracowników w kontekście zasady minimalizacji danych – czyli jakie dane mogą być zbierane od pracowników, na jakich zasadach i co może być przechowywane w aktach?
  • Monitoring w miejscu w pracy w kontekście najnowszych zmian kodeksu pracy – czyli jak informować o monitoringu i jakie zmiany należy wprowadzić do regulaminu pracy?
  • Retencja danych kadrowych w świetle RODO – jak długo można przechowywać dokumentację kandydatów i pracowników i jak to dokumentować?
  • Obowiązek dokumentacyjny w ramach zasady rozliczalności – co należy przekazać pracownikom i jakie oświadczenia od nich odebrać by wykazać zgodność z RODO?
Patrycja Kozik
(Radca prawny w GKK Gumularz Kozieł Kozik Radcowie Prawni)
11:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
11:30 Kancelaryjna obsługa dokumentacji pracowniczej w świetle jednolitego rzeczowego wykazu akt
  • Pojęcie dokumentacji pracowniczej przed i po 1 stycznia 2019 r.
  • Sposób gromadzenia dokumentów i ich obsługi w aktach osobowych
  • System kancelaryjny i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych w obsłudze dokumentacji pracowniczej
  • Klasy jednolitego rzeczowego wykazu akt poświęcone dokumentacji pracowniczej i sposób ich odczytania w stosunku do dokumentacji pracowniczej
  • Akta spraw, dokumentacja nietworząca akt spraw i teczki aktowe
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
12:30 Przerwa na lunch
13:00 Elektronizacja dokumentacji pracowniczej – aspekty prawne i praktyczne
  • Zasady elektronizacji dokumentacji pracowniczej
  • Obowiązki informacyjne wobec zatrudnionych związane z elektronizacją dokumentacji
  • Sposób prowadzenia dokumentacji elektronicznej
  • Zmiana formy dokumentacji z papierowej na elektroniczną i z elektronicznej na papierową
  • Zasady archiwizacji i przechowywania dokumentacji elektronicznej
Łukasz Prasołek
(wspólnik w Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki sp.j.)
14:00 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
14:15 Przerwa na kawę
14:30 Zasady skracania okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i jej wartość archiwalna.
  • Kiedy archiwizujemy dokumentację pracowniczą?
  • Wartość archiwalna akt osobowych przed 1 stycznia 2019 r. oraz czas jej przechowywania.
  • Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.
  • Przepisy przejściowe dotyczące zasad skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej.
  • Kryteria wartościowania archiwalnego akt osobowych.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
15:10 Archiwizacja akt osobowych (opracowanie i ewidencja)
  • Studia wstępne - czyli co powinniśmy wiedzieć o aktach osobowych przed przystąpieniem do ich opracowania
  • Zawartość akt osobowych - o tym co możemy znaleźć w dawnych teczkach osobowych
  • Sporządzanie ewidencji akt osobowych - zalecenia i przykłady
  • Porządkowanie teczki akt osobowych - kiedy, jak oraz co wolno usuwać z akt osobowych
  • Techniczne zabezpieczenie akt osobowych
Iwona Fischer
(Archiwum Narodowe w Krakowie)
15:50 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
16:00 Zakończenie XII Forum KCK, wręczenie Certyfikatów

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Patrycja Kozik

Radca prawny w GKK Gumularz Kozieł Kozik Radcowie Prawni. Doktorantka w Katedrze Prawa Europejskiego na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Wykładowca na studiach podyplomowych z ochrony danych osobowych organizowanych przez Uniwersytet Marii Skłodowskiej-Curie w Lublinie. Audytor wewnętrzny systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji wg normy ISO 27001:2013. Brała udział w warsztatach poświęconym relacjom B2B w regulacjach platform internetowych, organizowanych przez Komisję Europejską w ramach strategii na rzecz jednolitego rynku cyfrowego. Specjalizuje się w prawie dot. ochrony danych osobowych, prawie konsumenckim, ze szczególnym uwzględnieniem regulacji konsumenckich na rynku e-commerce oraz prawie nowych technologii.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 520 szkoleń, ponad 4100 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Łukasz Prasołek

Ukończył z wyróżnieniem wydział prawa UW oraz studia podyplomowe Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w Organizacji w SGH, w latach 2003-2006 pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, specjalizujący się w praktycznych aspektach czasu pracy i czasu pracy kierowców, a w latach 2006-2015 pracownik Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Od 1.1.2016 r. prowadzi własną działalność gospodarczą Nowoczesne Kadry Łukasz Prasołek.
Jest autorem książek: „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” (Wyd. C.H. BECK, 5 wydań), „Rozliczanie czasu pracy. 100 kazusów” (INFOR 2011) „Dokumentacja czasu pracy” (Wyd. C.H. BECK, 2 wydania). Jest również współautorem komentarzy naukowych do kodeksu pracy, ustaw o systemie ubezpieczeń społecznych, zasiłkowej, wypadkowej oraz o emeryturach i rentach z FUS, a także książek dotyczących różnych aspektów prawa pracy wydawanych w serii Pogotowie Kadrowe przez Wydawnictwo ODDK.
Jest również stałym współpracownikiem Dziennika Gazeta Prawna oraz wielu innych wydawnictw branżowych skierowanych do działów kadr i płac.
Od ponad 10 lat prowadzi szkolenia z czasu pracy, wynagrodzeń oraz różnych aspektów prawa pracy w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jest również wykładowcą na kursach dla specjalistów ds. kadr i płac, a także ogólnopolskich konferencjach kadrowo-płacowych.