szkolenie on-line
SZKOLIMY JUŻ 32 LATA, ZAUFAŁO NAM PONAD 100 000 OSÓB

2
sierpnia
2022

OBIEG I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW W SYSTEMIE ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ (EZD)

koordynator: Iwona Nowosielska

PARP dofinansowuje szkolenia CPI W CPI SZKOLIMY ON-LINE więcej ...

Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, obiegiem i archiwizacją dokumentów w systemie EZD.

Szkolenie skierowane jest do: pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy lub wspomagający sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

Szkolenie poprowadzi: Roman Stempel, dyplomowany archiwista z ponad 17-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej.

Czas trwania szkolenia: od 10:00 do ok. 14:00

  1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
    • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
    • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
    • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
    • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.
  2. Rodzaje współczesnej dokumentacji
    • Dokument elektroniczny
    • Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
    • Dokumentacja tworząca akta spraw i nietworząca akta spraw
    • Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
      • przesyłki przekazane pocztą elektroniczną.
      • przesyłki na nośniku papierowym.
      • przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych.
      • przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP
  3. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania - System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
    • Pojęcia i ważne terminy.
    • Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
    • Koordynator czynności kancelaryjnych - zadania w EZD.
    • Interoperacyjność znaku sprawy.
    • Akta sprawy w EZD.
  4. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
    • Zadania punktów kancelaryjnych.
      • otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki.
      • rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki.
      • odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki.
      • wprowadzanie meta danych.
      • tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie.
      • prowadzenie składu informatycznych nośników danych.
      • wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
      • przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.
      • wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.
    • Zadania kierowników komórek organizacyjnych.
      • dekretacja pisma – wyjątki.
      • akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa).
      • podpisanie pisma podpisem elektronicznym.
      • podpisanie pisma podpisem odręcznym.
    • Zadania prowadzących sprawy.
      • zakładanie spraw.
      • uzupełnianie metadanych.
      • prowadzenie kompletnych akt sprawy.
      • sporządzanie projektów pism.
      • dokonywanie akceptacji.
  5. Korespondencja wewnętrzna w EZD
    • Udostępnianie pism
    • Przekazywanie pism
  6. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
  7. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD.
    • Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)
    • Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt).
    • Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt).
    • Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
    • Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym.
    • Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (składnicy akt).
    • Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (składnicy akt).
    • Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
    • Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Roman Stempel

Dyplomowany archiwista z ponad 16-letnią praktyką w zawodzie, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m. in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, czy Zarządem Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych Zarządu Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie usług archiwistycznych i szkoleniowych.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w jednostkach administracji publicznej na szczeblu państwowym i samorządowym. Posiada doświadczenie związane z przygotowywaniem normatywów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcje, rzeczowy wykaz akt), wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również w archiwizacji różnorodnych dokumentów, m. in. dokumentacji osobowej, technicznej, medycznej, dokumentacji szkół i placówek oświatowych, dokumentacji projektów unijnych oraz dokumentacji niejawnej.
Posiada ponad 9-letni staż trenerski. W trakcie swojej kariery zawodowej przeprowadził ponad 3100 godz. kursów i szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.