warsztaty on-line
SZKOLIMY JUŻ 32 LATA, ZAUFAŁO NAM PONAD 100 000 OSÓB

22
maja
2024

XXXVII seminarium w cyklu SKŁADOWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW "Wartościowanie współczesnej dokumentacji i procedury jej brakowania"

25 dni do rozpoczęciakoordynator: Iwona Nowosielska

Zapraszamy do udziału w seminarium dotyczącym działalności archiwistów oraz wyzwań w ich pracy.

Tym razem pragniemy więcej miejsca poświęcić problematyce wartościowania współczesnej dokumentacji oraz procedurom jej brakowania. Przedmiotem seminarium będzie zarówno dokumentacja tradycyjna, jak i elektroniczna. Omówione zostaną podstawy prawne w zakresie wartościowania i brakowania dokumentacji. Przeanalizowane zostaną praktyczne aspekty tych czynności. Podzielimy się także doświadczeniem w wykorzystywaniu narzędzi informatycznych oraz systemów klasy EZD w procesie brakowania dokumentacji.

Serdecznie zapraszamy do udziału. Przewidzieliśmy czas na pytania do prelegentów i dyskusję.

22 maja 2024 r.
9:00 Przyjęcie prowadzenia seminarium, kilka zdań na początek:
dr Ewa Perłakowska
(ekspert, analityk i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
9:10 Oczekiwania i potrzeby użytkowników archiwów państwowych a wartościowanie dokumentacji.
  • czego dzisiaj oczekują od nas użytkownicy archiwów państwowych (popularność badań genealogicznych, egodokumenty, potrzeby badania życia codziennego, herstoria, etc.)
  • kwalifikacja dokumentacji (współczesne kryteria kwalifikacji a oczekiwania i potrzeby użytkowników)
  • wykaz akt jako narzędzie kształtowania zasobu archiwalnego
  • dokumentacja masowa - wachlarz możliwości czy klęska urodzaju?
  • kwalifikatory dokumentacji - narzędzie zapomniane czy niepotrzebne?
  • czy badacz poradzi sobie bez archiwisty?
Iwona Fischer
(Archiwum Narodowe w Krakowie)
10:10 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
10:20 Przerwa
10:40 Prawne narzędzia wartościowania i nadzoru nad brakowaniem dokumentacji
  1. Przepisy ogólne dotyczące dokumentacji w podmiotach publicznych
    • ustanawianie wykazów akt i kwalifikatorów dokumentacji
    • nadzór nad brakowaniem
  2. Wybrane przepisy szczególne dotyczące dokumentacji w podmiotach publicznych
    • podmioty obsługiwane przez archiwa wyodrębnione
    • dokumentacja elektroniczna
    • akta spraw sądowych
  3. Regulacje dotyczące dokumentacji w podmiotach prywatnych
  4. Podsumowanie
dr hab. Marek Konstankiewicz, prof. UMCS
11:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
11:50 Wykaz akt w uczelni a wartościowanie dokumentacji. Aspekty praktyczne
W związku z dynamicznymi zmianami otoczenia prawnego i społecznego uczelni zachodzi potrzeba dostosowywania do nich normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Przede wszystkim uaktualniania wymaga jednolity rzeczowy wykaz akt, który klasyfikuje i kwalifikuje dokumentację w jednostce organizacyjnej. Ważną rolę w tworzeniu takiego wykazu odgrywają archiwiści, którzy bardzo często sami tworzą wykaz w oparciu o swoją wiedzę i doświadczenie. W przypadku Uniwersytetu Szczecińskiego tworzenie wykazu oddane zostało w ręce pracowników komórek i jednostek merytorycznych, którzy pod nadzorem między innymi archiwistów uczelnianych sami zbudowali wykaz akt. Ideą przyświecającą temu postępowaniu było przekonanie o tym, że wykaz stosowany jest w bieżącej pracy przede wszystkim przez pracowników merytorycznych, a dopiero w późniejszym okresie życia dokumentów przez archiwistów. Wykaz jednak w procesie wartościowania dokumentacji nie powinien być jedynym narzędziem służącym do przeprowadzenia tego procesu, ponieważ należy wziąć pod uwagę również względy praktyczne oraz zapotrzebowanie potencjalnych użytkowników zasobu. Biorąc pod uwagę powyższe, proces brakowania dokumentacji nie powinien być mechanicznym weryfikowaniem czasu przechowywania dokumentacji wynikającym z wykazu akt, ale złożonym procesem uwzględniającym potrzeby jej wytwórców, użytkowników oraz wiedzy archiwistów. Jednym zdaniem, prezentacja ma na celu przedstawienie procesu tworzenia wykazu akt oraz późniejszego, częściowo z niego wynikającego, brakowania dokumentacji
Piotr Frąckowiak
(dyrektor Archiwum Uniwersytetu Szczecińskiego)
12:50 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
13:00 Przerwa
13:20 Praktyczne aspekty procedury brakowania dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej
  1. Brakowanie dokumentacji tradycyjnej w praktyce – jak przygotować spis dokumentacji i wniosek w sprawie jej brakowania, dokumentowanie czynności oceny i brakowania, relacje z archiwami państwowymi.
  2. Brakowanie dokumentacji elektronicznej w praktyce – jak wybrakować dokumenty elektroniczne zarządzane w systemach teleinformatycznych (np. systemy klasy EZD, systemy dziedzinowe) oraz poza nimi.
dr Ewa Perłakowska
(ekspert, analityk i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”)
14:20 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
14:30 Systemy klasy EZD, dziedzinowe, dedykowane i wspomagające obieg – jak wykorzystać systemy i narzędzia informatyczne i zawarte w nich metadane w procesie brakowania i wartościowania dokumentacji w podmiocie publicznym
Tomasz Karaś
(praktyk, pracownik administracji samorządowej, koordynator czynności kancelaryjnych, archiwista, wdrożeniowiec systemów klasy EZD, kierownik projektów informatycznych związanych z wdrożeniem EZD, doktorant Instytutu Historii i Archiwistyki Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie. Autor artykułów naukowych z zakresu zarządzania dokumentacją w administracji samorządowej oraz problematyki EZD)
15:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja
Moderowanie: dr Ewa Perłakowska
15:45 Zakończenie XXXVII seminarium

Iwona Fischer

Historyk - archiwista z wieloletnim doświadczeniem i praktyką zawodową; absolwentka Wydziału Filozoficzno – Historycznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie – kierunek historia. Ukończone studia podyplomowe z zakresu archiwistyki na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu (Instytut Historii i Archiwistyki) oraz Podyplomowe Studium Muzeologiczne na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej). Specjalizuje się w tematyce opracowania różnych rodzajów materiałów archiwalnych oraz wartościowania dokumentacji.
Pracownik Archiwum Narodowego w Krakowie, obecnie na stanowisku kierownika Oddziału IV - akt najnowszych wytworzonych po 1945 roku oraz akt jednostek gospodarczych z XIX i XX w., odpowiedzialnym za sprawy udostępniania, gromadzenia i opracowania dokumentacji oraz promocji zasobu. Członek Komisji Metodycznej, Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji i Zespołu Zakupów Materiałów Archiwalnych w Archiwum Narodowym w Krakowie. W kadencji 2011-2016 Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w Warszawie (m.in. opracowanie nowych wskazówek dot. porządkowania i wartościowania akt osobowych). Trener na kursach kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia (od 2004 r.) w ramach działalności Archiwum Państwowego/Narodowego w Krakowie; od 2012 r. we współpracy z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolskim Instytutem Samorządu Terytorialnego i Administracji (MISTIA) w Krakowie, gdzie w 2013 r. została uhonorowana tytułem Wykładowca Roku. Szkoli z zakresu archiwistyki, metodyki archiwalnej i zarządzania dokumentacją - w skali lokalnej i ogólnopolskiej. Współpracowała z Okręgową Komisją Egzaminacyjną w Krakowie przy opracowywaniu egzaminów na technika – archiwistę. Szkoli według własnego autorskiego programu kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia.
Wykładowca akademicki – prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu prawa archiwalnego oraz zarządzania archiwum zakładowym w ramach specjalizacji archiwalnej na kierunku historia, na Uniwersytecie Jagiellońskim w Krakowie (lata 2006-2011); obecnie na studiach podyplomowych Dawna książka, zbiory specjalne i archiwalia (Uniwersytet Jagielloński, Wydział Komunikacji Społecznej, Instytut Bibliotekoznawstwa).
Autorka artykułów i publikacji dot. metodyki archiwalnej m.in.: Przekazywanie akt do archiwów państwowych – praktyka, problemy, raport o stanie przekazywania; Konsekwencje wartościowania i selekcji dokumentacji masowej dla użytkowników archiwów; Problem wartościowania dokumentacji w świetle potrzeb użytkowników archiwów państwowych; Wielopostaciowa forma dokumentu – sposób postępowania z załącznikami do akt (załączniki elektroniczne, audio, wideo, biologiczne).
Aktywny uczestnik konferencji i seminariów krajowych i międzynarodowych z zakresu historii, historii Krakowa, archiwistyki, metodyki archiwalnej. Autorka i kustosz kilku wystaw historycznych i archiwalnych. Miłośnik Krakowa, członek Towarzystwa Miłośników Historii i Zabytków Krakowa, autorka licznych artykułów dot. historii tego miasta.

Piotr Frąckowiak

Dyrektor Archiwum Uniwersytetu Szczecińskiego, archiwista, filolog, szkoleniowiec, koordynator ds. merytorycznych systemu EZD. Autor artykułów naukowych z zakresu zarządzania dokumentacją oraz wdrażania systemu EZD w uczelni.

Tomasz Karaś

Kierownik Referatu Ds. Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie Miasta Krakowa, koordynator czynności kancelaryjnych, archiwista, wdrożeniowiec systemów klasy EZD, kierownik projektów informatycznych związanych z wdrożeniem EZD realizowanych z wykorzystaniem podejścia PRINCE2®, Agile®, doktorant Instytutu Historii i Archiwistyki Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie. Członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Autor artykułów naukowych z zakresu zarządzania dokumentacją w administracji samorządowej oraz problematyki EZD

Marek Konstankiewicz

Doktor habilitowany dyscyplinie historia, zatrudniony na stanowisku profesora uczelni w Katedrze Archiwistyki i Nauk Pomocniczych Historii Uniwersytetu Marii Curie Skłodowskiej.
Absolwent Uniwersytetu Marii Curie Skłodowskiej: studiów magisterskich - historycznych o specjalności archiwalnej (2001 r.) i administracyjnych (2002 r.) oraz podyplomowych w zakresie kształcenia kadry akademickiej do roli wykładowców przedmiotu „Ochrona własności intelektualnej” (2013 r.).
W latach 2005-2006 pracownik Archiwum Państwowego w Lublinie, a od 2006 r. pracownik Instytutu Historii Uniwersytetu Marii Curie Skłodowskiej.
Wśród zainteresowań badawczych:
• prawne aspekty działalności archiwalnej;
• historia zarządzania dokumentacją (historia kancelarii);
• elementy prawne i administracyjne w warsztacie zawodowym archiwisty, zarządcy dokumentacji i profesji pokrewnych;
• historia administracji ze szczególnym uwzględnieniem okresu II Rzeczypospolitej;
• historia kolejnictwa i historia transportu.
Współautor (wraz z dr hab. Adianem Niewęgłowskim) jedynego książkowego komentarza do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (2016), autor lub współautor ponad 50 innych publikacji naukowych oraz ponad 50 referatów konferencyjnych.
Od 2001 r. prowadzący zajęcia z zakresu archiwistyki na studiach licencjackich i magisterskich (kierunek „Historia” specjalność archiwistyczna oraz kierunek "Archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi") i podyplomowych (kierunki : „Archiwistyka” oraz „Tradycyjne i Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami”), a także w ramach szkoleń i warsztatów dla pracowników archiwów tudzież osób wykonujących zadania związane z zarządzaniem dokumentacją.

Ewa Perłakowska

Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 45 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz prawie 780 szkoleń, ponad 6500 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UWr, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz optymalizacji tych systemów, a także budowy w nich modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk. Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”. Członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka takich publikacji, jak:

  • „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji” (Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2023),
  • „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych” pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013).
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych, Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego oraz Rady Programowej Projektu „Archiwa Przełomu”.
Współautorka zasad dla elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń. Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych.

Termin i Miejsce

Termin:
22 maja 2024
Miejsce:
szkolenie on-line

Koszt

Koszt udziału jednej osoby wynosi:
  • 690 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach przesłanych do dnia 10 maja
  • 790 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach przesłanych od dnia 11 maja

Informacje dodatkowe

Powyższy koszt obejmuje: udział w zajęciach dla 1 osoby, materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej, certyfikat ukończenia szkolenia w formacie PDF, zapewnienie platformy szkoleniowej i dostępu do szkolenia w czasie rzeczywistym, test połączenia, pomoc techniczną w razie potrzeby.

Warunkiem udziału jest przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego (zakładka "Zgłoszenie"), faksem lub elektronicznie i otrzymanie drogą elektroniczną potwierdzenia udziału ze strony CPI. O przyjęciu zgłoszenia decyduje kolejność zgłoszeń. Ilość miejsc ograniczona.

Zapłata i Rezygnacja

Koszt udziału jest płatny na konto CPI, na podstawie potwierdzenia udziału. Faktury będą do odbioru podczas spotkania (przy szkoleniach on-line - elektronicznie).

Rezygnacja z udziału po 15 maja 2024 r. lub nieobecność na spotkaniu powoduje powstanie zobowiązania pokrycia pełnych kosztów udziału na podstawie faktury Centrum Promocji Informatyki. Rezygnacja możliwa jest tylko i wyłącznie w formie pisemnej.

Biuro Organizacyjne

Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o.
01-747 Warszawa, ul. Jerzego Ficowskiego 15, III piętro,
tel. 506 178 228
e-mail:cpi@cpi.com.pl
e-Doręczenia: AE:PL-55387-14998-DEASJ-15
Dane uczestnika
Dane płatnika

Zobowiązujemy się uregulować koszt udziału jednej osoby w spotkaniu:

Uczestnicy, których udział w spotkaniu jest finansowany ze środków publicznych w co najmniej 70%, zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) mogą uzyskać zwolnienie z VAT-u, na podstawie wypełnionego i przesłanego do CPI sp. z o.o. oświadczenia.

Skąd dowiedzieli się Państwo o spotkaniu:

Wyrażam zgodę na dostarczanie mi drogą elektroniczną informacji o rabatach, promocjach i aktualnej ofercie oraz materiałów marketingowo-informacyjnych przez Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o.:



Zgoda może zostać odwołana w każdej chwili bez podania przyczyny, bez wpływu na zgodność z prawem działań, które wykonano na podstawie zgody przed jej odwołaniem.

Administratorem danych osobowych jest Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o., KRS: 0000208659, adres: ul. Jerzego Ficowskiego 15, 01-747 Warszawa, tel.: 506178228, e-mail: cpi@cpi.com.pl, e-Doręczenia: AE:PL-55387-14998-DEASJ-15. Dane osobowe są przetwarzane w celu dokonania zgłoszenia udziału w szkoleniu oraz zawarcia umowy o udział w szkoleniu, realizacji tej umowy i jej rozliczenia, a także w celu prowadzenia kontaktu oraz w celu prowadzenia marketingu produktów i usług własnych. Wysyłka materiałów marketingowych z wykorzystaniem podanych kanałów komunikacji odbywa się na podstawie dodatkowej zgody wyrażonej na podstawie przepisów szczególnych dot. e-prywatności. Dane mogą być również przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami. Dane osobowe udostępniane będą wyłącznie podmiotom świadczącym usługi na naszą rzecz, w tym patronom i sponsorom. Przysługuje Państwu prawo dostępu do treści danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Mają Państwo prawo do cofnięcia wyrażonej zgody na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną w dowolnym momencie, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań, jakich dokonano przed jej wycofaniem na jej podstawie. Więcej informacji w Polityce Prywatności.